Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. При её выдаче (при приёме на работу, переводе, увольнении или по требованию сотрудника) работодатель обязан оформить акт о выдаче трудовой книжки. Этот документ фиксирует факт передачи книжки, защищает интересы обеих сторон и служит основанием для ведения учёта движения трудовых книжек в организации.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 62 (выдача документов, связанных с работой), ст. 66.1 (заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности).
• Постановления и письма Минтруда России, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек (в т.ч. электронных).
• Внутренние нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по работе с трудовыми книжками).

Содержание акта о выдаче трудовой книжки

Согласно рекомендациям КонсультантПлюс и практике кадровых служб, в акте должны быть отражены следующие реквизиты:

1. Порядковый номер записи – номер в журнале учёта движения трудовых книжек.
2. Дата выдачи – день, месяц и год передачи книжки работнику.
3. Основание выдачи – ссылка на заявление работника (например, «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ») или на приказ о приёме/увольнении.
4. Сведения о работнике – ФИО, должность, структурное подразделение.
5. Реквизиты трудовой книжки – серия, номер, наличие вкладышей, особые отметки (например, «невостребованная», «выдана на руки»).
6. Подписи сторон – работник (расписка о получении), уполномоченное должностное лицо (кадровик, руководитель отдела кадров) и, при необходимости, представитель бухгалтерии.
7. Примечания – информация о способе выдачи (лично, почтой, курьером), дата отправления уведомления, если работник не явился в день увольнения.

Порядок составления акта

1. Получение заявления от работника (письменное или электронное) о выдаче трудовой книжки.
2. Проверка наличия книжки в личном деле или электронном реестре, сверка серии и номера.
3. Заполнение акта согласно пунктам, указанным выше. При заполнении используются только печатные символы; исправления не допускаются – при ошибке составляется новый акт.
4. Подписание акт подписывается работником и ответственным лицом отдела кадров. При выдаче книжки по почте к акту прилагается копия почтовой квитанции.
5. Регистрация акт вносится в журнал учёта движения трудовых книжек под соответствующим порядковым номером.
6. Хранение оригинал акта хранится в личном деле работника (или в электронном архиве) сроком не менее 75 лет после окончания трудовой деятельности, копия – в отделе кадров.

Образец акта о выдаче трудовой книжки (2026 г.)

АКТ О ВЫДАЧЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
г. ___________ «___» __________ 20__ г.
Мы, нижеподписавшиеся, подтверждаем, что:

Порядковый номер записи в журнале учёта движения ТК: ___________.
Дата выдачи трудовой книжки: «___» __________ 20__ г.
Основание выдачи: письменное заявление работника ___________________ 
 (ФИО) от «___» __________ 20__ г. № ____ о предоставлении сведений о трудовой деятельности 
 в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Сведения о работнике:
 ФИО: _______________________________________________
 Должность: _________________________________________
 Подразделение: ______________________________________
Реквизиты трудовой книжки:
 Серия: ___________ Номер: ___________
 Наличие вкладышей: ___________ (да/нет)
 Особые отметки: ______________________________________
Способ выдачи: ______________________________________ 
 (лично в отделе кадров / почтой с уведомлением / курьерской службой).
Подписи:
 Работник (расписка о получении): ___________________ / ___________________
 Ответственное лицо отдела кадров: ___________________ / ___________________
 (при необходимости) Бухгалтер: ___________________ / ___________________

Примечание: ________________________________________________

Примечание: образец представлен в упрощённом виде; в реальном документе следует использовать официальные бланки организации, указать реквизиты предприятия (ИНН, КПП, юридический адрес) и проставить печати, если это требуется внутренними нормативными актами.

Особенности при электронной трудовой книжке

С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в Пенсионном фонде РФ. При выдаче сведений из ЭТК акт оформляется аналогично, но вместо серии и номера указываются:

• номер заявления в системе «Госуслуги» или СФР;
• дата и время формирования выписки из ЭТК;
• способ получения выписки (лично в МФЦ, через личный кабинет Госуслуг, почтой).

В таком случае акт подтверждает факт предоставления работнику выписки из электронной трудовой книжки, а не передачи бумажного документа.

Ответственность за нарушение порядка выдачи

Несвоевременная выдача трудовой книжки или отсутствие акта может повлечь:

• административную ответственность работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб. для организаций);
• риски для работника при трудоустройстве (отсутствие подтверждения стажа);
• возможные трудовые споры и необходимость восстановления утерянной документации через суд.

Акт о выдаче трудовой книжки – обязательный элемент кадрового документооборота, который обеспечивает прозрачность передачи одного из самых важных документов работника. Соблюдение установленного порядка, правильное заполнение реквизитов и своевременная регистрация акта позволяют избежать правовых рисков и поддерживать доверие между работодателем и сотрудником.

Для удобства использования рекомендуется иметь шаблон акта в электронном виде (например, в формате Word или Google Docs) с заранее настроенными полями, чтобы минимизировать вероятность ошибок при заполнении.