Уничтожение испорченных, утраченных или иным образом непригодных бланков трудовых книжек (а также вкладышей к ним) регламентируется нормативными актами трудового законодательства и внутренними положениями организации. Для подтверждения факта уничтожения составляется акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Ниже представлен подробный разбор требований к оформлению акта, пошаговая инструкция и готовый образец, который можно адаптировать под конкретную организацию.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 65.1) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения трудовых книжек» – устанавливает требования к учету, хранению и уничтожению бланков.
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – содержит положения о списании и уничтожении испорченных бланков.
- Внутренние локальные акты организации (положение о работе с трудовыми книжками, инструкция по делопроизводству).
Согласно этим документам, уничтожение бланков допускается только в случае их полной непригодности (порча, утрата, повреждение) и после проведения инвентаризации, подтверждающей отсутствие возможности восстановления.
Кто участвует в составлении акта
Для обеспечения законности и прозрачности процесса уничтожения формируется комиссия, в состав которой обычно входят:
- руководитель подразделения, где хранятся бланки (или его заместитель);
- ответственный за ведение трудовых книжек (кадровик, специалист отдела кадров);
- бухгалтер или материально‑ответственное лицо (если уничтожение связано со списанием материальных ценностей);
- представитель службы безопасности или охраны труда (по желанию организации).
Все члены комиссии подписывают акт, указывая свои должности, Ф.И.О. и дату подписания.
Обязательные реквизиты акта
Акт об уничтожении бланков трудовых книжек должен содержать следующие сведения:
- Наименование организации – полное название согласно учредительным документам.
- Дата и место составления – номер акта, дата (день, месяц, год) и населенный пункт, где оформляется документ.
- Основание для составления – ссылка на внутренний приказ о проведении инвентаризации или на акт проверки состояния бланков.
- Состав комиссии – перечень членов с указанием должностей и Ф.И.О.
- Период, за который накопились испорченные бланки – либо конкретная дата повреждения, либо интервал (например, «с по »).
- Причины испорченности/утраты – описание обстоятельств (пожар, залив, механическое поврешение, утрата при перемещении и т.д.).
- Количество и реквизиты бланков – общее число бланков трудовых книжек и вкладышей, их серии и номера (если известны). При большом объеме допускается приложить ведомость с перечнем.
- Метод уничтожения – способ (шредер, сжигание, утилизация через специализированную организацию и т.п.). При привлечении сторонней организации указываются её реквизиты и акт о приёме‑передаче.
- Подписи членов комиссии – каждая подпись расшифровывается (должность, Ф.И.О.).
- Приложения – при необходимости: ведомость бланков, акт проверки, копия приказа об уничтожении, справка от утилизирующей организации.
Пошаговая инструкция по оформлению акта
- Проведите инвентаризацию бланков трудовых книжек и вкладышей. Составьте ведомость, в которой отметьте испорченные/утерянные экземпляры, указав их серии и номера.
- Оформите внутренний приказ (или распоряжение) о проведении уничтожения бланков, утвердив состав комиссии и метод уничтожения.
- Соберите комиссию в назначенное время и место. Предъявите бланки, убедитесь в их непригодности.
- Заполните акт, используя образец ниже. Внесите все обязательные реквизиты.
- После заполнения акта произведите уничтожение бланков выбранным способом. При сжигании или передаче специализированной организации составьте соответствующий акт приёма‑передачи.
- Подпишите акт всеми членами комиссии. Один экземпляр остаётся в организации (в деле кадрового документооборота), второй – прилагается к приказу об уничтожении, третий – передаётся в архив (если требуется внутренним регламентом).
- Храните акт в соответствии с внутренними нормативами по хранению кадровых документов (обычно не менее 50 лет);
Образец акта об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Ниже представлен типовой шаблон. Скопируйте его в документ Word или Google Docs, замените выделенные места на свои данные и распечатайте.
АКТ № __ об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним г. _______________________ «__» __________ 20__ г. Мы, нижеподписавшиеся: ______________________________ (должность) ______________________________ (Ф.И.О.) ______________________________ (должность) ______________________________ (Ф.И.О.) ______________________________ (должность) ______________________________ (Ф.И.О.) созданные в соответствии с приказом № __ от «__» __________ 20__ г. «Об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним», установили: Основание: Приказ № __ от «__» __________ 20__ г. о проведении инвентаризации бланков трудовых книжек. Период накопления испорченных бланков: с «__» __________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г. Причины испорченности: _________________________________________________ (например: залив водой при аварии на трубопроводе, механическое повреждение при перемещении архива, утрата при пожаре и т.д.) Количество и реквизиты бланков: Всего бланков трудовых книжек: ___ шт; Серии и номера: _________________________________________________ Всего вкладышей к трудовым книжкам: ___ шт. Серии и номера вкладышей: _________________________________________________ (При большом объёма – приложить ведомость № __) Метод уничтожения: _________________________________________________ (например: измельчение в промышленном шредере, сжигание в специализированной печи, передача в организацию «ЭкоУтилизация» ИНН ____, КПП ____, акт приёма‑передачи № __ от «__» __________ 20__ г.) Подписи членов комиссии: _____________________ /_____________________/ (должность) (Ф.И.О.) _____________________ /_____________________/ (должность) (Ф.И.О.) _____________________ /_____________________/ (должность) (Ф.И.О.) Приложения: Ведомость испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (№ __). Копия приказа № __ от «__» __________ 20__ г. Акт приёма‑передачи бланков на уничтожение (если уничтожение осуществлялось сторонней организацией).
После заполнения акта рекомендуется пронумеровать страницы, прошить документ (если он многостраничный) и поставить печать организации (если внутренний регламент требует её использования).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли уничтожать бланки трудовой книжки без акта?
Нет. Уничтожение без оформления акта считается нарушением требований по ведению трудовых книжек и может повлечь административную ответственность организации.
Как долго хранить акт об уничтожении?
Согласно внутренним нормативным актам большинства организаций, акт хранится в деле кадрового документооборота не менее 50 лет, так как относится к документам, подтверждающим факт ведения и хранения трудовых книжек.
Нужно ли получать согласие работника на уничтожение его трудовой книжки?
Согласие работника не требуется, если уничтожение касается только бланков (пустых форм), которые ещё не были заполнены данными о конкретном сотруднике. Если же речь идёт о уже заполненной трудовой книжке работника, её уничтожение допускается только в случае полной утраты документа и после выдачи дубликата работнику.
Можно ли использовать электронный образец акта?
Да. Электронный вариант акта имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, при условии соблюдения требований к электронному документообороту (ЭЦП, хранение в информационной системе и т.д.).
Что делать, если обнаружены бланки с частичной повреждённостью, но информация читаема?
Такие бланки подлежат восстановлению (например, аккуратному копированию данных в новый бланк) и не подлежат уничтожению. Уничтожению подлежат только те экземпляры, которые невозможно восстановить или использовать;
Правильное оформление акта об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним является важным элементом кадрового документооборота и обеспечивает защиту организации от возможных претензий со стороны контролирующих органов. Следуя представленной инструкции и используя приведённый образец, вы сможете оформить акт быстро, без ошибок и в полном соответствии с действующим законодательством.
Если у вас остались вопросы или требуется адаптация шаблона под специфику вашей организации, рекомендуем проконсультироваться с юристом или специалистом по кадровому делопроизводству.