Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий всю официальную трудовую деятельность гражданина. Она ведётся работодателем с момента приёма сотрудника на работу и хранится у него до момента увольнения. При необходимости сотрудник может получить заверенную копию этой книжки – документ‚ достоверность которого официально подтверждена организацией‑работодателем.

Почему нужна заверенная копия трудовой книжки

Заверенная копия требуется в следующих ситуациях:

• Подтверждение трудового стажа при оформлении пенсии‚ пособий‚ социальных выплат и компенсаций;
• Трудоустройство‚ когда оригинал книжки находится у предыдущего работодателя;
• Предоставление документов в банк‚ паспортно‑визовый центр‚ нотариусу или иные учреждения;
• Получение выписки из трудовой книжки для судебных или административных процедур;
• Иные случаи‚ когда требуется доказательство факта и продолжительности трудовой деятельности.

Как правильно оформить заверение копии трудовой книжки

Согласно действующим нормативным актам (Трудовой кодекс РФ‚ ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и внутренние регламенты организаций)‚ заверение копии осуществляется следующим образом:

1. Сотрудник подаёт письменное заявление о выдаче копии трудовой книжки (или выписки из неё) в отдел кадров или непосредственно руководителю.
2. Кадровик делает точную ксерокопию (или скан) всех страниц трудовой книжки‚ включая обложку и последние записи.
3. На копии проставляются:
• Надпись «Копия верна» (или аналогичная формулировка);
• Указание количества листов‚ которые были прошиты‚ пронумерованы и скреплены;
• Должность лица‚ уполномоченного на заверение;
• Личная подпись этого лица с расшифровкой;
• Дата заверения;
• Печать организации (должна частично заходить на прошивочную пломбу‚ если таковая имеется).
4. Если используется специальный штамп (например‚ утверждённый образец 2026 года)‚ он ставится рядом с подписью и печатью.
5. После заверения копия выдаётся сотруднику под расписку;

Важно‚ чтобы все элементы были чётко читаемы‚ а печать не закрывала важные записи. Неправильно оформленная копия может быть признана недействительной‚ что повлечёт отказ в приёме документов и возможные штрафы со стороны трудовой инспекции.

Электронная трудовая книжка (СТД‑Р)

С 2021 года в России действует электронный формат трудовой книжки – форма СТД‑Р. Работодатель‚ по запросу сотрудника‚ обязан выдать заверенную копию электронной трудовой книжки в виде печатного документа‚ содержащего все сведения из электронного реестра. Процедура заверения аналогична бумажному варианту: ставится подпись уполномоченного лица‚ печать организации и дата выдачи.

Порядок и сроки выдачи заверенной копии

Согласно статье 62 ТК РФ‚ работодатель обязан:

• Выдать заверенную копию трудовой книжки (или выписку из неё) в течение трёх рабочих дней с момента получения письменного заявления сотрудника;
• Обеспечить бесплатность предоставления копии (за исключением случаев‚ когда сотрудник запрашивает множество копий сверх разумной необходимости).

Если работник отказался от бумажной трудовой книжки и выбрал электронный вариант‚ работодатель всё равно обязан предоставить заверенную копию электронной трудовой книжки по первому требованию.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Заявление составляется в произвольной форме‚ но должно содержать следующие реквизиты:

1. Название организации и её реквизиты;
2. ФИО сотрудника‚ его должность и структурное подразделение;
3. Просьба выдать заверенную копию трудовой книжки (или выписку из неё) с указанием цели получения;
4. Дата подачи заявления;
5. Подпись сотрудника и расшифровка подписи.

Примерный текст:

Иванову Ивану Ивановичу‚ бухгалтеру отдела учёта‚ ООО «Пример»

Заявление

Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (всех листов) для подачи в Пенсионный фонд РФ в целях подтверждения трудового стажа.

Подпись: _____________ /Иванов И.И./

Последствия неправильного оформления заверенной копии

Если копия трудовой книжки оформлена с нарушением установленных требований (отсутствует печать‚ не указана дата‚ подпись не расшифрована‚ количество листов не указано и т.п.)‚ такие документы могут быть:

• Признаны недействительными при обращении в государственные органы (ПФР‚ ФСС‚ налоговые органы);
• Причиной отказа в приёме на работу или назначении выплат;
• Поводом для привлечения работодателя к административной ответственности (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Заверенная копия трудовой книжки – это не просто ксерокс‚ а официально подтверждённый документ‚ имеющий юридическую силу. Правильное оформление заверения защищает права сотрудника и снимает риски для работодателя. Соблюдение требований ТК РФ‚ ГОСТов и внутренних регламентов гарантирует‚ что копия будет принята во всех инстанциях без лишних задержек;

Сотруднику рекомендуется хранить полученную заверенную копию в безопасном месте‚ а работодателю – вести журнал выдачи таких копий и контролировать соблюдение установленных сроков и процедур;