С 2021 года в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки. Однако вопросы учёта, хранения и оформления новых (дубликатных) трудовых книжек остаются актуальными для кадровых служб, бухгалтерии и работников. В данной статье подробно рассмотрены нормативные требования, порядок оформления новой трудовой книжки, особенности ведения книги учёта движения трудовых книжек и практические рекомендации для 2026 года.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65) – работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника, если книжка утеряна, повреждена или отсутствует по иной причине.
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует взаимодействие с СФР и обязательность передачи сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Приказ Минтруда России от  № 123‑н – утверждает форму книги учёта движения трудовых книжек и порядок её ведения;
• Информация СФР и Госуслуг – с 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки; бумажные бланки можно использовать только в исключительных случаях (см. ниже).

Можно ли оформлять новую бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Согласно официальным разъяснениям (Банки.ру, 2026‑01‑17) заводить новые бумажные трудовые книжки нельзя с конца 2020 года. Однако:

• Бланки трудовых книжек старого образца, уже находящиеся на учёте у работодателя, можно использовать без ограничения срока (при условии, что они не испорчены и не утрачены).
• Если работник не может предоставить трудовую книжку из‑за утраты, порчи или иной уважительной причины, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную) по письменному заявлению сотрудника (ст. 65 ТК РФ).
• В случае, когда работник впервые устраивается на работу и у него никогда не было трудовой книжки, оформляется первичная трудовая книжка – в 2026 году это, как правило, электронный документ.

Таким образом, новая бумажная трудовая книжка может быть выдана только в ситуациях, когда:

1. работник потерял или испортил свою книжку и предоставил письменное заявление;
2. работник поступает на работу впервые и у него нет трудовой книжки;
3. используется уже имеющийся бланк старого образца (не новый бланк, а ранее полученный).

Оформление новой трудовой книжки при отсутствии старой

Порядок действий работодателя:

1. Получить от работника письменное заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки (утрата, порча, кража и т.д.).
2. Проверить наличие у работника страхового свидетельства государственного пенсионного страхования и документов воинского учёта (если требуется).
3. Оформить новую трудовую книжку:
   • Если работник согласен на электронный формат – заполнить электронную трудовую книжку в личном кабинете на портале Госуслуг или через СФР.
   • Если электронный формат невозможен (например, отсутствие доступа к интернету у работника) – заполнить бумажную книжку из имеющегося бланка, указав в ней все предыдущие места работы (по данным, предоставленным работником или из архива предприятия).
4. Внести запись о выдаче новой трудовой книжки в книгу учёта движения трудовых книжек (см. раздел 4).
5. Выдать работнику трудовую книжку под расписку и направить копию заявления в архив кадров.

Важно: при оформлении бумажной книжки необходимо проставить печать организации и подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель).

Книга учёта движения трудовых книжек в 2026 году

Книга учёта движения трудовых книжек (КУДТ) – обязательный документ для всех работодателей, ведущих трудовые книжки (как бумажные, так и электронные). Её основные функции:

• учёт получения и выдачи бланков трудовых книжек;
• фиксация выдачи дубликатов (новых) трудовых книжек;
• контроль за сохранностью и своевременным возвратом книжек;
• формирование данных для проверок государственных органов (Роструда, СФР).

Согласно приказу Минтруда от  № 123‑н, форма КУДТ включает следующие реквизиты:

Ведение КУДТ допускается как в бумажном виде (журнал), так и в электронном формате (например, в системе 1С:ЗУП или специализированном модуле кадрового учёта). Главное – обеспечить неизменяемость записей и возможность предоставления документа по требованию контролирующих органов.

Особенности электронной трудовой книжки в 2026 году

Электронная трудовая книжка (ЭТК) хранится в личном кабинете гражданина на портале Госуслуг и в информационной системе СФР. Основные преимущества:

• Мгновенная передача сведений о приёме, переводе и увольнении работника в СФР.
• Отсутствие риска физической утраты или повреждения документа.
• Возможность получения выписки в любой момент через Госуслуги.
• Снижение расходов на печать, хранение и учёт бумажных бланков.

Переход на ЭТК обязателен для всех новых трудовых отношений, заключённых с . Однако работник может сохранить бумажную трудовую книжку и продолжать пользоваться ею, если:

• книжка была выдана до 2021 года и не утрачена;
• работник не перешёл на электронный формат по собственному желанию (заявление о переходе подаётся в СФР).

В случае, если работник хочет перейти с бумажной на электронную трудовую книжку, необходимо подать заявление о переходе на электронный формат (образец доступен на Госуслугах) и дождаться подтверждения от СФР. После этого все новые записи будут вноситься исключительно в ЭТК.

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Вести учёт бланков. Создать внутренний журнал (или электронную базу) учёта полученных и выданных бланков трудовых книжек, синхронизированный с КУДТ.
2. Обеспечить готовность к выдаче дубликатов. Хранить запас бланков старого образца (не более срока их годности) и иметь шаблон заявления о выдаче новой трудовой книжки.
3. Автоматизировать взаимодействие с СФР. Настроить обмен данными через ЭДО или личный кабинет на Госуслугах, чтобы избежать ручного ввода сведений о приёме/увольнении.
4. Обучить сотрудников. Проводить инструктаж по правилам заполнения бумажных и электронных трудовых книжек, а также по порядку ведения КУДТ.
5. Хранить документы в соответствии с требованиями. Бумажные трудовые книжки и КУДТ следует хранить не менее 75 лет после последней записи (в соответствии с законодательством о архивном хранении кадровых документов).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли выдать новую бумажную трудовую книжку, если работник потерял её, но хочет остаться на бумажном носителе?

Да, если работник подаст письменное заявление о утрате и выразит предпочтение бумажному формату, работодатель обязан оформить новую бумажную трудовую книжку из имеющегося бланка (ст; 65 ТК РФ).

Нужно ли вносить запись о выдаче дубликата в электронную трудовую книжку?

Нет. Запись о выдаче дубликата делается только в книге учёта движения трудовых книжек. В самой трудовой книжке (бумажной или электронной) отражаются только сведения о трудовой деятельности.

Что делать, если у работника нет доступа к Госуслугам, а он хочет оформить электронную трудовую книжку?

Работодатель может помочь сотруднику создать личный кабинет на Госуслугах (с использованием доверенности или через МФЦ) и затем заполнить ЭТК от имени работника, получив его согласие в письменной форме.

Срок действия бланков трудовых книжек старого образца?

Согласно информации Контур.Экстерн (2022‑11‑14), заполненные трудовые книжки старого образца продолжают действовать и обмену на новые не подлежат. Срок их использования не ограничен, пока они не повреждены или не утрачены.

Нужно ли вести две книги учёта – одну для бумажных, другую для электронных трудовых книжек?

Нет. В книге учёта движения трудовых книжек отражаются все операции с любыми типами трудовых книжек (бумажные и электронные). Различие указывается в колонке «Примечания» (например, «переход на ЭТК»).

В 2026 году учёт трудовых книжек строится вокруг трёх ключевых элементов:

1. Обязательный переход на электронный формат для newly‑formed трудовых отношений;
2. Возможность выдачи новой (дубликатной) трудовой книжки по письменному заявлению работника при утрате или отсутствии документа;
3. Ведение обязательной книги учёта движения трудовых книжек, которая фиксирует все операции с бланками и обеспечивает прозрачность для контролирующих органов.

Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов со стороны Роструда, обеспечит корректное формирование страхового стажа сотрудников и упростит взаимодействие с Социальным фондом России. Надеемся, представленная информация поможет вашей организации эффективно организовать учёт трудовых книжек в новых условиях.