В процессе увольнения сотрудника работодатель часто сталкивается с необходимостью оформить акт об отказе в заборе трудовой книжки. Такой документ регламентирует ситуацию, когда работник отказывается принимать свою трудовую книжку (ТК) или когда работодатель не может её выдать по определённым причинам. Ниже – всё, что нужно знать, чтобы правильно составить акт, избежать юридических ошибок и сохранить корректные трудовые отношения.
Что такое акт об отказе в заборе трудовой книжки?
Это официальный документ, фиксирующий отказ одной из сторон (обычно работодателя) в выдаче или принятии трудовой книжки. Акт может быть использован в следующих случаях:
- Работник уходит с работы, но не получает ТК по собственному желанию.
- Работодатель не может выдать ТК (потеря, повреждение, несоответствие данных).
- Работник отказывается подписывать акт о получении ТК после увольнения.
Акт служит подтверждением того, что все требования закона соблюдены, а также защищает обе стороны от дальнейших споров.
Нормативно-правовая база
В России оформление и выдача трудовой книжки регулируется:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 70, 81).
- Закон РФ «О труде»** (ст. 22).
- Постановление Правительства РФ № 256 от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовой документации».
- Руководные документы Министерства труда и социальной защиты.
Эти акты уточняют, что:
- Трудовую книжку выдают при приёме на работу и при каждом изменении места работы.
- При увольнении работник имеет право получить копию ТК (или оригинал, если он не был выдан).
- Если работник отказывается принимать оригинал, работодатель обязан оформить акт об отказе.
Когда составляется акт об отказе?
Составление акта обязательно в следующих ситуациях:
- Работник уходит с работы, но не подписывает акт о получении ТК.
- Работодатель не может передать оригинал ТК (например, ТК утеряна, повреждена, в ней ошибка).
- Работник просит выдать копию ТК вместо оригинала.
В каждом из этих случаев оформляеться акт об отказе в заборе трудовой книжки, который подписывается обеими сторонами.
Как правильно оформить акт?
Ниже – пошаговый алгоритм и пример заполнения.
Шапка документа
АКТ ОТКАЗА В ЗАБОРЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Основные реквизиты
- Номер акта (например, АК-2026/05).
- Дата составления .
- Наименование сторон: полные ФИО работодателя (организации) и работника.
- Должность работника (например, «Менеджер по продажам»).
- Основание увольнения (по соглашению сторон, по сокращению и т.д.).
Текст отказа
Формулировка может выглядеть так:
Настоящим актом подтверждается, что работник [ФИО], занимавший(ая) должность [должность], отказывается от получения своей оригинальной трудовой книжки, оформленной в [номер и дата выдачи], в связи с чем настоящий документ оформлен в двух экземплярах: один – для работодателя, второй – для работника.
Подписи сторон
После текста подписи обеих сторон и, при необходимости, подписи свидетеля.
Приложения (если есть)
- Копия трудовой книжки (если выдавалась копия).
- Письмо-отказ работника.
- Документы, подтверждающие основание увольнения.
Пример готового акта
АКТ ОТКАЗА В ЗАБОРЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ № 15-АК/2026 от «23» мая 2026 г. В ________________________ (наименование организации), ИНН ___________, ОГРН ___________, в лице ________________________ (должность, ФИО, паспортные данные), действующего на основании Устава, в дальнейшем – «Работодатель», и ________________________ (ФИО работника), паспорт: серия ____ № ________, выдан ____________, в дату «___» ___________ 20__ г., в дальнейшем – «Работник», по взаимному согласию сторон оформляют настоящий Акт об отказе в заборе трудовой книжки. На основании пункта 1 статьи 81 ТК РФ и пункта 2 Постановления Правительства РФ № 256 от г. Работник был уволен с должности ________________________ с «___» ___________ 2026 г. Работник отказывается от получения оригинальной трудовой книжки, выданной ему в ___________ (номер и дата выдачи), в связи с чем настоящий документ составлен в двух экземплярах: один – для Работодателя, второй – для Работника. Работник получает копию трудовой книжки (прилагается), в которой указаны все сведения, записанные в оригинале; Подписи сторон: _______________________ _______________________ (Представитель Работодателя) (Работник) Свидетель (при необходимости): _______________________
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи работника. Без подписи акт может быть оспорен. Убедитесь, что работник подписал документ в присутствии свидетеля.
- Неуказание основания увольнения. В акте обязательно указывайте, по какой статье ТК РФ происходит увольнение.
- Несоответствие дат. Дата выдачи ТК и дата увольнения должны совпадать с записями в кадровой документации.
- Отсутствие копии ТК. Если оригинал не выдан, обязательно приложите копию, чтобы работник мог подтвердить свой стаж.
- Неучёт требований Роструда. При оформлении акта следуйте рекомендациям Министерства труда, иначе документ может быть признан недействительным.
Что делать, если работник отказывается подписывать акт?
Если работник отказывается ставить подпись, оформите акт всё равно, но добавьте в него пункт о том, что подпись получена «в присутствии свидетеля». Свидетель подписывает акт, указывая своё ФИО и должность. Это защищает документ от последующих обвинений в подделке.
Также можно оформить акт о невозможности выдачи трудовой книжки, где указываются причины (потеря, порча и т.д.) и порядок её восстановления.
Как хранить акт и копию ТК
Оба документа (акт и копия ТК) должны быть сохранены в кадровом деле работника в течение всего срока его работы и не менее 5 лет после увольнения. Хранить их рекомендуется в электронном виде (PDF) с отметкой о дате получения, чтобы избежать потери информации.
Акт об отказе в заборе трудовой книжки – важный инструмент для оформления увольнения и защиты прав обеих сторон. Правильное оформление, соблюдение нормативных требований и наличие подписи обеих сторон гарантируют, что документ будет признан законным и не вызовет споров в дальнейшем.
Если у вас возникнут сомнения по формулировке или заполнению акта, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому праву или воспользоваться образцами, размещёнными на официальных ресурсах (например, на сайте Мое дело).
Удачной работы с кадровыми документами!