Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина, его профессиональный путь, места работы и периоды трудовой деятельности. Именно на основании записей в трудовой книжке рассчитываются пенсия, социальные выплаты, компенсации и другие льготы. Однако в условиях современной жизни трудовая книжка может быть утеряна, повреждена, украдена или уничтожена в результате стихийного бедствия. В таких случаях законодательство РФ предусматривает процедуру восстановления документа через оформление акта об утере трудовой книжки.

Когда требуется акт об утере трудовой книжки?

Акт об утере трудовой книжки — это официальный документ, который подтверждает факт утраты или повреждения трудовой книжки и служит основанием для её восстановления. Он необходим в следующих случаях:

• Трудовая книжка полностью утеряна (например, при переезде, пожаре, краже или потере в общественном транспорте);
• Документ повреждён настолько, что невозможно прочитать записи (порван, выгорел, намок, испорчен чернилами);
• Работник не может предоставить трудовую книжку при устройстве на новую работу, и работодатель требует подтверждения стажа;
• При оформлении пенсии Пенсионный фонд требует подтверждение трудового стажа, но трудовая книжка отсутствует.

Кто выдаёт акт об утере трудовой книжки?

Акт об утере трудовой книжки оформляется текущим работодателем (на момент обращения) по заявлению работника. Если работник уже не трудоустроен, акт может быть оформлен последним работодателем, у которого трудовая книжка была на руках. В случае, если последний работодатель ликвидирован, акт оформляется через архивную службу или органы социальной защиты по месту жительства.

Важно!

Если трудовая книжка была утеряна до 2025 года, и работник продолжает трудовую деятельность, то восстановление происходит по старым правилам, через бумажный акт. Если же работник с 2025 года работает исключительно с электронной трудовой книжкой (ЭТК), то акт об утере бумажной книжки не требуется — все данные хранятся в системе Пенсионного фонда РФ;

Как оформить акт об утере трудовой книжки: пошаговая инструкция

1. Напишите заявление на имя руководителя организации (или бывшего работодателя). В заявлении укажите:
   • ФИО, паспортные данные;
   • Дата и обстоятельства утраты (например: «утеряна при переезде»);
   • Просьбу оформить акт об утере трудовой книжки;
   • Дата и подпись.
2. Соберите документы, подтверждающие трудовой стаж:
   • Копии приказов о приеме на работу и увольнении;
   • Выписки из лицевых счетов;
   • Справки с бывших мест работы (о периоде работы и должности);
   • Копии трудовых договоров;
   • Свидетельства о начислении заработной платы;
   • Выписки из архивов (если организация ликвидирована).
3. Работодатель составляет акт на бланке организации (форма не строго регламентирована, но должна содержать):
   • Наименование организации;
   • Дата и номер акта;
   • ФИО работника, паспортные данные;
   • Описание обстоятельств утраты;
   • Перечень подтверждающих документов;
   • Подпись руководителя, печать организации, ФИО и подпись составителя.
4. На основании акта работодатель выдаёт новую трудовую книжку с восстановленными записями, внесёнными на основании собранных документов.

Форма акта об утере (пример структуры)

АКТ
об утере трудовой книжки
№ ___ от «___» __________ 20__ г.

Гражданин [ФИО], паспорт: серия ___ № ______, выдан ___,
заявил, что его трудовая книжка была утеряна [указать обстоятельства: дата, место, причина].

На основании представленных документов:
- приказ о приеме на работу от ___;
- справка с места работы от ___;
- выписка из лицевого счета от ___;

- иные документы (перечислить),

установлено, что трудовая книжка утеряна, а сведения о трудовом стаже подтверждены.

Акт составлен в двух экземплярах: один — работнику, второй — в архив организации.

Руководитель организации: ___________ /Ф.И.О./
Составитель: ___________ /Ф.И.О./

Что делать, если последний работодатель ликвидирован?

Если организация, где вы работали последним, больше не существует, обратитесь в:

• Государственный архив по месту нахождения ликвидированной организации — там хранятся копии приказов, лицевых счетов и других документов;
• Пенсионный фонд РФ — можно запросить выписку из электронной трудовой книжки (если она велась);
• Центр занятости населения — в некоторых регионах они помогают в восстановлении стажа;
• Суд — если другие способы не помогли, можно подать иск о признании трудового стажа на основании свидетельских показаний и документов (например, выписки из бухгалтерии, показания коллег).

Особенности 2025–2026 годов: электронная трудовая книжка

С 2025 года в России активно развивается переход на электронные трудовые книжки. Если работник с 2020 года не подавал заявление об отказе от бумажной книжки, то у него ведётся двойной учёт: и бумажная, и электронная книжка. Если бумажная утеряна, а электронная есть — акт об утере не требуется. Все данные доступны в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ (pfrf.ru) или через портал Госуслуг.

Если вы впервые устроились на работу после 2020 года и не получали бумажную книжку — у вас только электронная. В этом случае восстановление не требуется — все данные хранятся в системе ПФР.

Рекомендации для работников:

• Проверяйте наличие электронной трудовой книжки на сайте ПФР — это надёжнее, чем бумажный документ;
• Сканируйте и сохраняйте копии всех приказов, справок и трудовых договоров;
• Если у вас есть бумажная книжка — храните её в надёжном месте (сейф, банковская ячейка);
• При смене работы требуйте внесение всех записей в электронную книжку, это защитит вас от потери стажа.

Что будет, если не оформить акт об утере?

Без акта об утере и подтверждающих документов работодатель не имеет права выдать новую трудовую книжку. Это может привести к:

• Отказу в приёме на работу;
• Задержке оформления пенсии;
• Потере части стажа, что снижает размер будущей пенсии;
• Сложностям при получении социальных льгот и компенсаций.

В некоторых случаях работники обращались в суд с исками о взыскании упущенной выгоды (например, неполученного заработка за период задержки выдачи трудовой книжки). Суды в таких делах встают на сторону работника, если он доказал факт утраты и своевременное обращение за восстановлением.

Акт об утере трудовой книжки, это не просто формальность, а важный юридический инструмент, позволяющий восстановить ваш трудовой стаж и защитить ваши права на пенсию и социальные гарантии. В 2026 году, когда цифровизация набирает обороты, важно понимать: бумажная книжка — это реликвия, а электронная — будущее. Но пока вы работаете с бумажной, не пренебрегайте её сохранностью и в случае утраты — действуйте быстро и правильно: собирайте документы, пишите заявление, оформляйте акт.

Помните: ваш стаж — это ваша пенсия. Не позволяйте утерянной книжке стать причиной потери заработанного.

Совет: Обратитесь в Пенсионный фонд РФ — они помогут проверить, есть ли у вас электронная трудовая книжка, и подскажут, какие документы нужны для восстановления стажа. Это сэкономит вам время и нервы.