В соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Однако в практике встречаются ситуации, когда увольняемый работник отказывается лично получить документ. В таких случаях работодатель обязан зафиксировать этот факт официально — с помощью акта об отказе в получении трудовой книжки. Этот документ защищает работодателя от претензий в будущем и подтверждает соблюдение всех формальностей при расторжении трудового договора.

Когда требуется составление акта об отказе?

Акт об отказе в получении трудовой книжки оформляется в следующих случаях:

• Работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения и не предоставил письменное поручение на получение документа другим лицом;
• Работник пришел за трудовой книжкой, но отказывается её получить, несмотря на предложение работодателя;
• Работник не явился за документом в течение нескольких дней после увольнения, и работодатель направил ему уведомление о необходимости получения трудовой книжки (письменно или по электронной почте), но ответа не последовало;
• Работник отказывается ознакомиться с записями в трудовой книжке перед её выдачей (в этом случае также составляется акт об отказе от ознакомления).

Важно: отказ работника от получения трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанности её выдать. Документ должен быть направлен заказным письмом с уведомлением о вручении или передан другим способом, подтверждающим факт отправки (например, через нотариуса или в присутствии свидетелей).

Юридическая значимость акта

Акт об отказе — это не просто формальность. Это юридически значимый документ, который:

• Подтверждает, что работодатель выполнил свои обязанности по выдаче трудовой книжки;
• Защищает работодателя от претензий о задержке выдачи документа;
• Служит основанием для хранения трудовой книжки на складе компании до востребования;
• Необходим для бухгалтерского и кадрового учета;
• Может быть использован в суде в случае спора о праве на трудовую книжку или о начислении заработной платы после увольнения.

Обязательные реквизиты акта

Хотя закон не устанавливает строгой формы акта об отказе, он должен содержать следующие обязательные элементы:

1. Наименование документа: «Акт об отказе работника в получении трудовой книжки»;
2. Дата и место составления;
3. ФИО, должность и подпись работника, отказавшегося от получения;
4. ФИО, должность и подпись представителя работодателя (кадровика, руководителя);
5. ФИО и подписи двух свидетелей (обязательно!);
6. Содержание акта — краткое описание факта отказа;
7. Указание на то, что трудовая книжка была готова к выдаче в установленный срок;
8. Ссылка на норму ТК РФ (ст. 84.1);
9. Подписи всех участников с расшифровкой.

Образец акта об отказе в получении трудовой книжки (2026 г.)

Ниже приведён корректный и юридически грамотный образец акта, соответствующий требованиям трудового законодательства РФ на 2026 год.

АКТ
об отказе работника в получении трудовой книжки

г. ______________
«___» ______________ 2026 г.

Настоящий акт составлен в том, что работник ___________________________ (ФИО полностью), должность: ________________, уволенный «___» ______________ 2026 г. (основание: приказ № ___ от «___» ______________ 2026 г.), в день увольнения и в последующие дни не явился за трудовой книжкой, не направил письменного поручения на её получение другому лицу, а также лично отказался от получения трудовой книжки в присутствии представителя работодателя.

Трудовая книжка работника была подготовлена к выдаче в день увольнения в соответствии с требованиями ст. 84.1 Трудового кодекса РФ. Представитель работодателя дважды («___» и «___» ______________ 2026 г.) предлагал работнику получить трудовую книжку лично, однако работник отказался от её получения, заявив: «Не хочу забирать книжку, пусть лежит».

Трудовая книжка хранится в отделе кадров до востребования. Работодатель направит трудовую книжку работнику заказным письмом с уведомлением о вручении в течение трёх рабочих дней с даты составления настоящего акта.

В присутствии свидетелей:

• ___________________________ (ФИО полностью), должность: ________________, подпись: _____________
• ___________________________ (ФИО полностью), должность: ________________, подпись: _____________

Представитель работодателя:
___________________________
(ФИО, должность)
Подпись: _____________
Расшифровка: _____________

Работник:
___________________________
(ФИО)
Подпись: _____________
Расшифровка: _____________

Примечание: если работник отказался подписывать акт, это также фиксируется в тексте: «Работник отказался от подписи акта, что подтверждается подписями свидетелей».

Что делать после составления акта?

После оформления акта работодатель обязан:

1. Сохранить акт в личном деле работника вместе с копией приказа об увольнении;
2. Отправить трудовую книжку работнику заказным письмом с уведомлением о вручении (в течение 3 рабочих дней);
3. Сохранить копию уведомления и почтовую квитанцию как доказательство отправки;
4. Если письмо возвращено как «не востребовано» — продолжать хранить трудовую книжку в архиве до востребования, но не более 75 лет (в соответствии с архивными нормами);
5. При необходимости, направить работнику письменное уведомление о необходимости получения трудовой книжки по электронной почте (если есть согласие на электронное взаимодействие).

Частые ошибки при оформлении

Работодатели часто допускают следующие ошибки:

• Не составляют акт вообще, это может привести к штрафам от Государственной инспекции труда;
• Составляют акт без свидетелей — документ не будет иметь юридической силы;
• Не отправляют трудовую книжку заказным письмом — риск претензий о задержке выдачи;
• Не фиксируют отказ в письменной форме, в суде это будет воспринято как нарушение;
• Считают, что «если работник не пришёл — значит, он не хочет книжку» — этого недостаточно, нужен официальный акт.

Важно помнить!

Самое главное помнить: работодатель не имеет права оставлять трудовую книжку у себя «на потом» без оформления акта и без попытки её передать. Даже если работник не хочет её забирать — вы обязаны зафиксировать этот факт и предпринять все возможные шаги для её передачи. Иначе вы рискуете быть привлечённым к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица.

Рекомендация:

Всегда используйте два свидетеля при составлении акта — это повышает его юридическую устойчивость. Лучше всего — это сотрудники отдела кадров или бухгалтерии, не заинтересованные в исходе спора. Также рекомендуется снимать процесс вручения трудовой книжки или отказа на видео — это дополнительное доказательство в случае спора.

Акт об отказе в получении трудовой книжки — это не бюрократическая формальность, а важный инструмент защиты прав работодателя и соблюдения трудового законодательства. Его правильное оформление позволяет избежать судебных разбирательств, штрафов и репутационных рисков. Используйте представленный выше образец, следуйте алгоритму действий и всегда действуйте в рамках закона — это гарантирует чистоту кадрового процесса и уверенность в правовой позиции компании.

Скачать пустой бланк акта в форматах Word и PDF можно на официальных порталах: Моё дело, Договор-Юрист.Ру, а также в системе КонсультантПлюс.

Дата актуализации: 22 мая 2026 г.