Акт отказа работника от получения трудовой книжки – это официальный документ, который оформляется работодателем в случае, если сотрудник отказывается забирать трудовую книжку при увольнении (или при закрытии предприятия). Данный акт фиксирует факт отказа, защищает интересы обеих сторон и позволяет избежать споров о передаче документа.
Содержание статьи
- Что такое акт отказа от трудовой книжки?
- Нормативно‑правовая база
- Когда требуется оформить акт?
- Структура и обязательные реквизиты акта
- Образец акта (с пояснениями)
- Порядок составления и подписания
- Последствия отказа работника
- Часто задаваемые вопросы
Что такое акт отказа от трудовой книжки?
Акт – это письменный документ, подтверждающий, что работник отказался от получения своей трудовой книжки в момент увольнения. Он подписывается обеими сторонами (работодателем и работником) и хранится в кадровом деле организации.
Нормативно‑правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие данный вопрос:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 80, 81, 84;
- Приказ Минтруда России от № 113н «Об утверждении формы акта об отказе от получения трудовой книжки»;
- Федеральный закон № 273-ФЗ «Об образовании» (в части перехода к электронным трудовым книжкам).
С 2025 года в России активно вводятся электронные трудовые книжки, однако бумажный вариант остаётся обязательным, если работник явно не выразил согласие на электронный формат.
Когда требуется оформить акт?
Акт составляется в следующих ситуациях:
- Работник отказывается забрать бумажную трудовую книжку при увольнении.
- Сотрудник не пришёл за документом в течение установленного срока (обычно 5 рабочих дней) после увольнения.
- Закрытие филиала или всего предприятия, когда часть персонала не может лично получить книжку.
- Работник выразил желание получать трудовую книжку в электронном виде, но не оформил соответствующее заявление;
Структура и обязательные реквизиты акта
Согласно приказу Минтруда, акт должен содержать следующие пункты:
- Шапка документа: название организации, её ИНН, ОГРН, адрес.
- Дата и место составления акта.
- Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, должность, табельный номер.
- Сведения о трудовой книжке: номер, дата выдачи, наличие отметок о предыдущих местах работы.
- Текст отказа: формулировка, что работник отказывается принимать трудовую книжку.
- Подписи сторон: подпись работника (или его представителя) и подпись лица, ответственного за кадровое делопроизводство.
- Печать организации (если используется бумажный вариант).
Образец акта (с пояснениями)
АКТ ОТКАЗА РАБОТНИКА ОТ ПОЛУЧЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ г. ____________ «___» __________ 2026 г. Мы, нижеподписавшиеся: Работодатель: _______________________________ (наименование организации, ИНН __________, ОГРН __________, юридический адрес: _______________________________) Работник: _______________________________ (ФИО, дата рождения __________, табельный номер __________, должность __________, подразделение __________) составили настоящий акт о следующем: Работник был уволен (уволен по собственному желанию/по соглашению сторон/по сокращению штата) с ____________ (дата увольнения). Трудовая книжка № ________, выданная работнику __________ (дата выдачи), находится в распоряжении работодателя. Работник в присутствии представителя работодателя отказался от получения трудовой книжки, заявив: «Я отказываюсь принимать трудовую книжку в бумажном виде и буду использовать электронный вариант/по личным причинам». Работодатель информировал работника о праве получить трудовую книжку в течение 5 (пять) рабочих дней с даты увольнения и о возможности оформить электронную трудовую книжку. Данный акт составлен в двух экземплярах, один из которых находится в кадровом деле работодателя, второй – у работника (при наличии подписи). Подписи: _____________________/ _____________________ (Работодатель) (Работник) М.П.
В примере указаны все обязательные реквизиты. При необходимости в акт можно добавить пункты о передаче электронных копий, о возврате оригинала в случае изменения решения и т.д.
Порядок составления и подписания
Для корректного оформления акта следует выполнить несколько шагов:
- Подготовка документа. Используйте утверждённый шаблон (можно скачать в формате DOC или PDF).
- Уведомление работника. За 5–7 дней до увольнения разъясните работнику его права: получить бумажную книжку, оформить электронную, либо отказаться.
- Согласование отказа. Работник должен выразить отказ в письменной форме (устно – только в присутствии свидетеля, после чего составляеться акт).
- Подписание акта. Оба подписывают документ в присутствии свидетеля (при желании) и ставят печать организации.
- Хранение. Один экземпляр помещается в личное дело работника, второй – в кадровый архив работодателя.
- Регистрация в системе. При наличии электронных трудовых книжек запись об отказе вносится в ЕГРТ (Единый государственный реестр трудовой деятельности).
Последствия отказа работника
- Для работника:
- Отказ от бумажной трудовой книжки не лишает его права на трудовую историю – она сохраняется в электронном виде (при наличии согласия).
- В случае, если в дальнейшем понадобится бумажный документ (например, для оформления визы), работнику придётся обратиться в отдел кадров с заявлением о выдаче копии.
- Для работодателя:
- Наличие подписанного акта защищает от претензий о «незаконном удержании» документа.
- Если работник отказывается от получения книжки без подписанного акта, работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф за нарушение ТК РФ).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отказаться от трудовой книжки полностью?
Да, работник имеет право отказаться от получения бумажного экземпляра. При этом он обязан оформить заявление об отказе, которое фиксируется в акте.
Что делать, если работник не пришёл за книжкой в течение 5 дней?
Работодатель обязан составить акт отказа, указав, что работник не явился за документом. После этого книжка считается переданной работодателю и хранится в кадровом деле.
Можно ли позже изменить решение и получить книжку?
Да. Работник может подать письменное заявление о желании получить книжку. Работодатель обязан выдать её в течение 5 рабочих дней.
Как оформить отказ, если работник выбирает электронную трудовую книжку?
Требуется заявление работника о переходе на электронный формат, а также подпись в акте, где указано, что он отказывается от бумажного варианта.
Нужна ли печать организации в электронном акте?
При оформлении в электронном виде печать заменяется электронной подпись уполномоченного лица.
Акт отказа работника от получения трудовой книжки – важный юридический документ, который защищает интересы как работодателя, так и самого сотрудника. Правильное оформление акта, соблюдение сроков и наличие всех обязательных реквизитов позволяют избежать конфликтов и штрафных санкций. При возникновении сомнений рекомендуется проконсультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве.
Если вам нужен готовый шаблон, вы можете скачать его в форматах DOC и PDF с официальных правовых порталов или воспользоваться сервисом «Моё дело», где представлен образец, проверенный юристами.