Трудовая книжка (в бумажном варианте) остается важнейшим документом‚ подтверждающим трудовой стаж работника․ Однако в практике любой организации возникают ситуации‚ когда бланки трудовых книжек или вкладыши к ним портятся‚ теряют актуальность или подлежат утилизации․ В таких случаях закон требует их официального списания․ Основным документом‚ подтверждающим эту процедуру‚ является акт о списании трудовых книжек и вкладышей к ним․
В данной статье подробно разберем‚ когда‚ как и в каком порядке оформляется акт списания‚ на основании каких документов и с учетом всех необходимых формальностей․
Основания для списания трудовых книжек и вкладышей
Списанию подлежат бланки‚ которые не могут быть использованы по следующим причинам:
- Физическое повреждение: порча‚ загрязнение‚ разрывы‚ неправильная печать‚ ошибки‚ сделанные при заполнении (если исправить невозможно)․
- Устаревание: на бланках указана дата заполнения ранее 1 января 2004 года (с этого года введен единый стандарт бланка)․ Старые бланки не соответствуют действующему образцу․
- Ошибки в реквизитах: неверные наименования организаций‚ даты‚ подписи‚ которые невозможно исправить корректно․
- Утрата актуальности: в связи с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 1 января 2020 года организации могут списывать неиспользованные бумажные бланки‚ если принято решение о ведении учета только в электронном виде (но это не отменяет обязанности выдать работнику его бумажную книжку при увольнении‚ если она у него уже есть)․
- Истечение срока хранения: неиспользованные бланки‚ хранящиеся сверх установленных сроков․
Порядок действий перед составлением акта
Процедура списания не может быть стихийной․ Она начинается с организационно-распорядительных документов․
Издание приказа о создании комиссии
Первым и обязательным шагом является издание приказа (распоряжения) руководителя организации․ В приказе указываются:
- Основание для списания (например‚ «в связи с порчей бланков в результате затопления»)․
- Состав комиссии (обычно из представителей кадровой службы‚ бухгалтерии‚ отдела документационного обеспечения‚ иногда – отдела внутреннего аудита)․
- Задачи комиссии: провести инвентаризацию‚ проверить обоснованность списания каждого бланка‚ организовать и проконтролировать процедуру уничтожения․
- Сроки выполнения работ․
Проведение инвентаризации (переучета)
Комиссия обязана:
- Проверить фактическое наличие бланков трудовых книжек и вкладышей в кадровом архиве или отделе‚ где они хранятся․
- Свесть данные с учетными записями (журналами учета бланков)․
- Визуально осмотреть каждый бланк‚ зафиксировать дефекты или причины‚ делающие его непригодным․
- Составить акт об остатке трудовых книжек и вкладышей (опционально‚ но рекомендуется для прозрачности)‚ где отразить итоговое количество бланков‚ подлежащих списанию․
Оформление акта о списании трудовых книжек
Акт о списании – это основной документ‚ который оформляется по результатам работы комиссии․ Он служит доказательством законного списания и последующего уничтожения документа‚ содержащего персональные данные (даже если это пустой бланк)․
Структура и содержание акта
Акт составляется в произвольной форме‚ но должен содержать обязательные реквизиты:
- Наименование документа: «Акт о списании трудовых книжек и вкладышей к ним»․
- Дата и место составления․
- Наименование организации‚ ее ОГРН‚ ИНН․
- Ссылка на приказ о создании комиссии (номер и дата)․
- Состав комиссии с ФИО‚ должностями и подписями всех членов․
- Перечень списываемых бланков:
- Тип (трудовая книжка стандартная / вкладыш)․
- Серия и номер (если присвоен)․
- Количество․
- Причина списания (подробное описание дефекта‚ ошибки)․
- Отметка о способе уничтожения (например‚ «путем механического повреждения (разрыва‚ переплета) и передачи в макулатуру»)․
- Подписи всех членов комиссии с расшифровкой․
Образец (схематично)
