Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант все еще актуален для многих категорий работников, особенно тех, кто не подал заявление о переходе на цифровой формат или чей стаж начался до 2020 года. Однако бывают ситуации, когда заведение новой трудовой книжки становится необходимостью: утеря, порча документа, окончание страниц или первое трудоустройство.

В этой статье мы подробно разберем, что делать, если вам нужна новая трудовая книжка, кто оплачивает ее изготовление и как правильно оформить документы в 2026 году.

В каких случаях требуется новая трудовая книжка?

Согласно действующему законодательству РФ, новая трудовая книжка заводится в следующих ситуациях:

• Первое трудоустройство. Если гражданин устраивается на работу впервые и ранее не велась трудовая деятельность.
• Утеря документа. Если трудовая книжка потеряна по вине работника или работодателя (в последнем случае восстановление происходит через архивные данные).
• Порча бланка. Если документ пришел в негодность (разорван, залит жидкостью, записи не читаются, есть unauthorized исправления).
• Закончились страницы. Если в старой книжке закончились страницы для внесения записей о работе, заводится новая, а старая прикладывается к ней.

Кто оплачивает бланк трудовой книжки?

Это один из самых важных вопросов. Правила зависят от причины заведения нового документа:

1. При первичном трудоустройстве: Стоимость бланка оплачивает работодатель. Удерживать деньги с зарплаты сотрудника запрещено.
2. При утере или порче по вине работника: Сотрудник обязан возместить стоимость бланка. Работодатель вправе удержать эту сумму из заработной платы, но только после получения письменного заявления от работника.
3. При порче по вине работодателя: Оплату производит организация.

Пошаговая инструкция: что делать работнику?

Если вы потеряли трудовую книжку или она пришла в негодность, ваши действия должны быть следующими:

Шаг 1. Написание заявления

Необходимо написать заявление на имя работодателя с просьбой выдать новую трудовую книжку. В заявлении обязательно укажите причину (утеря, порча) и подтвердите, что согласны оплатить стоимость бланка (если утеря произошла по вашей вине).

Шаг 2. Оплата бланка

После согласования заявления вы вносите денежные средства в кассу организации или на расчетный счет. На руки вам должны выдать кассовый чек или приходный ордер.

Шаг 3. Восстановление стажа (при утере)

Важно: Новая трудовая книжка заводится с чистого листа. Записи о прошлом стаже в нее не переносятся автоматически. Чтобы подтвердить стаж для пенсии:

• Соберите копии приказов о приеме и увольнении, справки от предыдущих работодателей, выписки из архивов.
• Предоставьте эти документы новому работодателю. Он может внести сведения о предыдущей работе в раздел «Сведения о работе» новой книжки со ссылкой на предоставленные документы.
• Если документы не сохранились, стаж придется подтверждать через Пенсионный фонд (СФР) в индивидуальном порядке, возможно, через суд.

Действия работодателя: оформление и записи

Для кадровых специалистов алгоритм действий в 2026 году выглядит так:

1. Принять заявление от работника и получить оплату (если применимо).
2. Приобрести бланк трудовой книжки установленного образца (серия и номер должны быть зафиксированы).
3. Внести запись о выдаче новой книжки в книгу учета движения трудовых книжек.
4. На ьном листе новой книжки заполнить данные работника (ФИО, дата рождения, образование), поставить подпись владельца и печать организации (при наличии), а также подпись ответственного лица.
5. Сделать первую запись: «Выдана взамен утраченной/испорченной» или «Трудовая деятельность продолжена» (если закончились страницы), указав реквизиты старого документа (если он есть на руках).

Нюансы перехода на электронную трудовую книжку

С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки. Если у вас была бумажная книжка, но вы потеряли ее в 2026 году:

• Информация о вашем стаже с 2020 года уже хранится в базе Социального фонда России (СФР).
• Вы можете запросить выписку из СФР (форма СТД-Р или СТД-СФР), которая будет являться официальным подтверждением стага.
• Заведение новой бумажной книжки не отменяет наличия электронной версии. Работодатель обязан вносить сведения в обе формы (если работник не отказался от бумажной ранее).

Частые ошибки, которых следует избегать

При оформлении нового документа часто допускаются ошибки, которые могут привести к проблемам при выходе на пенсию:

• Отсутствие подтверждающих документов. Внесение записей о прошлой работе «со слов» работника запрещено. Требуются оригиналы или заверенные копии документов.
• Неверная формулировка. Запись о выдаче новой книжки должна быть сделана правильно, с указанием причины.
• Игнорирование электронного формата. Не забывайте, что сведения должны быть переданы в СФР в установленные сроки (не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным, или в день увольнения).

Заведение новой трудовой книжки, процедура ответственная, но вполне решаемая. Главное помнить: сам факт потери бумажного документа не означает потерю трудового стажа, если у вас есть возможность подтвердить его архивными справками или данными из электронной базы СФР. Внимательно следите за правильностью заполнения нового бланка, так как это ваше будущее пенсионное обеспечение.

Помните: если вы сомневаетесь в своих действиях, всегда можно обратиться в отдел кадров вашей организации или в клиентскую службу Социального фонда России для получения консультации.