Акт передачи трудовой книжки — это официальный документ, который подтверждает факт передачи трудовой книжки от одного ответственного лица другому или от работодателя работнику․ Этот документ необходим для обеспечения сохранности и правильного учета трудовых книжек, а также для защиты прав и интересов обеих сторон․
Самое главное помнить: Акт передачи трудовой книжки — это не просто формальность, а важный юридический документ, который может защитить вас в случае спорных ситуаций․ Без правильно оформленного акта сложно доказать факт передачи или получения трудовой книжки․
Когда нужен акт передачи трудовой книжки?
Акт передачи трудовой книжки оформляется в следующих случаях:
- При смене ответственного лица (например, при увольнении начальника отдела кадров или бухгалтера, который отвечал за хранение трудовых книжек)
- При передаче трудовой книжки работнику (например, при увольнении сотрудника)
- При передаче трудовой книжки в другую организацию (например, при реорганизации компании или передаче дел в связи с изменением структуры)
- При передаче большого количества трудовых книжек (например, при массовом увольнении или передаче дел новому сотруднику)
Требования к оформлению акта передачи трудовой книжки
Акт передачи трудовой книжки составляется в произвольной форме, но должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа, «Акт приема-передачи трудовых книжек»
- Место и дата составления (например, «г․ Москва, 22 мая 2026 г․»)
- Наименование организации (полное и сокращенное, если есть)
- Сведения о лицах, передающих и принимающих трудовую книжку:
- Должность, ФИО передающего лица
- Должность, ФИО принимающего лица
- Перечень передаваемых трудовых книжек (с указанием количества, серий и номеров)
- Основание для передачи (например, «в связи с увольнением начальника отдела кадров Ватова Н․Д․»)
- Подписи сторон с расшифровкой
- Печать организации (если есть)
Очень важно чтобы:
- Акт составлялся в двух экземплярах (по одному для каждой стороны)
- Все записи делались четко и разборчиво
- Подписи ставились только после проверки всех данных
- При передаче большого количества трудовых книжек составлялась таблица с указанием каждой книги
Образец акта передачи трудовой книжки
Ниже представлен пример оформления акта передачи трудовых книжек при смене ответственного лица:
АКТ
приема-передачи трудовых книжек
г․ Москва 22 мая 2026 г․
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
Мы, нижеподписавшиеся, начальник отдела кадров Ватов Николай Дмитриевич, с одной стороны, и начальник отдела кадров Колеватов Дмитрий Дмитриевич, с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем:
В связи с увольнением начальника отдела кадров Ватова Н․Д․ по основаниям, предусмотренным п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ, трудовые книжки передаются новому начальнику отдела кадров Колеватову Д․Д․
Перечень передаваемых трудовых книжек:
| № п/п | ФИО работника | Серия и номер трудовой книжки | Дата выдачи | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | ХХ ХХ 123456 | — | |
| 2 | Петрова Анна Сергеевна | ХХ ХХ 789012 | — | |
| 3 | Сидоров Алексей Владимирович | ХХ ХХ 345678 | Вкладыш № 123456 |
Основание: Приказ от № 45-лс «Об увольнении начальника отдела кадров Ватова Н․Д․»
Передача и прием трудовых книжек произведены в полном объеме и без претензий․
Акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны․
Подписи:
Ватов Н․Д․ ________________________ (расшифровка подписи)
Колеватов Д․Д․ _____________________ (расшифровка подписи)
М․П․
Вы можете скачать образец акта передачи трудовых книжек в формате Word или образец акта передачи трудовых книжек и вкладышей для использования в своей организации․
Особенности оформления акта при передаче трудовой книжки работнику
При увольнении сотрудника и передаче ему трудовой книжки также необходимо оформить акт передачи․ В этом случае документ составляется следующим образом:
АКТ
приема-передачи трудовой книжки
г․ Москва 22 мая 2026 г․
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
Мы, нижеподписавшиеся, генеральный директор Смирнов Алексей Петрович, с одной стороны, и работник Иванов Иван Иванович, с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем:
В связи с увольнением Иванова И․И․ по собственному желанию (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ) трудовая книжка передаеться работнику․
Сведения о трудовой книжке:
- Серия и номер: ХХ ХХ 123456
- Дата выдачи:
- Записи: Последняя запись от о приеме на работу в ООО «Ромашка» на должность менеджера
Трудовая книжка передана Иванову И․И․ в полном объеме, без повреждений и исправлений․
Работник Иванов И․И․ подтверждает получение трудовой книжки и не имеет претензий к работодателю․
Акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны․
Подписи:
Смирнов А․П․ ________________________ (расшифровка подписи)
Иванов И․И․ _____________________ (расшифровка подписи)
М․П․
Что делать, если трудовая книжка не выдана работнику?
Если работодатель не выдал трудовую книжку при увольнении, работник имеет право:
- Написать заявление на выдачу трудовой книжки
- Потребовать выдать трудовую книжку лично в руки или направить по почте заказным письмом с уведомлением
- Обратиться в трудовую инспекцию или в суд с требованием о возмещении материального ущерба и компенсации морального вреда
Работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы или не позднее следующего рабочего дня после обращения работника․
Ответственность за неправильное хранение или утрату трудовой книжки
За неправильное хранение или утрату трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст․ 5․27 КоАП РФ:
- Штраф на должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей
- Штраф на юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей
- При повторном нарушении возможна дисквалификация должностных лиц на срок от 1 года до 3 лет
Кроме того, работодатель может быть привлечен к гражданско-правовой ответственности и обязан будет возместить работнику причиненный ущерб․
Как перейти на электронные трудовые книжки?
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек․ Работодатели обязаны:
- Вести трудовые книжки в электронном виде для всех новых сотрудников
- Перевести трудовые книжки действующих сотрудников в электронный формат до 31 декабря 2025 года
- Предоставлять работникам информацию о трудовой деятельности в электронном виде
Работник имеет право:
- Продолжить ведение трудовой книжки на бумажном носителе
- Перейти на электронную трудовую книжку
- Получать информацию о своей трудовой деятельности в электронном виде
Для перехода на электронные трудовые книжки необходимо подать соответствующее заявление работодателю․
Акт передачи трудовой книжки — это важный документ, который обеспечивает сохранность трудовых книжек и защищает права работников и работодателей․ При его оформлении необходимо соблюдать все требования законодательства и учитывать особенности конкретной ситуации․
Помните, что:
- Акт составляется в двух экземплярах
- Все записи должны быть четкими и разборчивыми
- Подписи ставится только после проверки всех данных
- При передаче большого количества трудовых книжек составляется таблица
- Работодатель несет ответственность за правильное хранение и выдачу трудовых книжек
Следуя этим правилам, вы сможете правильно оформить акт передачи трудовой книжки и избежать возможных спорных ситуаций․
Невероятно важно помнить: Акт передачи трудовой книжки, это не просто формальность, а важный юридический документ․ Его правильное оформление поможет защитить ваши права и избежать проблем в будущем․
Если у вас остались вопросы по оформлению акта передачи трудовой книжки, обратитесь к юристу или специалисту по кадрам․