В современной кадровой практике ситуация, когда новый сотрудник не может предоставить трудовую книжку при трудоустройстве, встречается довольно часто․ Это может быть связано с утратой документа, его повреждением или переходом на электронную версию без бумажного аналога․ Для работодателя критически важно правильно зафиксировать этот факт, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов и защитить интересы компании․ Основным документом в таком случае становится акт об отсутствии трудовой книжки․
В данной статье мы подробно разберем, в каких случаях составляется этот документ, как правильно его оформить в 2026 году, и предоставим актуальный образец для скачивания․
Когда необходим акт об отсутствии трудовой книжки?
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации и сложившейся практике делопроизводства, акт об отсутствии трудовой книжки (или акт о непредставлении трудовой книжки) оформляется в следующих ситуациях:
- Первое трудоустройство: Сотрудник поступает на работу впервые и никогда не имел трудовой книжки․
- Утрата или повреждение: Работник потерял документ или он пришел в негодность, и новый еще не оформлен․
- Переход на ЭТК: Сотрудник ранее подал работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), и бумажный вариант ему на руки не выдавался или был передан на хранение, но физически отсутствует в момент приема․
- Отказ от предоставления: Работник по каким-либо причинам не приносит документ в установленный срок․
Важно помнить: данный акт снимает с работодателя ответственность за отсутствие записи о стаже на момент приема и является основанием для оформления новой бумажной трудовой книжки (если работник не перешел полностью на ЭТК) или для внесения сведений о стаже на основании других документов (справок, архивных выписок)․
Порядок действий работодателя
Процедура оформления отсутствия трудовой книжки должна быть строго регламентирована, чтобы документ имел юридическую силу․ Алгоритм действий в 2026 году выглядит следующим образом:
- Запрос письменного объяснения․ В первую очередь работодатель должен запросить у сотрудника письменное заявление с указанием причин отсутствия трудовой книжки (например, «утратил», «не заводилась», «находится на восстановлении»)․ Это требование ст․ 65 ТК РФ․
- Составление акта․ На основании заявления работника и факта непредоставления документа составляется акт․ Он пишется в произвольной форме, но должен содержать обязательные реквизиты․
- Подписание комиссией․ Акт не может быть подписан только директором или кадровиком․ Для подтверждения достоверности факта создается комиссия минимум из трех человек (например, руководитель организации, специалист по кадрам и непосредственный руководитель принимаемого сотрудника или представитель профсоюза)․
- Оформление новой книжки (при необходимости)․ Если у работника нет ЭТК и бумажная книжка утрачена, работодатель обязан завести новую, сделав в ней первую запись о приеме на работу․ Сведения о предыдущем стаже вносятся только на основании предоставленных работником документов (справки, копии приказов), а не с его слов․
Образец акта об отсутствии трудовой книжки
Ниже представлен универсальный образец акта, который можно использовать в 2026 году․ Документ рекомендуется оформлять на бланке организации․
АКТ
о непредставлении трудовой книжки при приеме на работу
г․ [Название города]
«___» ________ 20__ г․
Мы, нижеподписавшиеся члены комиссии в составе:
- Должность: [Должность 1], ФИО: [ФИО 1]
- Должность: [Должность 2], ФИО: [ФИО 2]
- Должность: [Должность 3], ФИО: [ФИО 3]
составили настоящий акт о том, что гражданин(ка) РФ [ФИО сотрудника полностью], принятый(ая) на работу в [Название организации] на должность [Должность] приказом № [Номер] от [Дата], при оформлении трудовых отношений не предоставил(а) трудовую книжку․
Причина отсутствия документа (со слов работника):
[Здесь указывается причина, например: утрата трудовой книжки / первичное трудоустройство / нахождение трудовой книжки у предыдущего работодателя / переход на электронную трудовую книжку]․
К акту прилагаются:
Заявление работника с объяснением причин отсутствия трудовой книжки․
Копии документов, подтверждающих трудовой стаж (если предоставлены): [Перечислить, если есть]․
На основании ст․ 65 ТК РФ и заявления работника, работодателем будет [выбрать нужное: оформлена новая трудовая книжка / внесена запись в электронную трудовую книжку / сведения о стаже будут внесены после предоставления подтверждающих документов]․
Подписи членов комиссии:
_________________ / [Расшифровка подписи] / (Должность)
_________________ / [Расшифровка подписи] / (Должность)
_________________ / [Расшифровка подписи] / (Должность)
С актом ознакомлен(а):
_________________ / [ФИО сотрудника] / «___» ________ 20__ г․
Важные нюансы и риски
При оформлении данного документа следует учитывать несколько ключевых моментов, чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией:
- Ответственность за достоверность․ В акте фиксируются слова работника․ Если впоследствии выяснится, что сотрудник скрыл наличие трудовой книжки или предоставил ложные сведения о стаже, ответственность за это несет сам работник, а не работодатель, оформивший акт․
- Сроки․ Акт составляется в день приема на работу или в день, когда истек срок, отведенный работнику на предоставление документа (обычно это день выхода на работу)․
- Связь с уведомлением․ Если работник не является на работу и не предоставляет документы, может потребоваться составление акта об отсутствии работника на рабочем месте и направление уведомления о необходимости явиться и предоставить документы․ Это разные документы, но они могут быть связаны в случае прогула․
- Электронные трудовые․ В 2026 году большинство сведений о стаже содержится в базе Социального фонда России (СФР)․ Если у работника нет бумажной книжки, но есть ЭТК, работодатель просто запрашивает сведения через систему и вносит новую запись․ Акт в этом случае может составляться как внутренний документ, фиксирующий, что бумажный носитель не предоставлен, так как его может не существовать в природе․
Акт об отсутствии трудовой книжки, это важный защитный механизм для работодателя․ Он подтверждает добросовестность компании при приеме сотрудника и фиксирует объективные обстоятельства, препятствующие внесению записи в бумажный документ․ Правильное оформление акта в соответствии с образцом 2026 года и наличие письменного объяснения от работника позволят избежать штрафов и успешно пройти любые проверки трудового законодательства․
Помните: главное в кадровом делопроизводстве, документальная фиксация каждого шага․ Не полагайтесь на устные объяснения, всегда требуйте письменных заявлений и составляйте акты в присутствии комиссии․