В процессе трудовых отношений часто возникают ситуации, когда документооборот требует особого внимания. Одной из таких ситуаций является увольнение сотрудника, который по каким-либо причинам не забрал свою трудовую книжку в день расчета, либо случай, когда новый работник при трудоустройстве не предоставил этот документ. Для фиксации этих фактов юридически грамотно составляется акт о неполучении (или об отказе от получения) трудовой книжки.

В данной статье мы подробно разберем, зачем нужен этот документ, как его правильно составить в 2026 году, какие риски он помогает mitigate и предоставим актуальные образцы.

Зачем нужен акт о неполучении трудовой книжки?

Трудовая книжка, основной документ о трудовой деятельности работника. Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения. Однако жизнь вносит свои коррективы:

• Сотрудник может не явиться в день увольнения.
• Работник может отказаться забирать документ лично.
• Сотрудник может игнорировать уведомления о необходимости забрать книжку.

Акт об отказе или неполучении необходим для следующих целей:

1. Защита от штрафов. Отсутствие акта может быть расценено проверяющими органами как задержка выдачи документа, что влечет административную ответственность.
2. Прекращение начисления среднего заработка. Если трудовая книжка не выдана по вине работодателя, он обязан оплатить работнику все время задержки. Акт доказывает, что работодатель предпринял все меры для выдачи, а задержка произошла по вине сотрудника.
3. Основание для отправки по почте. Акт фиксирует факт отказа, после чего работодатель имеет право (и обязан) отправить документ почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Ситуация 1: Работник отказывается забирать трудовую при увольнении

Это наиболее распространенный случай. Если в день увольнения работник отсутствует или отказывается получить трудовую книжку, работодатель должен зафиксировать этот факт.

Алгоритм действий работодателя:

1. Уведомление. Направить работнику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте. Уведомление отправляется по известному адресу проживания.
2. Составление акта. В присутствии комиссии (не менее двух свидетелей) составляется акт об отказе работника от получения трудовой книжки.
3. Отправка почтой. Если работник не явился и не дал согласия, трудовая книжка отправляется заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Что должно быть в акте:

Документ составляется в произвольной форме, но должен содержать обязательные реквизиты:

• Название организации и дату составления.
• «Акт об отказе работника от получения трудовой книжки».
• ФИО работника, его должность и структурное подразделение.
• Констатация факта: дата увольнения, факт предложения забрать книжку и факт отказа (или неявки).
• Указание на то, что работнику было разъяснено право получить документ или отправить его почтой.
• Подписи членов комиссии (свидетелей) и, если возможно, самого работника (с отметкой об отказе от подписи).

Ситуация 2: Работник не предоставил трудовую при приеме на работу

Иногда случается, что сотрудник при трудоустройстве не может предоставить трудовую книжку (утеряна, не оформлена, находится у другого работодателя). В этом случае также составляется акт, но его содержание будет иным.

Важно: Если трудовая книжка у работника есть, но он ее не принес, работодатель обязан отстранить его от работы до предоставления документа. Если книжки нет вовсе (утеряна), работодатель по заявлению работника обязан оформить новую.

Акт о непредоставлении фиксирует факт того, что работодатель потребовал документ, но работник его не предъявил. Это защищает компанию от претензий в случае, если выяснится, что у сотрудника есть действующие обязательства перед другими работодателями.

Образец акта об отказе от получения трудовой книжки (2026 год)

Ниже представлен универсальный шаблон, который можно использовать в 2026 году. Документ составляется в двух экземплярах.

Частые ошибки при составлении

Чтобы документ имел юридическую силу, избегайте следующих ошибок:

• Отсутствие свидетелей. Акт, подписанный только работодателем, легко оспорить в суде. Необходимо присутствие минимум двух человек (сотрудников организации).
• Неверная дата. Дата акта должна совпадать с датой увольнения или датой фактического отказа/неявки.
• Отсутствие уведомления. Сам по себе акт — это фиксация факта. Но перед его составлением (если работник не явился) должно быть доказательство попытки связаться с ним (уведомление по почте, звонки, смс).
• Нечеткие формулировки. Фраза «отказался» должна быть конкретизирована: отказался подписывать, отказался брать документ в руки, проигнорировал предложение.

Правильное оформление акта о неполучении или отказе от трудовой книжки, это элемент культуры делопроизводства и защита интересов бизнеса. В 2026 году, когда трудовое законодательство продолжает совершенствоваться, наличие грамотно составленного первичного документа позволит избежать судебных исков о компенсации морального вреда и оплате времени задержки выдачи документов.

Помните: даже если работник ведет себя недобросовестно, работодатель обязан соблюсти все формальности, чтобы оставаться в правовом поле.