АКТ о списании трудовых книжек и вкладышей к ним г․ _____________ «___» ___________ 20__ г․ Мы‚ нижеподписавшаяся комиссия в составе: 1․ Иванова А․П․‚ начальник отдела кадров – председатель комиссии․ 2․ Петрова С․И․‚ главный бухгалтер – член комиссии․ 3․ Сидорова К․М․‚ специалист по документообороту – член комиссии․ во исполнение приказа № ___ от «___» ___________ 20__ г․‚ провели инвентаризацию и списание бланков трудовых книжек и вкладышей․ Списать следующие бланки как непригодные к использованию: --------------------------------------------------------------------------- | № п/п | Наименование | Серия‚ номер | Кол-во | Причина списания | --------------------------------------------------------------------------- | 1 | Трудовая книжка | – | 15 шт․ | Портретная лента | | | | | | отклеена‚ | | | | | | повреждена обложка | --------------------------------------------------------------------------- | 2 | Вкладыш | ВК № 000123 | 5 шт․ | Ошибка в дате | | | | | | выдачи (неверно | | | | | | указан год) | --------------------------------------------------------------------------- Уничтожение списанных бланков производилось путем полного механического повреждения (разрыва) в присутствии членов комиссии․ Списанию не подлежат бланки‚ на которых имеются записи о трудовой деятельности․ Подписи членов комиссии: _________________ / Иванова А․П․ / _________________ / Петрова С․И․ / _________________ / Сидорова К․М․ /
Уничтожение списанных бланков
Само уничтожение – это завершающий этап‚ который обязательно должен быть отражен в акте․ Требования:
- Процедура проводится в присутствии всей комиссии․
- Бланки должны быть полностью уничтожены (разорваны‚ переплетены‚ срезаны) таким образом‚ чтобы исключить возможность их дальнейшего использования․
- Уничтожение пустых бланков (без записей) может проводиться проще․ Но если в бланке есть хоть одна запись (даже о приеме на работу)‚ он является документом с персональными данными и подлежит особому порядку уничтожения (см․ ниже)․
- После уничтожения в акте делается соответствующая отметка: «Уничтожено в присутствии комиссии «___» ___________ 20__ г․» с подписями․
- Списание и уничтожение отражаются в журнале учета бланков трудовых книжек․
Особенности уничтожения бланков с персональными данными
Поскольку бланк трудовой книжки (даже пустой) содержит поля для записи персональных данных (ФИО‚ дата рождения)‚ его уничтожение регулируется Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных»․
- Организация выступает оператором персональных данных․
- Уничтожение документов с ПДн должно осуществляться в соответствии с политикой оператора в отношении обработки и обеспечения безопасности персональных данных․
- Рекомендуеться составлять отдельный акт об уничтожении персональных данных или включать в акт о списании специальный раздел‚ подтверждающий‚ что уничтожение проведено в целях завершения обработки ПДн․
- Можно использовать услуги специализированных организаций по утилизации документов‚ оформив акт приема-передачи на уничтожение․
Бухгалтерский учет: проводки по списанию
Стоимость бланков трудовых книжек и вкладышей учитывается на забалансовом счете 006 «Трудовые книжки и вкладыши к ним»․
При списании (уничтожении) непригодных бланков делается следующая проводка:
Дебет счета 006 «Трудовые книжки․․․» Кредит счета 006 «Трудовые книжки․․․» – на стоимость списанных бланков․
Примечание: Счет 006 – забалансовый․ Списание отражается только уменьшением суммы на этом счете․ Стоимость списанных бланков не списывается на расходы‚ так как они уже были учтены при приобретении․
Хранение акта списания
Подписанный акт о списании (и акт об уничтожении‚ если он оформлялся отдельно) является строгим отчетным документом․ Он должен храниться в деле кадрового архива или отделе‚ ответственном за учет бланков‚ в течение установленного законом срока хранения кадровых документов (75 лет)․ При проведении проверок (трудовая инспекция‚ Рохрабочая инспекция‚ аудит) этот акт будет основным доказательством законного списания․
Процедура списания трудовых книжек – формальность‚ от которой нельзя отмахиваться․ Правильное оформление акта о списании на основании приказа и работы комиссии защищает организацию от претензий контролирующих органов и позволяет корректно отразить операцию в учете․ Ключевые моменты: приказ‚ комиссия‚ инвентаризация‚ детальный акт‚ факт уничтожения в присутствии комиссии‚ хранение документа․
Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер․ Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом или специалистом по кадровому делу с учетом актуального законодательства и внутренних правил вашей организации․