В процессе увольнения сотрудника часто возникает ситуация, когда он отказывается от получения трудовой книжки. В таком случае необходимо зафиксировать данный факт в официальном документе – акте об отказе от получения трудовой книжки. Ниже рассматривается, что такое акт, какие требования к его составлению предъявляются, и как правильно оформить документ.

Что такое акт об отказе от получения трудовой книжки?

Акт – это служебный документ, в котором фиксируется отказ сотрудника от получения его трудовой книжки (или её копии) в связи с увольнением. Акт составляется в двух основных случаях:

• Отказ уволенного забрать трудовую книжку после окончания отношений.
• Отказ сотрудника от ознакомления с документами, связанными с увольнением, и от получения самой книжки.

Фиксация отказа необходима для:

1. Доказательства того, что работодатель выполнил требования закона.
2. Защиты организации от возможных споров в случае последующего обращения сотрудника.
3. Упрощения процедуры передачи информации в Пенсионный фонд и другие инстанции.

Нормативная база

В России акт об отказе от получения трудовой книжки регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 64, 70, 81).
• Постановлением Правительства РФ № 259 от «Об утверждении Положения о порядке выдачи и получения трудовых книжек».
• Трудовыми нормативами и методическими рекомендациями Министерства труда.

Когда составляется акт?

Акт составляется в момент, когда сотрудник:

• Отказывается от получения своей трудовой книжки после окончания трудового договора.
• Не появляется в назначенное время для получения документов, и работодатель отправляет ему уведомление по почте.
• Отказывается от ознакомления с приказом об увольнении и связанными с этим документами.

В каждом из этих случаев документ фиксирует факт отказа и подписи свидетелей (чаще всего – руководителя и представителя профсоюза или HR‑специалиста).

Форма акта об отказе

Форма акта может быть разной, но в большинстве организаций используется унифицированный шаблон, который включает следующие реквизиты:

• Наименование документа – «Акт об отказе от получения трудовой книжки».
• Дата составления.
• Номер акта (при необходимости).
• ФИО сотрудника, который отказывается.
• Должность и подразделение.
• Основание отказа (например, «отказ от получения трудовой книжки в связи с увольнением»).
• Список свидетелей с указанием их ФИО, должности и подписи.
• Подпись лица, составившего акт, и подписи свидетелей.

Примерный шаблон

АКТ
об отказе от получения трудовой книжки

Дата составления: «__» __________ 20__ г.

№ ____

В ________________________ (наименование организации)

от ________________________ (ФИО сотрудника), 
работавшего в должности ________________________, 
согласовано с ________________________ (должность свидетеля), 
что ________________________ (ФИО свидетеля), 
в присутствии ________________________ (ФИО свидетеля), 
отказался(ась) от получения своей трудовой книжки в связи с увольнением.

Причина отказа: ________________________________________________.

Подпись сотрудника: ________________________
Подпись составившего акт: ________________________
Подписи свидетелей:
________________________ (ФИО, должность, подпись)
________________________ (ФИО, должность, подпись)

Рекомендации по составлению акта

1. Точно формулируйте причину отказа. Это может быть «отказ от получения трудовой книжки», «отказ от ознакомления с приказом об увольнении» и т.п.
2. Указывайте всех присутствовавших лиц. Обычно в акт включают подпись руководителя,HR‑специалиста и, при необходимости, представителя профсоюза.
3. Сохраняйте копию акта в личном деле сотрудника. Это позволит быстро доказать, что работодатель выполнил все требования закона.
4. Не забывайте о дате и номере акта. Это упрощает поиск документа в архиве.
5. При необходимости приложите копию уведомления о направлении трудовой книжки по почте. Это подтверждает, что работодатель предпринял все возможные меры для передачи документа.

Как оформить акт в электронном виде?

Современные организации часто используют электронные формы акта, которые можно разместить в системе документооборота. При этом:

• Файл сохраняется в формате DOCX или PDF.
• В метаданных указывается тип документа – «Акт об отказе от получения трудовой книжки».
• Для подписи используется электронная подпись руководителя и/или HR‑менеджера.

Скачать готовый шаблон акта можно, например, на портале Договор‑Юрист.Ру, где представлены варианты в разных форматах (DOC, PDF, RTF и др.).

Частые ошибки при составлении акта

• Отсутствие подписи одного из свидетелей.
• Неуказание причины отказа.
• Неправильная дата или отсутствие номера акта.
• Неприложение копии уведомления о направлении трудовой книжки.
• Использование нестандартных формулировок, которые могут быть оспорены в суде.

Акт об отказе от получения трудовой книжки – важный документооборот, который фиксирует законный порядок завершения отношений с сотрудником. Правильное его составление защищает работодателя от последующих споров и позволяет соблюсти все требования Трудового кодекса.

При подготовке акта рекомендуется:

1. Соблюдать установленный шаблон.
2. Точно фиксировать дату, номер и причину отказа.
3. Обеспечить подписи всех участников процедуры.
4. Сохранить копию документа в деле сотрудника;

Для удобства можно воспользоваться готовыми образцами акта в различных форматах, которые доступны для скачивания на специализированных юридических ресурсах.

Автор статьи: HR‑отдел, 2026 год.