В современных условиях ведения кадрового учёта организации часто сталкиваются с необходимостью списывать и уничтожать бланки трудовых книжек и вкладышей к ним. Это связано с износом, порчей, переходом на электронные трудовые книжки или истечением срока хранения. Для оформления такой операции законодательно предусмотрен акт о списании и уничтожении трудовых книжек. Ниже представлен подробный обзор правовой основы, порядка проведения процедуры, содержания акта и практических рекомендаций по его оформлению.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 65.1) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – содержит требования к учету бланков.
- Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (ст. 9) – обязывает организации документировать списание и уничтожение материальных ценностей, к которым относятся бланки трудовых книжек.
- Методические рекомендации КонсультантПлюс и других правовых систем (образцы актов 2024‑2026 гг.) – предоставляют типовые формы и примеры заполнения.
Согласно этим нормативным актам, списание и уничтожение бланков допускается оформлять единым документом – актом, в котором указываются причины, количество, серии и номера списанных экземпляров, а также способ уничтожения.
Когда требуется составлять акт?
- Физическое повреждение бланка (разрыв, загрязнение, потеря читаемости).
- Истечение срока хранения бланков (как правило, 75 лет с даты выдачи, но для неиспользованных бланков может применяться иной срок, установленный внутренними нормативными актами организации).
- Переход организации на электронные трудовые книжки (ст. 65.1 ТК РФ) – бланки, которые больше не будут использоваться, подлежат списанию.
- Обнаружение брака при приёмке бланков от поставщика.
- Ликвидация реорганизованного подразделения, в котором больше не требуется ведение бумажных трудовых книжек.
Порядок проведения списания и уничтожения
- Создание комиссии. По приказу руководителя формируется комиссия из представителей бухгалтерии, кадровой службы и, при необходимости, юриста или службы безопасности. В приказе указываются состав комиссии, её председатель и сроки работы.
- Инвентаризация бланков. Комиссия проводит сверку фактического наличия бланков с данными учёта (книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей, карточки учёта). Выявляются испорченные, утраченные или иным образом непригодные экземпляры.
- Определение способа уничтожения. Наиболее распространённые способы:
- Шредерная уничтожение (мелкая фракция).
- Сжигание в специализированных печах (с соблюдением пожарной безопасности).
- Утилизация через аккредитованную организацию по обращению с отходами (при наличии лицензии на уничтожение документов).
- Оформление акта. После проведения уничтожения комиссия заполняет акт, который подписывают все её члены и руководитель организации.
- Хранение документа. Акт хранится в отделе кадров или бухгалтерии не менее 5 лет (в соответствии с требованиями к документам, подтверждающим факты хозяйственной деятельности). При переходе на электронное хранение допускается сканирование акта и размещение в электронном архиве.
Содержание акта о списании и уничтожении трудовых книжек
Акт составляется в произвольной форме, но должен включать следующие обязательные реквизиты:
- Название документа – «Акт о списании и уничтожении трудовых книжек и вкладышей к ним».
- Дата и место составления (город, организация).
- Основание для составления – номер и дата приказа о создании комиссии, ссылка на нормативный акт (например, Приказ Минтруда № 69).
- Состав комиссии – ФИО, должности, подписи.
- Перечень списанных бланков – таблица с колонками:
- № п/п
- Серия и номер трудовой книжки (или вкладыша)
- Дата выдачи (если известна)
- Причина списания (порча, устаревание, переход на электронный формат и т.д.)
- Количество экземпляров
- Способ уничтожения – подробное описание (например, «уничтожение в шредере модели XYZ, фракция 2 мм»).
- Подписи членов комиссии и руководителя с расшифровкой.
- Примечания – при необходимости указываются ссылки на акты приёма‑передачи бланков, акты утилизации от сторонней организации и т.д.
| Акт о списании и уничтожении трудовых книжек и вкладышей к ним | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Дата составления: | __.__.20__ г. | ||||||||
| Место составления: | _____________________ | ||||||||
| Основание: | Приказ № __ от __.__.20__ г. «О создании комиссии по списанию и уничтожению бланков трудовых книжек» | ||||||||
| Состав комиссии: | |||||||||
| Председатель: | _____________________ (подпись) | ||||||||
| Члены комиссии: | _____________________ (подпись) | ||||||||
| Перечень списанных бланков: | |||||||||
| |||||||||
| Способ уничтожения: | _____________________ | ||||||||
| Подписи: | _____________________ (председатель комиссии) | ||||||||
| _____________________ (руководитель организации) | |||||||||
Особенности оформления при переходе на электронные трудовые книжки
С 2021 года в России действует возможность ведения трудовых книжек в электронном виде. При полном переходе организации на электронный формат:
- Бланки, которые уже выданы сотрудникам и находятся в их possession, остаются у них до момента увольнения или перехода на электронный вид (по заявлению сотрудника).
- Неиспользованные бланки подлежат списанию в соответствии с вышеописанной процедурой.
- В акте рекомендуется указывать дополнительное основание: «Переход на электронные трудовые книжки в соответствии со ст. 65.1 ТК РФ и Приказом Минтруда России от ___.__.____ № ___».
После списания бланков организация должна обеспечить хранение электронных трудовых книжек в соответствии с требованиями к защите персональных данных (ФЗ-152 «О персональных данных»).
Практические советы и типичные ошибки
- Недостаточная фиксация причин списания. Указание лишь «порча» без описания характера повреждения может вызвать вопросы при проверке. Рекомендуется кратко описывать дефект (например, «разрыв листа № 3, потеря читаемости данных о стаже»).
- Отсутствие подписи всех членов комиссии. Акт, подписанный только председателем, может быть признан недействительным.
- Нарушение порядка хранения акта. Акт следует хранить вместе с другими кадровыми документами (личные дела, приказы о приёме/увольнении) в течение установленного срока.
- Использование несанкционированных способов уничтожения. Сжигание бланков в обычных печках или выбрасывание в обычный мусор может нарушить требования к конфиденциальности и экологической безопасности.
- Неучёт электронных копий. Если organisation ведёт электронный учёт бланков, необходимо также отразить списание в электронном регистре (например, в 1С:ЗУП или другой кадровой системе).
Акт о списании и уничтожении трудовых книжек – важный документ, подтверждающий закономерное и документированное удаление из оборота непригодных бланков. Его правильное оформление обеспечивает:
- Соответствие требованиям трудового и бухгалтерского законодательства;
- Защиту организации от возможных претензий со стороны контролирующих органов;
- Прозрачность учёта движения документооборота, что особенно актуально при переходе на электронные трудовые книжки.
Следуя представленным рекомендациям и используя типовые формы, организации смогут минимизировать риски и вести кадровый учёт в полном соответствии с действующими нормами.