В трудовом законодательстве Российской Федерации оформление трудовых отношений невозможно без наличия трудовой книжки (или её электронного аналога). Если работник при приёме на работу не представил трудовую книжку, работодатель обязан зафиксировать этот факт документально – составить акт о непредоставлении трудовой книжки. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления, типичные ошибки и примерный шаблон акта.

Когда требуется составлять акт?

• Работник при трудоустройстве не предъявил трудовую книжку и не заявил о желании оформить её заново.
• Работник отказался получать дубликат трудовой книжки, выданный по решению суда.
• При увольнении работник не забрал трудовую книжку, а работодатель не смог вручить её в установленный срок.
• В случае смерти работника – родственник не предъявил документы для получения трудовой книжки.

Отсутствие акта может привести к:

• признанию трудовых отношений неоформленными (что влечёт риски штрафов от ГИТ);
• отказу в выплате компенсаций за задержку выдачи трудовой книжки;
• сложностям при последующем оформлении пенсии или пособий.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие вопрос:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 65 – обязательность трудовой книжки при приёме на работу).
2. Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (требование наличия трудовой книжки для исчисления стажа).
3. Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек».
4. Рекомендации Роструда и писем Минтруда оформления актов при непредоставлении трудовой книжки;

Структура акта о непредоставлении трудовой книжки

Акт составляется в письменной форме, подписывается представителем работодателя и, при наличии, свидетелями (например, сотрудником отдела кадров и бухгалтером). В документе отражаются следующие реквизиты:

• Название документа – «Акт о том, что работник не предоставил трудовую книжку при трудоустройстве».
• Дата и место составления.
• Информация о работодателе (наименование, ИНН, ОГРН, адрес).
• Информация о работнике (ФИО, должность, на которую претендует, дата приёма на работу).
• Факт непредоставления трудовой книжки (указать, что работник не представил документ и не оформил заявление на выдачу новой).
• Ссылка на внутренние нормативные акты компании (например, положение о приёме на работу).
• Подписи представителя работодателя, работника (если он присутствует и отказываеться подписать – делается отметка об отказе) и свидетелей.
• Приложения (копия заявления о приёме на работу, копия трудового договора – если он был подписан без книжки, и т.д.).

Образец заполнения акта

Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретную ситуацию. Все обязательные поля выделены жирным шрифтом.

АКТ
о том, что работник не предоставил трудовую книжку при трудоустройстве

г. ___________ «___» __________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся:

ФИО представителя работодателя, занимающий должность ____________________, 
ФИО работника, претендующий на должность ____________________, 
ФИО свидетеля 1, должность ____________________, 
ФИО свидетеля 2, должность ____________________, 

составили настоящий акт о следующем:

___________ (дата) работник ФИО работника приступил к исполнению должностных обязанностей в соответствии с трудовым договором № ____ от «___» __________ 20__ г.

При приёме на работу работник не представил трудовую книжку, а также не подал заявление о выдаче новой трудовой книжки в соответствии с п. 2 ст. 65 ТК РФ.

Работодатель предложил работнику оформить трудовую книжку в установленном порядке (указать, как именно: направление в кадровый отдел, заполнение заявления и т.п.), однако работник отказался от получения документа.

Факт непредоставления трудовой книжки подтверждается:
 ⏤ отсутствием трудовой книжки в личном деле работника;
 ⎻ письменным отказом работника от получения документа (приложение № 1);
 ⎻ показаниями свидетелей.
На основании вышеизложенного считаем, что трудовые отношения оформлены с нарушением требований трудового законодательства, и необходимо:
 ⏤ принять меры к оформлению трудовой книжки работника в течение 5 рабочих дней;
 ⏤ в случае дальнейшего отказа – обратиться в Государственную инспекцию труда для рассмотрения вопроса о применении мер ответственности.

Подписи:

Работодатель: ___________________ /ФИО/
Работник (отказ от подписи): ___________________ /ФИО/
Свидетель 1: ___________________ /ФИО/
Свидетель 2: ___________________ /ФИО/
Приложения:
Заявление работника об отказе от получения трудовой книжки.
Копия трудового договора № ____ от «___» __________ 20__ г.
Пояснительная записка отдела кадров.

Что делать после составления акта?

1. Вручить копию акта работнику (под расписку) и хранить второй экземпляр в личном деле.
2. Направить уведомление в адрес работника с требованием предоставить трудовую книжку или оформить заявление на выдачу новой в течение установленного срока (обычно 5‑10 рабочих дней).
3. Если работник не реагирует, обратиться в Государственную инспекцию труда с копией акта и требованием о проведении проверки.
4. При наличии оснований – подготовить исковое заявление о взыскании компенсации за задержку выдачи трудовой книжки и/или компенсации морального вреда (см. практику судов по аналогичным делам).
5. В случае смерти работника – акт служит основанием для выдачи трудовой книжки родственнику по наследству.

Частые ошибки при оформлении акта

• Отсутствие подписи свидетелей – акт может быть признан недопустимым доказательством в суде.
• Не указана конкретная дата и время отказа от получения трудовой книжки.
• Использование неофициального бланка без реквизитов организации.
• Не приложены подтверждающие документы (заявление, копия трудового договора).
• Не соблюдена форма – акт оформлен как обычная записка без заголовка и структуры.

Полезные ссылки и шаблоны

Для удобства можно воспользоваться готовыми форматами, доступными бесплатно:

• Бланк акта о непредоставлении трудовой книжки (MyДело)
• Образец акта на ИНДЕКС.ru
• КонсультантПлюс – раздел «Трудовая книжка: оформление, выдача, восстановление» (актуально на 2026 г.)

Составление акта о том, что работник не предоставил трудовую книжку, является обязательной процедурой для защиты интересов работодателя и соблюдения трудового законодательства. Правильно оформленный документ позволяет:

• зафиксировать факт нарушения;
• соблюсти процедуру досудебного урегулирования;
• подготовить доказательную базу для возможного обращения в суд или в надзорные органы;
• избежать штрафов и предписаний от Государственной инспекции труда.

Следуя представленным рекомендациям и используя приведённый образец, вы сможете оперативно и корректно оформить необходимый акт, минимизируя риски трудовспоров и обеспечивая прозрачность кадрового учёта.