Акт на выдачу трудовой книжки — это официальный документ, который фиксирует факт передачи трудовой книжки работнику или между ответственными лицами. Он необходим для соблюдения трудового законодательства, обеспечения сохранности документов и предотвращения спорных ситуаций.
Самое главное помнить: Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её выдача должна оформляться документально, чтобы избежать проблем при оформлении пенсии, пособий и других социальных выплат.
Когда требуется акт на выдачу трудовой книжки?
Акт оформляется в следующих случаях:
- При увольнении работника — для фиксации передачи трудовой книжки на руки сотруднику;
- При передаче трудовой книжки между ответственными лицами (например, при смене кадрового сотрудника);
- При выдаче копии трудовой книжки — если работник запрашивает дубликат или выписку;
- При оформлении пенсии — если трудовая книжка нужна для подтверждения стажа;
- При совместительстве — если работник устраивается по совместительству и просит выдать трудовую книжку на руки.
Что должно быть в акте на выдачу трудовой книжки?
Акт составляется в произвольной форме, но должен содержать следующие обязательные реквизиты:
| Элемент документа | Описание |
|---|---|
| Наименование документа | Указывается, что это «Акт приема-передачи трудовой книжки» |
| Дата и место составления | Указывается дата и населённый пункт |
| Сведения о сторонах | ФИО и должность лица, передающего трудовую книжку, и лица, её получающего |
| Сведения о трудовой книжке | Серия, номер, количество страниц, дата выдачи |
| Причина передачи | Увольнение, запрос работника, передача между ответственными лицами и т.д. |
| Подписи сторон | Подписи лица, передающего, и лица, получающего трудовую книжку |
Образец акта на выдачу трудовой книжки
АКТ ПРИЁМА-ПЕРЕДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
г. Москва 22 мая 2026 г.
Мы, нижеподписавшиеся,
Смирнова Анна Ивановна, начальник отдела кадров ООО «Ромашка», с одной стороны,
и
Иванов Сергей Петрович, бывший работник ООО «Ромашка», с другой стороны,
составили настоящий акт о нижеследующем:
Смирнова А.И. передала, а Иванов С.П. принял трудовую книжку:
- серия АБ, номер 123456;
- количество страниц — 25;
- дата выдачи, 15 января 2010 г.;
- основание передачи, увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Трудовая книжка передана в целости и сохранности.
Акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
Подписи:
Смирнова А;И. __________________
Иванов С.П. __________________
Как правильно оформить заявление на выдачу трудовой книжки?
Перед выдачей трудовой книжки работник должен написать заявление. Оно составляется в произвольной форме, но должно содержать:
- Шапка: наименование организации, ФИО руководителя, ФИО работника;
- Основная часть:
- просьба о выдаче трудовой книжки;
- причина, по которой она необходима (например, оформление пенсии, трудоустройство по совместительству и т.д.);
- дата и подпись работника с расшифровкой.
- Приложения: копии документов, подтверждающих необходимость выдачи (например, копия пенсионного удостоверения).
ЗАЯВЛЕНИЕ
Директору ООО «Ромашка»
Иванову Ивану Ивановичу
от Петрова Алексея Сергеевича,
проживающего по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв. 1
Заявление
Прошу выдать мне трудовую книжку для оформления пенсии по старости.
Подпись: ________________ / Петров А.С. /
Важные нюансы и рекомендации
Обязанности работодателя по хранению трудовых книжек
Работодатель обязан:
- обеспечивать сохранность трудовых книжек;
- вести учёт движения трудовых книжек в специальной книге;
- выдавать трудовую книжку работнику в день увольнения;
- оформлять акт приёма-передачи при выдаче на руки.
Очень важно чтобы: Акт составлялся в двух экземплярах, один остаётся у работодателя, второй — у работника. Это позволит избежать спорных ситуаций в будущем.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если трудовая книжка утеряна по вине работодателя, он обязан:
- выдать дубликат;
- возместить ущерб;
- представить все необходимые документы для восстановления стажа.
Особенности выдачи трудовой книжки при совместительстве
Если работник трудится по совместительству, он может запросить трудовую книжку на руки. Для этого:
- пишется заявление;
- оформляется акт приёма-передачи;
- в трудовой книжке делается соответствующая запись о работе по совместительству.
Сроки выдачи трудовой книжки при увольнении
Трудовая книжка должна быть выдана работнику в последний день работы. Если это невозможно (например, работник отсутствует), работодатель:
- направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой;
- сохраняет трудовую книжку до получения;
- указывает в акте причину задержки.
Ответственность за нарушение правил выдачи трудовой книжки
За нарушение правил хранения и выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечён к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ:
- штраф до 50 000 рублей для должностных лиц;
- штраф до 5 000 рублей для индивидуальных предпринимателей;
- штраф до 100 000 рублей для юридических лиц;
Невероятно важно помнить: Несвоевременная выдача трудовой книжки может привести к судебным разбирательствам и выплате компенсации работнику за причинённый моральный вред.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выдать трудовую книжку без заявления работника?
Нет, выдача трудовой книжки возможна только по письменному заявлению работника или в случае его увольнения.
Нужно ли заверять акт приёма-передачи нотариально?
Нет, нотариальное заверение акта не требуется. Достаточно подписей сторон.
Что делать, если работник отказывается подписывать акт?
Если работник отказывается подписывать акт, работодатель должен:
- указать в акте причину отказа;
- направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой;
- сохранить трудовую книжку до получения.
Акт на выдачу трудовой книжки — это важный документ, который обеспечивает соблюдение трудового законодательства и защищает права как работника, так и работодателя. Правильное оформление акта и заявления поможет избежать спорных ситуаций и судебных разбирательств.
Помните, что:
- трудовая книжка должна выдаваться только по заявлению работника или при увольнении;
- акт составляется в двух экземплярах;
- работодатель обязан обеспечить сохранность трудовых книжек;
- несоблюдение правил может привести к административной ответственности.
Если у вас остались вопросы по оформлению акта или заявления, обратитесь к юристу или в службу по работе с персоналом.