В российской трудовой практике акт о передаче трудовой книжки (акту приема‑передачи) является обязательным документом при смене ответственного лица за ведение трудовых книжек, при увольнении сотрудника, а также при передаче книжек в другую организацию. Он подтверждает факт передачи и сохраняет юридическую чистоту процесса.

Что такое акт о передаче трудовой книжки?

Акт о передаче трудовой книжки – это письменный документ, в котором фиксируется факт передачи трудовой книжки от одного лица (обычно начальника отдела кадров) другому лицу (новому начальнику отдела кадров, руководителю подразделения и т.д.). В акте указываются:

• Сведения о передающем и принимающем лице;
• Дата и место передачи;
• Список передаваемых трудовых книжек (номер, ФИО сотрудника, дата рождения, дата начала работы и т.д.);
• Подписи сторон и печати (если применимо).

Когда нужен акт о передаче трудовой книжки?

1. При увольнении сотрудника и передаче его трудовой книжки новому ответственному лицу.
2. При смене руководителя отдела кадров.
3. При передаче трудовых книжек в другую организацию (например, при слиянии компаний).
4. При передаче трудовых книжек из одного подразделения в другое внутри одной организации.

Что должно быть в акте?

Ниже приведён шаблон, который можно использовать как образец. Он соответствует требованиям законодательства и практики 2026 года.

Шаблон акта о передаче трудовой книжки (Word/PDF)

Акт о передаче трудовой книжки

№ ____________ от ____________ г.

В соответствии с приказом № ____________ от ____________ г. (или решением руководства) о передаче трудовых книжек, настоящий акт составлен в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.

Стороны передачи

Передающая сторона: ________________________________ (ФИО, должность, подпись)

Принимающая сторона: ________________________________ (ФИО, должность, подпись)

Список передаваемых трудовых книжек

Примечания

Все передаваемые трудовые книжки находятся в надлежащем состоянии, без повреждений.

Принимающая сторона обязуется вести учет переданных трудовых книжек в соответствии с внутренними нормативными документами.

Подписи сторон

Передающая сторона: _____________________ (подпись)
Принимающая сторона: _____________________ (подпись)

М.П. (если применимо)

Как правильно заполнить акт?

1. Соберите все необходимые данные. Уточните ФИО, должности, даты начала работы и номера трудовых книжек.
2. Заполните таблицу. В таблице укажите все передаваемые книжки. Если их много, используйте таблицу для экономии места.
3. Укажите подписи. Обе стороны должны подписать акт. Если в организации есть печать, приложите её.
4. Сохраните копии. Каждый участник получает по одному экземпляру. Храните копии в архиве организации.

Где можно скачать готовый образец?

• Скачать шаблон в формате Word
• Скачать PDF-версию
• На портале Моё дело доступны бесплатные формы с примерами заполнения (редакция 1 от ).
• Сервис DataDoc позволяет генерировать акт онлайн, заполняя поля в браузере.

Что делать, если акт не был оформлен?

В случае отсутствия акта о передаче трудовой книжки при увольнении сотрудника, работодатель может оформить расписку о том, что работник получил свою трудовую книжку без претензий. Однако такой документ не заменяет акт и не гарантирует соблюдения всех требований законодательства.

Юридические нюансы

• Акт должен быть составлен в письменной форме.
• В случае передачи в другую организацию акт подписывается руководителями обеих организаций.
• При передаче в другую организацию необходимо удостоверить факт передачи в свидетельстве о передаче (если применимо).
• Нарушение правил передачи может привести к штрафам и ответственности за нарушение трудового законодательства.

Акт о передаче трудовой книжки – это простой, но важный документ, который защищает интересы как работника, так и работодателя. Соблюдение всех пунктов, указанных выше, гарантирует юридическую чистоту процесса и предотвращает возможные споры.

Не забывайте хранить копии актов в архиве организации и обновлять шаблоны в соответствии с последними изменениями законодательства.