Самое главное помнить: Отсутствие трудовой книжки у работника при приеме на работу — это не повод отказывать в трудоустройстве, но обязательная причина для оформления специального внутреннего документа — акта. Его правильное составление защищает компанию от рисков и является доказательством добросовестности при возможных проверках или спорах.
Почему акт необходим? Юридические основания
Согласно п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ № 855), работодатель обязан вести трудовую книжку на работника с первого дня работы, если срок договора превышает пять дней. Если книжка не предъявлена, работодатель не может выполнить эту обязанность.
Акт служит для:
- Фиксации факта отсутствия документа на конкретную дату.
- Подтверждения, что работник был уведомлен о необходимости предоставить книжку.
- Защиты от обвинений в нарушении ст. 67 ТК РФ (неоформление трудовых отношений).
- Основания для дальнейших действий: приобретения новой книжки, оформления электронных сведений.
Когда составлять акт?
Акт составляется в день приема на работу, если работник не предъявил трудовую книжку (бумажную или сведения о трудовой деятельности в электронном виде). Это единовременное действие, фиксирующее ситуацию на момент заключения трудового договора.
Пошаговая инструкция по составлению акта
Шаг 1: Подготовка документа
Используйте стандартную форму внутреннего акта. Не существует утвержденной формы для этого конкретного случая, но структура должна быть четкой.
Шаг 2: Содержание акта (что обязательно указать)
- «Акт о не предоставлении работником трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности) при приеме на работу».
- Дата и место составления.
- Кто составил: обычно представитель отдела кадров или уполномоченное лицо.
- Кто присутствовал: рекомендуется привлечь двух свидетелей (например, коллег из отдела).
- ФИО работника и его должность, на которую принимается.
- Суть факта: «В день приема на работу <дата> гражданин(ка) <ФИО> не предоставил(а) трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде) в связи с <причина: утеря, отсутствие, отказ предъявить и т.д.>».
- Уведомление работника: «Работником <ФИО> было разъяснено требование ст. 67 ТК РФ о необходимости предъявления трудовой книжки. Работник был письменно уведомлен о необходимости предоставить указанный документ в отдел кадров в течение <срок, например, 3 рабочих дней>».
- Отметка об ознакомлении: «С актом ознакомлен(а)» + подпись работника. Важно! Если работник отказываеться подписывать, делается соответствующая отметка в акте с подписями свидетелей.
- Подписи: составителя, свидетелей, работника (если подписал).
Шаг 3: Что делать после составления акта?
- Письменное уведомление работника. Лучше оформить отдельным документом (служебной запиской или заявлением) на имя руководителя с требованием предоставить книжку в определенный срок. Копию уведомления храните в личном деле.
- Приобретение новой трудовой книжки. Если работник подтвердит утерю, вы покупаете новую (бланк строгой отчетности) за счет организации.
- Оформление записи. В новую книжку вносите запись о приеме на работу с указанием даты, наименования организации, подписью и печатью. С 1 сентября 2021 года записи в бумажную книжку оформляются по правилам Приказа Минтруда № 320н.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК). Параллельно или вместо бумажной (если работник согласен) необходимо создать запись в Сведении о трудовой деятельности (СТД) в электронном виде через портал «Работа в России» или иной аккредитованный сервис. Это ваша обязанность по ст. 66.1 ТК РФ. Сведения передаются в Пенсионный фонд.
- Выдача книжки работнику; После оформления записи бумажную книжку передайте работнику под расписку.
Особые случаи
Работник отказывается предоставлять книжку
Если причина — не утеря, а отказ, акт должен это четко отражать. Уведомление о необходимости предоставить документ остается обязательным. Дальнейшие действия те же: приобретение новой книжки и оформление ЭТК. Отказ не освобождает работодателя от обязанностей.
Работник не явился за книжкой в день увольнения
Это другой случай, но логика похожа. Если в день увольнения работник отсутствует или отказывается получить книжку, вы обязаны направить ему уведомление (заказным письмом с уведомлением или иным способом, подтверждающим факт и дату получения) о необходимости явиться за документом. Если и после этого не явится, высылайте книжку за счет работника (если он не отказался от нее) или храните у себя 3 года. В акте фиксируйте факт невозможности выдачи и ваши действия.
Чего НЕЛЬЗЯ делать?
- Не принимать на работу из-за отсутствия книжки, это прямое нарушение ст. 67 ТК РФ.
- Оформлять трудовой договор без записи о приеме в книжку/ЭТК. Это создает «серую» зону и риск признания отношений неоформленными.
- Игнорировать ситуацию и не составлять акт. При проверке ГИТ или в суде вы не сможете доказать, что уведомляли работника и пытались оформить книжку.
- Составлять акт задним числом. Это лишает документ доказательственной силы.
Образец (схематичный)
АКТ
№ ___
«___» __________ 20__ г.
Мы, нижеподписавшиеся, ФИО, должность составителя и ФИО свидетеля 1, ФИО свидетеля 2, составили настоящий акт о том, что в день приема на работу «___» __________ 20__ г. гражданин(ка) ФИО работника, принятый(ая) на должность название должности, не предоставил(а) трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности в электронном виде) по причине утери / отсутствия / отказа от предъявления.
В соответствии с требованиями ст. 67 ТК РФ работнику ФИО было разъяснено требование об обязательном предоставлении трудовой книжки. Работник был письменно уведомлен (копия уведомления прилагается) о необходимости предоставить указанный документ в отдел кадров до «___» __________ 20__ г.
С актом ознакомлен(а):
_________________________ / ФИО работника /
(подпись)
Составил(а):
_________________________ / ФИО, должность /
Свидетели:
_________________________ / ФИО /
_________________________ / ФИО /
Важный итог
Акт о не предоставлении трудовой книжки, это ключевой документ для корректного оформления трудовых отношений в ситуации отсутствия у сотрудника «исторического» документа; Его составление — не бюрократия, а разумная мера защиты компании. Не забывайте сочетать акт с письменным уведомлением и своевременным оформлением электронных сведений о трудовой деятельности (СТД); Это гарантирует, что ваши действия будут признаны законными, а трудовые права работника — надлежащим образом оформлены.