Акт — это документ, фиксирующий определённый факт, событие или действие․ В трудовых отношениях он часто используется для подтверждения приёма-передачи имущества, завершения работ, сверки расчётов и других процедур․ Однако возникает вопрос: как действовать и что оформлять, если у работника отсутствует трудовая книжка (бумажная или электронная)?

Ситуации, когда трудовая книжка отсутствует

С 1 января 2021 года в России введено обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Однако есть категории работников, у которых может не быть ни бумажной, ни электронной формы:

• Граждане, впервые устраивающиеся на работу (до 18 лет или при первом трудоустройстве)․
• Иностранные граждане и лица без гражданства (если иное не предусмотрено международными договорами)․
• Работники, у которых трудовая книжка утеряна, а замена ещё не оформлена․
• Лица, работающие по гражданско-правовым договорам (ГПХ), которые не подлежат обязательному оформлению в ТК․

Правовая основа

Статья 66․1 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя вести электронные трудовые книжки․ Если работник не имеет ЭТК, работодатель обязан:

1. Завести для него электронную трудовую книжку (если это возможно)․
2. При отсутствии такой возможности оформить свидетельство о трудовой деятельности (форма СТД-Р, СТД-С) по аналогии с бумажной книжкой․

В случае, если работник не предоставляет данные для ЭТК (например, не имеет СНИЛС), работодатель не может быть привлечён к ответственности за отсутствие записи, но должен документально подтвердить попытку оформления․

Роль акта при отсутствии трудовой книжки

Акт в такой ситуации выполняет несколько функций:

• Подтверждает факт приёма на работу (если трудовой договор уже заключён, но книжка отсутствует)․
• Фиксирует передачу документов (например, акт приёма-передачи оборудования, ключей, формы)․
• Документирует обстоятельства (например, акт о невозможности ведения ЭТК из-за отсутствия СНИЛС у работника)․
• Служит доказательством в спорных ситуациях (при проверках, судебных разбирательствах)․

Когда акт обязателен?

Акт требуеться в следующих случаях:

1. При приёме на работу, если работник не имеет трудовой книжки, акт может подтвердить, что работодатель проинформировал его об обязанности вести ЭТК, а работник отказался предоставить данные или не имел таковых․
2. При увольнении, для фиксации обстоятельств, если запись в трудовую книжку невозможна (например, утеряна)․
3. При передаче имущества — если работник, не имеющий трудовой книжки, отвечает за материальные ценности․
4. При сверке расчётов — если есть спор по заработной плате или компенсациям․

Как правильно составить акт без трудовой книжки

Акт должен быть составлен в письменной форме, с указанием:

• Даты и места составления․
• Наименования документа (например, «Акт о невозможности ведения электронной трудовой книжки»)․
• Оснований для составления (ссылка на ст․ 66․1 ТК РФ, приказ о приёме на работу и т․д․)․
• ФИО всех участников (работодатель, работник, свидетели, комиссия)․
• Подробного описания ситуации (почему нет трудовой книжки, какие действия предприняты)․
• Заключения (например, «Работник не имеет возможности предоставить данные для ЭТК, в связи с чем ведение электронной трудовой книжки невозможно»)․
• Подписей всех сторон с расшифровкой․

Образец структуры акта

АКТ
о невозможности ведения электронной трудовой книжки
г․ [Город] «___» __________ 20__ г;

Мы, нижеподписавшиеся:
[Должность, ФИО работодателя/представителя]
и
[ФИО работника, паспортные данные]
составили настоящий акт о том, что:

Работник [ФИО] был принят на работу в [название организации] на должность [должность] приказом от [дата, номер]․
В соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ работодатель обязан вести электронную трудовую книжку․
Работник [ФИО] не имеет возможности предоставить данные для ведения ЭТК (указать причину: отсутствие СНИЛС, утеря бумажной книжки и т․д․)․
Работодатель проинформировал работника о необходимости открытия ЭТК и последствиях её отсутствия․
В связи с изложенным, ведение электронной трудовой книжки для работника [ФИО] на данный момент невозможно․

Акт составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон․

Подписи:
Работодатель: _________________ / [ФИО] /
Работник: _____________________ / [ФИО] /
Свидетели: ___________________ / [ФИО] /
 

Типовые примеры актов в контексте отсутствия трудовой книжки

1. Акт приёма-передачи оборудования — если работник, не имеющий трудовой книжки, получает инструмент или технику․
2. Акт о неисправности оборудования — фиксация состояния имущества при передаче․
3. Акт сверки расчётов — если есть спор по выплатам, и у работника нет записей о стаже в трудовой книжке․
4. Акт обследования объекта — например, при приёме жилого помещения по договору найма, если наниматель не имеет трудовой книжки (актуально для аренды, а не для трудовых отношений, но структура аналогична)․

Практические шаги для работодателя

Если у работника нет трудовой книжки:

1. Уточните причину — почему её нет (первое трудоустройство, утеря, иностранный гражданин)․
2. Попытайтесь открыть ЭТК — запросите СНИЛС и другие данные․ Если работник отказывается или не имеет, сделайте об этом запись в акте․
3. Оформите свидетельство о трудовой деятельности (если работник согласен) или составьте акт о невозможности ведения ЭТК․
4. Храните акт в личном деле работника вместе с трудовым договором и иными документами․
5. Информируйте работника о его праве на получение выписки из ЭТК или свидетельства в будущем․

Чего НЕ делать

• Не игнорировать требование об ЭТК, даже если работник против, работодатель обязан предпринять действия для её открытия․
• Не оформлять «бумажную трудовую книжку» — с 2021 года это запрещено, кроме случаев, когда ЭТК невозможна (например, у иностранца без СНИЛС)․
• Не составлять акт без участия работника — его подпись обязательна․ Если работник отказывается, сделайте отметку об этом в акте и привлеките свидетелей․

Акт без трудовой книжки, это не противоречие, а инструмент для документального подтверждения ситуации, когда ведение ЭТК невозможно․ Ключевые моменты:

1. Трудовая книжка (бумажная или электронная), обязательный документ, но есть исключения․
2. Акт должен чётко фиксировать причины отсутствия ЭТК и действия работодателя․
3. Всегда старайтесь открыть ЭТК, это снижает риски проверок и штрафов․
4. Храните акт в деле работника как доказательство добросовестности․

При возникновении сложных случаев (например, с иностранными работниками) рекомендуется консультироваться с юристом, чтобы избежать нарушений Трудового кодекса РФ․

Дополнительные ресурсы

Для скачивания шаблонов актов (в формате ․doc или PDF) можно использовать онлайн-конструкторы или официальные ресурсы․ Примеры:

• Акт выполненных работ (КС-2, КС-3)․
• Акт приёма-передачи оборудования․
• Акт сверки расчётов․

Важно: шаблон акта должен соответствовать конкретной ситуации и содержать все обязательные реквизиты․

Статья составлена на основе актуального законодательства РФ (Трудовой кодекс, постановления Правительства) и практики применения․ Дата актуализации: 21 мая 2026 года․