Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Её ведение строго регламентировано законодательством. Однако что происходит, когда бланк испорчен при заполнении, утерян или подлежит замене в связи с переходом на электронный документ? Именно здесь на первый план выходит акт — официальный документ, фиксирующий факт списания и уничтожения недействительного бланка.

Когда необходим акт?

Составление акта требуется в строго определённых случаях, предусмотренных внутренними правилами предприятия и нормативными актами:

• Испорченный при заполнении бланк. Если при внесении записей допущена ошибка, которая не может быть исправлена в установленном порядке (например, зачёркивание, неверные данные), испорченный бланк подлежит списанию.
• Утеря или порча трудовой книжки. При признании документ недействительным (утрата, повреждение) старый бланк считается списанным после выдачи дубликата.
• Замена бумажной книжки на электронную (ЭТК). При переходе на электронный документооборот физический бланк, ранее выданный работнику, подлежит изъятию и уничтожению. На него также составляется акт.
• Списание вкладыша. Если в бумажную книжку вклеивался вкладыш (например, при разделении записей), и он испорчен или истёк, он также списывается актом.

Кто и как утверждает акт?

Акт является внутренним документом организации. Его утверждает работодатель или уполномоченное им лицо (например, главный бухгалтер, начальник отдела кадров). Утверждение означает согласие с содержанием акта и фактом списания. Обычно это выражается подписью и печатью организации.

Структура и содержание акта

Акт должен быть составлен в письменной форме. Его структура может варьироваться, но обязательными являются следующие реквизиты:

1. «Акт об уничтожении (списании) испорченного бланка трудовой книжки».
2. Дата и место составления.
3. Основание для составления акта: ссылка на внутренний приказ, факт порчи, решение о переходе на ЭТК и т.д.
4. Подробное описание бланка:
   • Серия и номер испорченной трудовой книжки или вкладыша.
   • ФИО работника, которому она была выдана (если был выдан).
   • Причина списания (например: «При заполнении записи о приёме на работу допущена ошибка в дате, исправление невозможено»).
   • Состояние бланка (порван, залит чернилами, испорчен при переплёте и т.д.).
5. Перечень действий: констатация факта изъятия испорченного бланка у работника (если был выдан) или его наличия в организации.
6. Подписи:
   • Членов комиссии (если акт составляется комиссией) или ответственных лиц.
   • Работника (если он присутствовал при изъятии/уничтожении, для ознакомления);
7. Утверждающая подпись (руководителя организации или уполномоченного лица) и печать.

Порядок действий после составления акта

Изъятие испорченного бланка. Если книжка была у работника, она изымается. Работнику выдаётся расписка в получении нового бланка (или дубликата) и о факте изъятия старого.

Физическое уничтожение. Бланк уничтожается способом, исключающим возможность его дальнейшего использования (чаще всего — переплётный цех или shredder). Желательно иметь свидетелей.

Регистрация. Аттестат (акт) подшивается в дело по кадрам (личное дело работника или отдельное дело по списанным бланкам).

Оформление нового документа. Работнику выдается новая трудовая книжка установленного образца или вносится запись в электронную трудовую книжку (ЭТК).

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и акты

С 2020/2021 годов в России и других странах СНГ активно внедряется система электронных трудовых книжек. Это не отменяет необходимости оформления актов в бумажном формате при списании старых бланков.

Ключевые моменты:

• При переходе на ЭТК работодатель обязан изъять у работника бумажный бланк (если он был выдан) и составить на него акт об уничтожении.
• Сведения из бумажной книжки переносятся в электронный реестр (например, в реестр застрахованных лиц в Украине или в систему СЗВ-ТД в России).
• Акт служит доказательством, что бумажный документ, содержащий персональные данные, был уничтожен в соответствии с требованиями законодательства о персональных данных.

Типичные ошибки и ответственность

Ошибки:

• Отсутствие акта при уничтожении испорченного бланка. Это создаёт риски: невозможно подтвердить законность уничтожения, может возникнуть вопрос о подлинности нового документа.
• Неточное описание бланка (не указан серийный номер, ФИО).
• Отсутствие утверждающей подписи и печати.
• Неизъятие испорченного бланка у работника (если он был выдан).

Ответственность: Несоблюдение порядка учёта и хранения бланков трудовых книжек, а также правил их списания может повлечь административную ответственность для должностных лиц и организации (штрафы по КоАП РФ, ст. 5.27 и др.).

Образец (шаблон) акта

Ниже приведён упрощённый пример. В организации может использоваться собственная форма.

АКТ
«___» __________ 20__ г.

г. ___________

Мы, нижеподписавшиеся:
____________________ (должность, ФИО)
____________________ (должность, ФИО)
составили настоящий акт о том, что бланк трудовой книжки (вкладыша) серия ______ № ______,
выданный работнику ____________________ (ФИО), в связи с ____________________ (причина:
испорчен при заполнении, утерян, подлежит замене в связи с переходом на ЭТК и т.д.)
признан недействительным и подлежащим списанию и уничтожению.
Описание состояния бланка: _________________________________________________.

Бланк изъят у работника ____________________ (ФИО) «___» __________ 20__ г. (расписка прилагается)
или находится в организации (если не был выдан).
Настоящий акт составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Члены комиссии:
____________________ (подпись) / ____________________ (ФИО)
____________________ (подпись) / ____________________ (ФИО)
Работник (при наличии):
____________________ (подпись) / ____________________ (ФИО)

Утверждаю:
____________________ (должность)
____________________ (подпись) / ____________________ (ФИО)
(печать организации)
 

Акт об утверждении (списании и уничтожении) трудовой книжки, это важный кадровый документ, обеспечивающий порядок и контроль в учёте бланков строгой отчётности. Его грамотное оформление защищает как работодателя, так и работника, подтверждая легитимность действий с документами, подтверждающими трудовой стаж. При переходе на электронные трудовые книжки роль акта становится ещё более значимой, так как он фиксирует завершающий этап работы с бумажным носителем персональных данных.

Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций необходимо руководствоваться действующим законодательством вашей страны (Трудовым кодексом, инструкциями Пенсионного фонда) и внутренними нормативными актами организации. При возникновении сложных вопросов рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.