Вопрос документального подтверждения выдачи трудовой книжки (ТК) или сведений о трудовой деятельности остается одним из самых важных в кадровом делопроизводстве. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот все еще актуален, особенно при увольнении сотрудников, работавших до 2020 года, или по личному заявлению работника. В данной статье мы подробно разберем, что такое акт о получении трудовой книжки, когда он необходим, как его правильно оформить и чем он отличается от простой расписки.

Что такое акт о получении трудовой книжки и зачем он нужен?

Акт о получении трудовой книжки (часто называемый также актом приема-передачи или распиской) — это документ, который фиксирует факт передачи работнику его трудовой книжки работодателем. Основная цель этого документа — защитить интересы обеих сторон трудовых отношений:

• Для работодателя: это главное доказательство того, что он исполнил свою обязанность по выдаче документа в установленный законом срок. Это защищает компанию от штрафов со стороны Государственной инспекции труда и исков о компенсации морального вреда за задержку выдачи.
• Для работника: это подтверждение того, что он получил свой документ на руки, что важно для последующего трудоустройства, оформления пенсии или получения кредитов.

Согласно актуальной практике и разъяснениям экспертов (включая материалы систем «КонсультантПлюс» и «Система Кадры»), хотя законодательство прямо не требует обязательного составления именно акта (достаточно записи в журнале учета и личной подписи работника), наличие такого документа является лучшей практикой кадрового менеджмента в 2026 году.

В каких случаях составляется документ?

Существует несколько ключевых ситуаций, когда оформление акта или расписки критически важно:

1. При увольнении работника. Это самый распространенный случай. Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения. Если работник отсутствует, ее отправляют почтой, но только после получения письменного согласия. Акт фиксирует момент личной передачи.
2. При выдаче копии трудовой книжки. Если сотруднику требуется заверенная копия документа для банка, визы или иных целей, факт выдачи оригинала для снятия копий или выдачи заверенной копии также лучше зафиксировать.
3. При временной выдаче по заявлению. В редких случаях (например, для оформления социальной пенсии) работник может попросить выдать ТК на руки временно. Это оформляется строго по заявлению с обязательной фиксацией в журнале учета.
4. При передаче доверенному лицу. Если уволенный сотрудник не может забрать ТК лично, он может направить представителя с нотариальной доверенностью. Акт приема-передачи в этом случае обязателен для подтверждения полномочий получателя.

Отличие акта от расписки и уведомления

Важно не путать эти документы, хотя на практике их функции часто пересекаются:

• Уведомление: Документ, которым работодатель сообщает работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой. Составляется, если работник не забрал ТК в день увольнения.
• Расписка: Более простая форма, обычно представляющая собой короткую запись от руки работника: «Трудовую книжку получил, претензий не имею», дата и подпись;
• Акт приема-передачи: Более формализованный документ, часто составляемый в двух экземплярах, где подробно описывается состав передаваемых документов, основание передачи и отсутствие претензий. Рекомендуется для крупных организаций и архивного хранения.

Правила оформления акта в 2026 году

Хотя унифицированной формы акта, утвержденной законодательством РФ, не существует, документ должен содержать определенные реквизиты, чтобы считаться юридически значимым. Опираться следует на общие требования делопроизводства и нормы Трудового кодекса РФ (ст. 66, 84.1, 66.1).

Обязательные реквизиты документа:

1. Название документа: «Акт о приеме-передаче трудовой книжки» или «Расписка в получении трудовой книжки».
2. Дата и место составления: Город и точная дата передачи.
3. Стороны процесса:
   • ФИО и должность представителя работодателя (кто выдает).
   • ФИО работника (кому выдают). Если получает доверенное лицо — его данные и реквизиты доверенности.
4. Детали передаваемого документа: Серия и номер трудовой книжки (если выдается бумажный бланк), либо указание на форму СТД-Р (если выдаются сведения о трудовой деятельности).
5. Основание выдачи: Ссылка на приказ об увольнении, личное заявление работника или нормы ТК РФ.
6. Фиксация отсутствия претензий: Фраза о том, что работник получил документ своевременно, записей не оспаривает и претензий к работодателю не имеет.
7. Подписи сторон: Личные подписи работника и представителя работодателя с расшифровкой;

Образец акта о получении трудовой книжки

Ниже приведен универсальный образец, который можно адаптировать под нужды вашей организации.

Особенности выдачи при увольнении и работе с ЭТК

В 2026 году процесс выдачи документов имеет свои нюансы, связанные с цифровизацией:

Сроки выдачи. Трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения. Если это невозможно (сотрудник не явился), работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за ТК или дать согласие на отправку почтой. Со дня направления уведомления ответственность за задержку выдачи с работодателя снимается.

Электронная трудовая книжка. Для работников, выбравших ЭТК, бумажная книжка не ведется. При увольнении им выдается форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности). Факт получения этой формы также рекомендуется фиксировать актом или распиской, особенно если работник требует бумажный вариант.

Заверение копий. Если работнику нужна копия ТК для кредита или загранпаспорта, она заверяется работодателем. На последней странице копии делается надпись: «Копия верна», должность, подпись, ФИО заверителя и дата. Также часто добавляют фразу: «Выдана на основании письменного заявления… для предоставления в…».

Ответственность за невыдачу трудовой книжки

Отсутствие акта о получении или записи в журнале учета движения трудовых книжек может привести к серьезным последствиям для работодателя:

• Административный штраф: По ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ за задержку выдачи ТК или нарушение порядка учета.
• Компенсация заработка: Если из-за отсутствия ТК работник не смог устроиться на новую работу, работодатель обязан компенсировать ему средний заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ).
• Моральный вред: Суды часто удовлетворяют иски о компенсации морального вреда в таких ситуациях.

Именно поэтому наличие подписанного работником акта является «страховкой» для компании, доказывающей, что документ был передан своевременно и в полном объеме.

Акт о получении работником трудовой книжки — это простой, но юридически значимый инструмент, который помогает избежать конфликтов и штрафов. В 2026 году, когда процессы учета становятся все более цифровыми, бумажное подтверждение факта передачи документов (будь то старая бумажная ТК или форма СТД-Р) сохраняет свою актуальность.

Рекомендуется всегда требовать от работника собственноручной подписи на акте или в журнале учета, а в сложных случаях (передача доверенному лицу, спорное увольнение) составлять подробный акт приема-передачи в двух экземплярах.