В 2026 году процедура признания недействительной записи в трудовой книжке регулируется Порядком ведения трудовой документации (утв. № 320н) и разъяснениями Роструда. Ниже собраны все необходимые сведения, примеры оформления и рекомендации, которые помогут корректно аннулировать ошибку без нарушения трудового законодательства.

Когда запись может быть признана недействительной?

• Опечатка, ошибка в дате, месте работы или должности.
• Неправильное указание сведений, которые противоречат документам (паспорт, трудовой договор).
• Запись, сделанная без подписи ответственного лица.
• Запись, содержащая сведения, которые не соответствуют действующим нормам (например, указана работа в организации, которая не существовала в указанный период).

Важно: аннулировать запись можно только после официального признания её недействительной. Просто зачеркивать или стирать строку запрещено.

Как оформить признание недействительности

Для признания записи недействительной необходимо выполнить несколько обязательных действий:

1. Подготовка документа – приказ или распоряжение руководителя, в котором указывается, что конкретная запись признана недействительной.
2. Заполнение полей в книжке:
   • Графа 1 – порядковый номер записи, которую признаём недействительной.
   • Графа 2 – дата внесения исправления.
   • Графа 3 – формулировка «Запись __ недействительна».
   • Графа 4 – реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (№ приказа, дата, подпись).
3. Запись верных данных – под последней записью в соответствующем разделе указываются правильные сведения.
4. Подпись и печать (если они предусмотрены) – ставятся только после записи об увольнении или в случае, когда в книжке уже имеются записи об увольнении.

Пример оформления

Графа 1: 5
Графа 2: 
Графа 3: Запись 5 недействительна
Графа 4: Приказ № 123 от «Об исправлении записи в трудовой книжке»

После этого под последней записью в соответствующем разделе вводятся правильные сведения, например:

Работает в должности «Менеджер по продажам» с по ;

Где в книжке вносить исправления?

Исправления допускаются только в тех разделах, где они действительно находятся:

• Сведения о работе – графа 1‑5.
• Сведения о награждении – графа 6‑8.
• Сведения о воспитании, обучении и т.д. – остальные графы.

Зачеркивать или стирать запись в этих разделах нельзя. Необходимо оформить её как недействительную, а затем добавить правильную запись.

Частые ошибки и как их избежать

1. Записывать даты нечитаемыми или неверно. Все даты должны быть арабскими цифрами: день и месяц – двузначными, год – четырёхзначным.
2. Не оформлять приказ. Без официального документа признание недействительности не имеет юридической силы.
3. Путаница с порядковыми номерами. При добавлении новой записи номер должен быть следующим после последней.
4. Не учитывать раздел «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». В каждом из них свои правила признания недействительности.

Что делать, если запись уже содержит подпись и печать?

Если в книжке уже поставлена подпись ответственного лица и (или) печать, то:

• Запись может быть признана недействительной только после увольнения сотрудника.
• В этом случае подпись и печать ставятся после записи об увольнении.

Как оформить заявление работника?

Работник, желающий изменить данные в своей трудовой книжке, может подать заявление о замене или о признании записи недействительной. В тексте заявления указываются:

• ФИО работника.
• Номер и дата записи, которую требуется признать недействительной.
• Краткое объяснение причины ошибки (например, опечатка в паспортных данных).
• Требование внести корректировку.

Пример заявления:

Заявление

о признании записи недействительной в трудовой книжке
Я, Иванов Иван Иванович, прошу признать недействительной запись № 3,

сделанную в графе «Сведения о работе» (дата , должность «Секретарь»),

так как в паспорте указано другое место работы. Прошу внести корректировку

согласно Приказу № 45 от .
Аннулирование записи в трудовой книжке – это юридически оформленный процесс, требующий:

Официального признания недействительности через приказ/распоряжение.
Корректного заполнения полей 1‑4 в соответствующем разделе.
Внесения правильных данных под последней записью.
Соблюдения требований по оформлению дат, подписи и печати.

Соблюдая эти правила, вы сможете без проблем поправить ошибки в трудовой книжке, избежать проблем с расчётом стажа и пенсии, а также сохранить юридическую чистоту документа.

Автор статьи: кадровый специалист с 10‑летним опытом работы в сфере персонального дела.