Акт о трудовой книжке – это официальное документальное подтверждение того, что работник получил или подал заявление о выдаче трудовой книжки, а также сведения о её содержании. Такой акт необходим при оформлении кадровых документов, при переходе на новое место работы, при проверках со стороны государственных органов и в иных случаях, когда требуется подтверждение факта выдачи или получения трудовой книжки.

Юридические основания

• Трудовой кодекс РФ – статья 66.1: «Работник имеет право на получение трудовой книжки» и обязан подать заявление о её выдаче.
• Постановление Правительства РФ № 1022 «Об утверждении порядка выдачи трудовой книжки».
• Положение о кадровом учете, утвержденное приказом Минтруда РФ.

Что должно содержаться в акте о трудовой книжке

Акт должен быть составлен в двух экземплярах, подписан работником и представителем работодателя (или уполномоченным лицом). В акте фиксируются следующие сведения:

• Наименование организации-работодателя.
• ФИО работника.
• Дата подачи заявления о выдаче трудовой книжки.
• Дата выдачи трудовой книжки (если она была выдана).
• Номер и серия трудовой книжки.
• Сведения о содержании трудовой книжки (период работы, должность, оклад, причины увольнения и т.д.).
• Подписи и печати (если применимо);

Как правильно оформить акт

1. Подготовка данных – соберите все необходимые сведения о трудовой книжке и работнике.
2. Составление текста акта – используйте шаблон ниже.
3. Подписи – работник и работодатель (или уполномоченный представитель) подписывают акт.
4. Печать – если в организации предусмотрена печать, приложите её.
5. Хранение – каждый экземпляр хранится в кадровом отделе и в личном деле работника.

Шаблон акта о трудовой книжке

Наименование организации-работодателя: _______________________________

ФИО работника: _______________________________

Дата подачи заявления о выдаче трудовой книжки: _______________________________

Дата выдачи трудовой книжки (если выдана): _______________________________
Номер и серия трудовой книжки: _______________________________

Сведения о содержании трудовой книжки:
 ⎯ Период работы: _______________________________
 ⎯ Должность: _______________________________
 ⎯ Оклад: _______________________________
 ⸺ Причины увольнения (если применимо): _______________________________

Примечания (если есть): _______________________________

Подписи:

Работник: _______________________________ Дата: __________

Представитель работодателя (уполномоченный): _______________________________ Дата: __________

Печать организации (если применимо): _______________________________

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильное указание номера и серии – убедитесь, что данные совпадают с тем, что в самой трудовой книжке.
• Отсутствие подписи работника – без подписи документ не считается действительным.
• Неучтенные даты – все даты должны быть точными и согласованными с фактическими событиями.
• Отсутствие печати (если в компании это требуется) – может вызвать вопросы при проверке.

Практический пример заполнения акта

Предположим, Иванов Иван Иванович подал заявление о выдаче трудовой книжки , а её получил . В акте будет:

Наименование организации-работодателя: ООО «Ромашка»

ФИО работника: Иванов Иван Иванович

Дата подачи заявления о выдаче трудовой книжки: 

Дата выдачи трудовой книжки: 

Номер и серия трудовой книжки: 123456 / 12

Сведения о содержании трудовой книжки:
 ⸺ Период работы: – 
 ⸺ Должность: Оператор колл-центра
 ⎯ Оклад: 35 000 руб.
 ⸺ Причины увольнения: По собственному желанию
Примечания: Никаких замечаний.

Подписи:

Работник: Иванов Иван Иванович Дата: 

Представитель работодателя (уполномоченный): Петрова Мария Сергеевна Дата: 

Печать организации: [печатка]

Акт о трудовой книжке – важный документ, подтверждающий факт выдачи или получения трудовой книжки. Он обеспечивает юридическую чистоту кадровых процессов и защищает права работника. Соблюдение всех пунктов оформления, точность данных и наличие подписей делают акт надёжным и пригодным для использования в любых официальных ситуациях.