С 1 января 2020 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс завершается 1 января 2026 года, после чего бумажные трудовые книжки будут выдаваться только по заявлению работника. Данная статья подробно описывает ключевые мероприятия, которые необходимо провести работодателям и сотрудникам для успешного перехода.

Этапы и сроки перехода

Переход на ЭТК реализуется поэтапно с чёткими временными рамками:

• С 1 января 2020 года — начало обязательного отчёта в ПФР по форме СЗВ-ТД. Работодатели обязаны сообщать обо всех кадровых изменениях (приём, увольнение, перевод) в электронном виде.
• С 1 января 2021 года — ЭТК стали основным документом для всех вновь принятых на работу граждан.
• С 1 января 2026 года — завершение переходного периода. Бумажная трудовая книжка (ТК) выдается только по письменному заявлению работника. Если заявление не подано, сведения о трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде.

Ключевые мероприятия для работодателя

Для организаций переход на ЭТК — это не просто техническое изменение, а комплекс организационных и кадровых мероприятий.

Подготовка технической и программной базы

• Обеспечение доступа к защищённым каналам связи для передачи сведений в Пенсионный фонд России (ПФР).
• Настройка или приобретение программного обеспечения (ПО), соответствующего требованиям для формирования и отправки формы СЗВ-ТД. Часто используется ПО от бухгалтерских сервисов или напрямую через личный кабинет на сайте ПФР.
• Организация работы с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) для уполномоченных лиц, так как отчётность в ПФР подписывается электронной подписью.

Кадровые и информационные действия

• Ведение кадрового учёта в соответствии с новыми правилами. Все приказы о приёме, увольнении, переводах должны быть оформлены с учётом того, что основным документом становится ЭТК.
• Своевременная отправка сведений в ПФР. Форма СЗВ-ТД подаётся не позднее дня, следующего за днём кадрового изменения (приём, увольнение и т.д.).
• Информирование сотрудников. Работодатель обязан уведомить всех сотрудников о переходе на ЭТК, разъяснить их права и порядок действий.

Взаимодействие с Пенсионным фондом

Необходимо:

1. Получить (если ещё нет) и активировать УКЭП для отчётности.
2. Пройти процедуру подключения к системе электронного документооборота с ПФР (если используется прямое взаимодействие).
3. Обеспечить регулярный контроль за корректностью отправленных сведений, сверку с данными ПФР.

Действия для работника (сотрудника)

Сотрудник также играет активную роль в этом процессе.

Получение доступа к своей ЭТК

После первого кадрового изменения (приёма на работу) ПФР создаёт для сотрудника электронную трудовую книжку. Чтобы ею управлять, необходимо:

• Зарегистрироваться на портале Госуслуг (если ещё не зарегистрированы) и подтвердить учётную запись.
• Получить доступ к «Личному кабинету застрахованного лица» на сайте ПФР (через Госуслуги или напрямую). Именно там и находится ЭТК.

Выбор формата хранения трудовой истории

До 1 января 2026 года сотрудник может в любой момент:

• Продолжать вести ЭТК, самый удобный и безопасный вариант для большинства.
• Подать заявление работодателю о выдаче бумажной трудовой книжки. Заявление пишется в свободной форме. Работодатель обязан выдать её на основании этого заявления, скопировав из ЭТК все имеющиеся записи.

Важно: После 1 января 2026 года подать заявление на бумажную книжку можно только один раз. Последующие кадровые изменения будут фиксироваться только в электронном виде.

Контроль за корректностью записей

Сотрудник должен регулярно проверять свою ЭТК в личном кабинете ПФР. При обнаружении ошибок (неверные даты, названия организаций) необходимо незамедлительно обратиться к работодателю (последнему по времени) для подачи корректирующей формы СЗВ-ТД.

Преимущества электронных трудовых книжек

Переход на ЭТК несёт значительные выгоды:

• Безопасность и сохранность. Невозможность утери, порчи, подделки. Данные хранятся на серверах ПФР.
• Оперативность и доступность. История трудовой деятельности доступна в любое время из любой точки через интернет.
• Автоматизация расчёта пенсии. ПФР получает достоверные и полные данные в реальном времени, что упрощает и ускоряет назначение страховых пенсий.
• Экологичность и экономия. Отсутствие затрат на бумагу, печать, хранение.
• Удобство для молодёжи. Поколение, выросшее в цифровом мире, естественно воспринимает документы в электронном формате.

Аргументы сторонников бумажной книжки и их оценка

Часть граждан выражает опасения по поводу ЭТК. Рассмотрим основные доводы:

• «Могут потеряться данные». На практике данные в ПФР хранятся на дублирующих серверах с резервным копированием. Риск потери выше у физической бумажной книжки, которую можно утерять или сжечь.
• «Не все умеют пользоваться интернетом». Помочь в получении доступа могут родственники, специалисты в МФЦ («Мои документы») или отделениях ПФР.

С 1 января 2026 года бумажная трудовая книжка перестаёт быть основным документом. Чтобы подготовиться к этому моменту:

1. Для работодателя: Убедиться в исправности ПО для отчётности, провести инструктаж для кадровых и бухгалтерских служб, разработать регламент взаимодействия с ПФР, подготовить типовое заявление для сотрудников, желающих получить бумажный вариант.
2. Для сотрудника: Зарегистрироваться на Госуслугах, получить доступ в личный кабинет ПФР, проверить актуальность всех записей в своей ЭТК, при необходимости подать заявление на бумажную книжку до конца 2025 года.

Переход на электронные трудовые книжки — это неизбежный и логичный шаг в цифровизацию государственных услуг. Грамотная подготовка и понимание процедур со стороны и работодателя, и работника позволяют сделать этот процесс максимально комфортным и безболезненным.

Примечание: Статья составлена на основе анализа законодательства и практики внедрения ЭТК в период с 2020 по 2026 год. Для получения самой актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: сайту Пенсионного фонда России (pfr.gov.ru) и порталу Госуслуг.