В современной практике кадрового делопроизводства, особенно в условиях повсеместного перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), ситуация, когда работник отказывается от получения бумажного документа или от предоставления данных для внесения в него, встречается все чаще. Однако юридическая грамотность требует документального подтверждения любого действия или бездействия сторон трудового договора. Акт об отказе работника получить трудовую книжку, это ключевой документ, защищающий работодателя от претензий со стороны контролирующих органов и самого сотрудника.

В данной статье мы подробно разберем, в каких случаях составляется этот документ, как правильно его оформить в 2026 году и предоставим актуальный образец.

Зачем нужен акт об отказе?

Трудовая книжка (бумажная) остается основным документом о трудовой деятельности для тех, кто впервые поступил на работу до 1 января 2020 года и не перешел полностью на электронный формат, либо для случаев, когда требуется подтверждение стажа до 2020 года. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших у него более 5 дней.

Ситуации, требующие составления акта:

• Работник отказывается забирать свою трудовую книжку при увольнении.
• Сотрудник не предоставляет бумажную трудовую книжку новому работодателю для внесения записей (хотя и не написал заявление о переходе на ЭТК).
• Работник отказывается от получения дубликата трудовой книжки.

Важно: Наличие подписанного акта (или акта, составленного в присутствии свидетелей при отказе от подписи) снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи документа и возможные штрафы.

Порядок действий при отказе работника

Если работник устно или письменно заявил об отказе получать трудовую книжку, работодателю необходимо зафиксировать этот факт документально. Процедура выглядит следующим образом:

1. Уведомление. Работодатель обязан уведомить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой или предоставить документ для внесения записей. Уведомление лучше направить заказным письмом с описью вложения по последнему известному адресу.
2. Составление акта. В день, когда работник должен был получить документ (или в день увольнения), но не сделал этого, комиссия в составе не менее двух человек (обычно кадровик, бухгалтер и представитель профсоюза или коллега) составляет акт.
3. Фиксация отказа. В акте подробно описывается ситуация: дата, время, место, присутствующие лица и суть отказа работника.
4. Подпись. Документ подписывают все члены комиссии. Если работник согласен подписать акт, он делает это тоже. Если отказывается — в акте делается соответствующая отметка.

Образец акта об отказе работника получить трудовую книжку

Ниже представлен универсальный шаблон акта, актуальный для 2026 года. Вы можете скопировать его, сохранить в формате Word и заполнить своими данными.

Ключевые нюансы заполнения

Чтобы документ имел юридическую силу, обратите внимание на следующие детали:

Состав комиссии

В акте должны фигурировать минимум два сотрудника организации (кроме самого отказчика). Желательно, чтобы это были лица разных отделов (например, специалист по кадрам и главный бухгалтер), что исключит обвинения в предвзятости.

Детализация причин

Если работник озвучил причину отказа, её необходимо дословно занести в акт. Если причина не названа, так и пишите: «Причину отказа работник назвать отказался».

Что делать, если работник не подписывает акт?

Это частая ситуация. Если работник отказывается ставить подпись в графе «Ознакомлен», комиссия делает об этом запись в самом акте: «Работник [Ф.И.О.] от подписания акта отказался». Эту запись также заверяют подписями все члены комиссии. Желательно отправить копию акта работнику почтой (заказным письмом с уведомлением), чтобы доказать факт информирования.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году

Стоит помнить, что с 2020 года для новых сотрудников заводятся только электронные трудовые книжки. Отказ от бумажного варианта в этом случае не требует акта об отказе «получить», так как бумажного носителя может просто не быть. Однако, если речь идет о выдаче бумажной трудовой книжки на руки при увольнении (которая велась до 2020 года), акт обязателен при отказе сотрудника её забрать.

Последствия отсутствия акта

Игнорирование процедуры оформления отказа может привести к серьезным проблемам для работодателя:

• Штрафы. По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение порядка ведения трудовых книжек предусмотрены штрафы до 50 000 рублей для юридических лиц.
• Оплата простоя. Если работник докажет, что не мог получить новую работу из-за отсутствия трудовой книжки, которая якобы не была ему выдана, работодатель может быть обязан оплатить ему время вынужденного прогула.
• Судебные издержки. В случае судебного разбирательства именно акт является главным доказательством добросовестности работодателя.

Используйте приведенный выше образец, адаптируя его под конкретную ситуацию вашей организации. Своевременное и грамотное оформление документации — залог спокойствия отдела кадров и руководства.