Потеря трудовой книжки – ситуация, которая может возникнуть как у работника, так и у работодателя. В соответствии с трудовым законодательством РФ, при утрате документа необходимо оформить акт об утрате трудовой книжки. Этот акт служит основанием для выдачи дубликата трудовой книжки и фиксирует факт утери, обстоятельства и принятые меры.

Когда требуется составлять акт об утрате трудовой книжки?

• Работник потерял свою трудовую книжку (например, при краже, пожаре, стихийном бедствии или просто забыл).
• Работодатель утратил трудовую книжку сотрудника, находящуюся на его хранении (например, при пожарном происшествии в архиве).
• Утрата произошла в результате чрезвычайной ситуации, когда невозможно восстановить сведения иным способом.

В таких случаях оформляется акт, который подписывается комиссией, созданной работодателем, либо непосредственно работником (в случае, когда он сам обращается за дубликатом).

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок оформления акта об утрате трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66 – ведение трудовых книжек).
2. Постановление Минтруда России от № 69 «О порядке ведения трудовых книжек и выдаче дубликатов».
3. ФЗ «О персональных данных» (при обработке сведений из трудовой книжки).
4. Локальные нормативные акты организации (положение о ведении трудовых книжек, инструкция по кадровому делопроизводству).

Кто составляет акт?

Согласно практике и рекомендациям КонсультантПлюс, акт об утрате трудовой книжки составляется:

• Комиссией по установлению трудового стажа (или комиссией по расследованию факта утраты), созданной приказом руководителя.
• В комиссию входят представители отдела кадров, бухгалтерии, юридической службы и, при необходимости, руководитель подразделения, где работал сотрудник.
• Если утрата произошла по вине работника, он сам может подать заявление об утере, а акт оформляется работодателем на основании этого заявления и дополнительных документов (справки, копии приказов и т.д.).

Содержание акта об утрате трудовой книжки

Акт должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование организации (полное наименование, ИНН, КПП).
• Название документа: «Акт об утрате трудовой книжки».
• Дата и место составления (город, номер кабинета/отдела).
• Сведения о комиссии (ФИО, должности, подписи).
• Информация о сотруднике, у которого утрачена трудовая книжка (ФИО, должность, подразделение, табельный номер).
• Описание обстоятельств утраты (когда, как, при каких условиях произошла потеря; ссылка на чрезвычайную ситуацию, если таковая имела место).
• Перечень документов, которые были использованы для подтверждения стажа и других сведений (копии приказов, справки с прежних мест работы, выписки из архива, формы СТД‑СФР/СТД‑Р и т.д.).
• Подписи членов комиссии и печать организации (при наличии).

Образец заполнения акта об утрате трудовой книжки

Ниже представлен типовой бланк акта. Обратите внимание, что форма не унифицирована законодательно, поэтому организация может адаптировать её под свои внутренние требования.

АКТ ОБ УТРАТЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

г. _______________________ «___» __________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся:

ФИО – должность (председатель комиссии) 
ФИО – должность (член комиссии) 
ФИО – должность (член комиссии) 

созданные приказом № ___ от «___» __________ 20__ г. о создании комиссии по установлению трудового стажа (по расследованию факта утраты трудовой книжки),

в соответствии с пунктом 40 Порядка ведения трудовых книжек и выдачи дубликатов, утверждённого Приказом Минтруда России от № 69,

установили:
Сотрудник: Иванов Иван Иванович, табельный № 12345, должность – инженер‑механик, отдел производства.

Обстоятельства утраты: 15 мая 2026 г. сотрудник сообщил, что трудовая книжка была утеряна при переезде в новую квартиру. Документ не был найден несмотря на проведение поисков в личных вещах и обращение в службу lost‑and‑found.

Подтверждающие документы:

 
Копия приказа о приёме на работу № 78 от .
 
Справка из бывшего места работы ООО «СтройСервис» о периодах работы с по .
 
Выписка из ПФР (форма СТД‑СФР) за период 2020‑2026 гг.
 
Копия трудового договора № 456 от .


Председатель комиссии: _____________________/Иванов П.С./ 
Член комиссии: _____________________/Петрова А.В./ 
Член комиссии: _____________________/Сидоров М.Н./ 
М.П. (при наличии)

Примечание: в реальном документе вместо тегов <ul> и <li> используются обычные маркированные списки; здесь они приведены для наглядности.

Порядок действий после составления акта

1. Акт направляется в отдел кадров для оформления дубликата трудовой книжки.
2. Кадровик заполняет дубликат, внося только те сведения, которые подтверждены документами (см. п. 5 акта).
3. На титульном листе дубликата ставится отметка «Дубликат».
4. Оригинал акта хранится в личном деле сотрудника (срок хранения – 75 лет согласно Федеральному закону «О персональных данных»).
5. Копия акта может быть передана сотруднику для подтверждения факта утраты при обращении в другие организации (например, при трудоустройстве).

Отличие акта об утрате от других аналогичных документов

Ответственность за несвоевременное оформление акта

Если работодатель не оформляет акт об утрате трудовой книжки в разумные сроки (как правило, не позднее 15 рабочих дней с момента получения заявления сотрудника), это может повлечь:

• Нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ – нарушение сроков выдачи дубликата трудовой книжки).
• Возможные штрафы для должностных лиц (от 1 000 до 5 000 руб.) и для организации (от 30 000 до 50 000 руб.).
• Трудовые споры, связанные с невозможностью подтверждения стажа при назначении пенсии или при приёме на новую работу.

Практические рекомендации

• В локальном нормативном акте организации закрепить образец заявления об утере трудовой книжки и порядок создания комиссии.
• Хранить электронные копий подтверждающих документов (сканы приказов, справок) в защищённой системе документооборота – это ускорит процесс заполнения дубликата.
• При утрате в результате чрезвычайной ситуации (пожар, наводнение) сразу фиксировать факт в акте чрезвычайной ситуации и приложить к акту об утрате.
• Обеспечить обучение сотрудников отдела кадров правилам заполнения акта и дубликата трудовой книжки.

Акт об утрате трудовой книжки – важный кадровый документ, который фиксирует факт потери трудовой книжки и служит основанием для выдачи её дубликата. Правильное оформление акта помогает избежать правовых рисков, обеспечивает защиту прав работника и соблюдение требований трудового законодательства. Следуя представленному порядку и используя приведённый образец, организация сможет оперативно и корректно решить вопрос утраты трудовой книжки.