Акт отсутствия трудовой книжки – документ, фиксирующий факт того, что при приёме на работу (или при увольнении) работник не предоставил свою трудовую книжку, либо в организации отсутствует журнал учёта трудовых книжек. Данный акт служит доказательством в трудовых спорах и позволяет работодателю выполнить требования Трудового кодекса РФ (ТК РФ).

Содержание статьи

1. Правовая база
2. Когда необходим акт
3. Структура и обязательные реквизиты акта
4. Образец акта (Word / PDF)
5. Порядок составления и подписания
6. Последствия отсутствия акта
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие оформление и учёт трудовых книжек:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 84‑1, 84‑2, 84‑3).
• Постановление Министерства труда и социальной защиты РФ от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России № 322н от «Об утверждении формы журнала учёта трудовых книжек».
• Федеральный закон № 81‑ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ» (в части обязательного учёта стажа).

Согласно ст. 84‑1 ТК РФ, работодатель обязан вести журнал учёта трудовых книжек и фиксировать в нём все операции с книжками (выдача, возврат, утеря, повреждение). Если такой журнал отсутствует, а также если работник не предоставил свою книжку, необходимо составить акт об отсутствии трудовой книжки.

Когда необходим акт

Акт составляется в следующих ситуациях:

• При приёме на работу, если соискатель не принёс свою трудовую книжку.
• При увольнении, если работник отказался от получения или сдачи книжки.
• При обнаружении в организации отсутствия журнала учёта трудовых книжек (например, в результате переезда, реорганизации).
• При проверке Фонда социального страхования (ФСС) и необходимости подтверждения факта отсутствия документов.
• В случае утери или повреждения книжки, когда работник не может её предоставить.

Во всех перечисленных случаях акт фиксирует факт отсутствия, а также уведомляет работника о правовых последствиях (недоступность некоторых льгот, необходимость оформления новой книжки).

Структура и обязательные реквизиты акта

Акт об отсутствии трудовой книжки не имеет унифицированной формы, однако в практике рекомендуется включать следующие реквизиты:

Для удобства акт часто оформляют в виде двухстраничного документа: первая страница – реквизиты и описание факта, вторая – подписи и печать.

Образец акта (Word / PDF)

Ниже приведён пример типового акта. Его можно скопировать в любой текстовый редактор (Word, LibreOffice) и адаптировать под конкретную организацию.

ООО «Пример»
ИНН 7701234567, ОГРН 1127701234567
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1

АКТ № 12/2026
о факте отсутствия трудовой книжки

г. Москва «23» мая 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Иванов Иван Иванович, директор ООО «Пример», действующий на основании Устава,
Петров Петр Петрович, сотрудник отдела кадров, (далее – «Работодатель»),

составили настоящий акт о следующем:

Сотрудник: Петрова Мария Сергеевна,
 дата рождения г., паспорт 45 01 123456, выдан ОВД г. Москвы г.,
 должность – бухгалтер, дата приема на работу – г.

При приёме на работу Петрова М.С. не представила свою трудовую книжку. В журнале учёта трудовых книжек (форма № 1) отсутствует запись о её выдаче.

Работник уведомлён, что отсутствие трудовой книжки влечёт:
 • невозможность оформления стажа в Пенсионном фонде РФ,
 • ограничение в получении некоторых социальных льгот,
 • необходимость в течение 5 рабочих дней подать письменное заявление о выдаче новой книжки.

Работник подписал (или отказался подписать) настоящий акт:
 _______________________ / Петрова М.С. (подпись)
 _______________________ / Иванов И.И. (директор)

Приложения:
 – Заявление Петровой М.С. о выдаче новой трудовой книжки (копия).

Подписи сторон
_______________________ _______________________
(директор) (работник)

М.П.

Скачать готовый шаблон в формате Word или PDF можно по указанным ссылкам.

Порядок составления и подписания

Подготовительный этап

• Проверить наличие журнала учёта трудовых книжек. Если журнал отсутствует – оформить докладную записку об отсутствии журнала (см. образцы в КонсультантПлюс).
• Установить причину отсутствия книжки у работника (не предоставлена, утеряна, повреждена).
• Собрать заявление работника о выдаче новой книжки (по ст. 84‑1 ТК РФ).

Составление акта

1. Открыть шаблон акта в Word.
2. Заполнить реквизиты организации (наименование, ИНН, ОГРН, адрес).
3. Указать номер и дату акта.
4. Внести полные данные работника (ФИО, паспорт, должность, дата приёма).
5. Отразить факт отсутствия трудовой книжки и указать причину.
6. Добавить пункт об уведомлении работника о последствиях.
7. Прикрепить к акту все сопутствующие документы (заявление, копию паспорта, справку из ФСС).
8. Распечатать документ, поставить печать организации (если она есть) и подписи.

Подписание

• Работник подписывает акт в присутствии представителя работодателя. Если работник отказывается подписать, в акте фиксируется «отказ от подписания» и работник ставит подпись «отказ».
• Сделать две копии: одну хранить в личном деле работника, вторую – в журнале учёта трудовых книжек.

Дальнейшие действия

• В течение 5 рабочих дней оформить новую трудовую книжку (по заявлению работника).
• Внести запись о выдаче новой книжки в журнал учёта.
• При проверке ФСС предоставить акт как доказательство того, что отсутствие книжки зафиксировано надлежащим образом.

Последствия отсутствия акта

Если акт не составлен, возможны следующие риски для работодателя:

• Штрафы от ФСС за непредставление требуемых документов (см. КонсультантПлюс, 2026 г.);
• Отказ в признании стажа работника в суде – трудовой суд может признать, что работодатель не выполнил обязанность по учёту трудовых книжек.
• Увеличение расходов на исправление ошибок в кадровой документации (переоформление книжек, повторные проверки).
• Репутационные потери при проведении внешних аудитов.

Составление акта устраняет эти риски, так как фиксирует факт отсутствия и показывает, что работодатель предпринял все необходимые меры.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли оформлять акт, если работник предоставил только вкладыш из книжки?

Да. Вкладыш не заменяет полную трудовую книжку. В акте следует указать, что предоставлен лишь вкладыш, и зафиксировать необходимость выдачи полной книжки.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) признаётся в РФ с 2021 г., однако при её использовании также требуется фиксировать факт её наличия в личном деле работника. При отсутствии ЭТК оформляется аналогичный акт, в котором указывается, что электронный документ не предоставлен.

Как оформить акт, если в организации отсутствует журнал учёта трудовых книжек?

Сначала необходимо составить докладную записку об отсутствии журнала (образец в КонсультантПлюс). После этого в акте указывается, что журнал отсутствует, и фиксируется факт отсутствия книжки у конкретного работника.

Что делать, если работник отказывается подписать акт?

В акте делается отметка «Отказ от подписания», работник ставит подпись «отказ» и указывает дату. При этом акт считается действительным, так как факт зафиксирован в письменной форме.

Сколько времени у работника на оформление новой книжки?

Согласно ст. 84‑1 ТК РФ, работник имеет право получить новую трудовую книжку в течение 5 рабочих дней после подачи письменного заявления.

Акт об отсутствии трудовой книжки – важный документ, который позволяет работодателю выполнить требования Трудового кодекса, избежать штрафов от ФСС и обеспечить надёжную доказательную базу в случае трудовых споров. Правильное оформление акта, его своевременное подписание и хранение в личном деле работника являются обязательными элементами кадровой политики любой организации.

Для упрощения работы HR‑служб рекомендуется подготовить в компании шаблон акта, разместить его в корпоративной базе документов и обучить ответственных лиц правилам заполнения.

Дата публикации: