В трудовом праве Российской Федерации особое внимание уделяется оформлению и хранению трудовой книжки как основного документа, подтверждающего трудовую деятельность работника․ В тех случаях, когда сотрудник по различным причинам не может или не желает получить свою трудовую книжку при увольнении, работодатель обязан оформить акт о изъятии трудовой книжки сотрудником․ Данный документ фиксирует факт передачи книжки в руки работника (или её отсутствие) и служит доказательством соблюдения требований трудового законодательства․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 84․1 (выдача трудовой книжки при увольнении), ст․ 66 (ведение и хранение трудовых книжек)․
• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» – требования к хранению первичных документов․
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции, действующей на 2026 год)․
• Методические рекомендации Минтруда России по оформлению актов при выдаче (изъятии) трудовой книжки․

Когда составляется акт о изъятии трудовой книжки

Акт оформляется в следующих ситуациях:

• Сотрудник отказывается забрать трудовую книжку при увольнении (по личным причинам, отсутствию возможности явиться в отдел кадров и т․д․)․
• Работник не может получить документ из-за болезни, командировки, длительного отсутствия и просит оформить акт о изъятии․
• По инициативе работодателя, когда сотрудник после увольнения не явился за книжкой в установленный срок (обычно – три рабочих дня)․
• В случае утраты трудовой книжки работником и необходимости оформления дубликата – акт служит основанием для выдачи дубликата․

Порядок оформления акта

1. Подготовка – ответственное лицо (специалист отдела кадров, кадровый агент или руководитель) проверяет наличие трудовой книжки и готовность к выдаче․
2. Уведомление сотрудника – работнику направляется письменное уведомление о необходимости явиться за книжкой (можно отправить заказным письмом с уведомлением о вручении или вручить под расписку)․
3. Явка (или отсутствие) сотрудника – если работник явился, книжка выдаётся под расписку в трудовой книжке и в журнале учёта выдачи․ Если не явился – составляется акт․
4. Составление акта – документ заполняется в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй передаётся сотруднику (или направляется ему почтой с описью вложения)․
5. Подписание – акт подписывается представителем работодателя (кадровик, руководитель) и, если возможно, сотрудником․ В случае отказа сотрудника расписаться, в акте делается отметка об отказе и присутствии свидетелей․
6. Хранение – акт помещается в личное дело сотрудника (раздел «Документы, связанные с увольнением») и хранится не менее 50 лет в соответствии с требованиями к кадровым документам․

Содержание акта о изъятии трудовой книжки

Акт должен включать следующие реквизиты:

• Название документа: «Акт о изъятии трудовой книжки сотрудника»․
• Дата и место составления (город, организация)․
• Реквизиты организации: наименование, ИНН, КПС, юридический адрес․
• Данные сотрудника: ФИО, должность, структурное подразделение, табельный номер․
• Основание для составления акта (например, «отказ сотрудника от получения трудовой книжки при увольнении от »)․
• Факт отсутствия получения трудовой книжки (указать, что сотрудник не явился за документом в установленный срок либо отказался от её получения)․
• Ссылка на нормативные акты (ст․ 84․1 ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 225)․
• Подписи:
• Представителя работодателя (должность, ФИО, подпись, расшифровка)․
• Сотрудника (если расписался) – иначе отметка «Отказался расписаться»․
• Свидетелей (при наличии)․
• Приложения (при необходимости): копия уведомления о выдаче трудовой книжки, выписка из журнала учёта выдачи․

Образец заполнения акта

АКТ О ИЗЪЯТИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ СОТРУДНИКА

г․ Москва «22» мая 2026 г․

ООО «Пример», ИНН 7701234567, КПП 770101001,
юридический адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10, офис 5
Составлен настоящий акт в том, что сотрудник:

Иванов Иван Иванович,
должность: специалист отдела продаж,
табельный № 102458,

при увольнении от «22» мая 2026 г․ (приказ № 45/к от )
отказался получить свою трудовую книжку из отдела кадров ООО «Пример»․

Сотрудник был извещен о необходимости явиться за трудовой книжкой
уведомлением от «20» мая 2026 г․ (заказное письмо № 789012, с уведомлением о вручении)․
В срок до «22» мая 2026 г․ сотрудник не явился и не выразил желания получить документ․

Настоящий акт составлен в двух экземплярах: один остаётся в отделе кадров
ООО «Пример», второй направляется сотруднику заказным письмом с описью вложения․
Представитель работодателя: ___________________ /Петрова С․В․/
Должность: ведущий специалист отдела кадров

Сотрудник: ___________________ (отказался расписаться)

Свидетели: ___________________ /Сидорова А․Н․/
___________________ /Кузнецов М․П․/

Примечание: образец носит рекомендательный характер и может быть адаптирован под конкретные внутренние регламенты организации․

Хранение и учет актов

• Акты хранятся в личном деле сотрудника (раздел «Документы, связанные с увольнением») не менее 50 лет после даты увольнения․
• При электронном ведении кадрового учета акт сканируется и помещается в электронное личное дело с соответствующей меткой конфиденциальности․
• Для внутреннего контроля рекомендуется вести журнал регистрации актов о изъятии трудовой книжки (номер акта, дата, ФИО сотрудника, основание)․

Ответственность сторон

• Работодатель – несёт ответственность за своевременное извещение сотрудника о необходимости получения трудовой книжки и за правильное оформление акта․ Нарушение порядка выдачи (или отсутствие акта) может повлечь административные штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства)․
• Сотрудник – обязан получить трудовую книжку в установленный срок или оформить письменный отказ (акт)․ Отказ от получения без оформления акта может усложнить последующее трудоустройство и получение социальных выплат․
• В случае спора акт служит доказательством соблюдения работодателем требований ТК РФ и может быть представлен в суд или трудовую инспекцию․

Акт о изъятии трудовой книжки сотрудником – важный кадровый документ, который защищает интересы обеих сторон трудовых отношений․ Его правильное оформление обеспечивает соблюдение законодательных норм, минимизирует риски трудовых споров и упрощает дальнейшее взаимодействие с бывшими сотрудниками (например, при выдаче дубликата трудовой книжки или при подтверждении стажа работы)․ Рекомендуется включать процедуру составления такого акта в локальные нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкцию по работе с трудовыми книжками) и регулярно обучать ответственных сотрудников․