Реорганизация юридического лица, это сложный административно-правовой процесс, требующий тщательного соблюдения трудового законодательства, особенно в части управления кадровыми документами. Одним из ключевых этапов при реорганизации (выделении, присоединении, разделении, слиянии или преобразовании) является передача личных дел и трудовых книжек работников от передающей организации к новой или преобразованной. Неправильное оформление этой процедуры может привести к нарушениям трудовых прав сотрудников, спорам с трудовой инспекцией и даже судебным искам.

Когда требуется составление акта передачи?

Акт приема-передачи личных дел и трудовых книжек составляется в следующих случаях:

• При выделении нового юридического лица из состава существующего (например, отделение филиала в самостоятельную организацию);
• При присоединении одной организации к другой — передача документов от поглощаемой к поглощающей;
• При разделении компании на несколько самостоятельных юридических лиц;
• При преобразовании формы собственности или организационно-правовой формы (ООО в АО, например), если это сопровождается изменением структуры и ответственности за кадровые документы;
• При передаче ведения трудовых книжек и личных дел в обособленные подразделения (филиалы, представительства), если они получают самостоятельный статус в части кадрового учета.

Важно: акт составляется только тогда, когда меняется ответственный за хранение и ведение документов. Если сотрудник продолжает работать в той же организации, но просто меняется должность ответственного лица — также требуется акт, но уже между кадровиками, а не между юридическими лицами.

Правовая основа

Деятельность по передаче кадровых документов регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ — статьи 68, 69, 84.1, 85 (обязанности работодателя по ведению и хранению трудовых книжек и личных дел);
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом России № 69) — п. 188, 189 (порядок учета личных дел при реорганизации);
• Положение об особенностях ведения и хранения личных дел работников (утв. Минтрудом России № 22);
• Приказ Минкультуры России № 558 от — об утверждении типовых инструкций по делопроизводству.

Согласно п. 188 Инструкции № 69, при реорганизации, если работник продолжает трудовые отношения с новой организацией, дата начала личного дела не исправляется. Она остается датой первоначального приказа о приеме на работу. Аналогично — с трудовыми книжками: они не переоформляются, а передаются в новую организацию вместе с личными делами.

Составление акта приема-передачи: пошаговая инструкция

Акт составляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны (передающей и принимающей организации). Документ должен быть подписан ответственными лицами и скреплен печатями (если они используются).

Структура акта:

Шапка документа

Указываются реквизиты сторон:

• Наименование передающей организации (полное, с ОГРН, ИНН);
• Наименование принимающей организации;
• Дата составления акта;
• Место составления (город);
• Номер акта (по нумерации внутреннего делопроизводства).

Преамбула

Указывается основание для передачи:

«В связи с реорганизацией [указать форму: выделение / присоединение / разделение] юридического лица, осуществляемой на основании [указать номер и дату решения/приказа/протокола], передающая сторона передает, а принимающая сторона принимает личные дела и трудовые книжки работников, продолжающих трудовые отношения с новой организацией».

Основная часть: перечень передаваемых документов

Важно! Перечислять нужно не просто количество, а конкретный состав документов с идентифицирующими данными.

Передача трудовых книжек:

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Номер трудовой книжки;
• Дата выдачи (если известна);
• Наличие вкладыша (если есть — указать номер вкладыша).

Передача личных дел:

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Номер личного дела (внутренний номер в журнале учета);
• Дата открытия личного дела (не меняется!);
• Состав документов в деле (приказы, договоры, анкеты, медсправки, аттестации и т.д.).

Пример оформления:

1. Иванов Иван Иванович — трудовая книжка № 123456, вкладыш № 789; личное дело № 45, открыто .
2. Петрова Мария Сергеевна — трудовая книжка № 123457, вкладыш отсутствует; личное дело № 46, открыто .
3. Сидоров Алексей Владимирович — трудовая книжка № 123458, вкладыш № 790; личное дело № 47, открыто .

Заключительная часть

Формулировка:

«Документы переданы в полном объеме, в надлежащем состоянии, без повреждений, с полным комплектом приложений. Претензий по содержанию и состоянию документов со стороны принимающей стороны не имеется».

Подписи сторон

Подписи должны быть проставлены:

• От передающей стороны — ответственное лицо (кадровик, директор, уполномоченный сотрудник);
• От принимающей стороны — ответственное лицо (новый кадровик, директор, руководитель структурного подразделения);
• При наличии — представитель юридического лица (если передача осуществляется по доверенности).

Обязательно указываются:

• ФИО;
• Должность;
• Подпись;
• Расшифровка подписи (фамилия и инициалы).

Особенности учета после передачи

Трудовые книжки

После передачи трудовые книжки включаются в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей принимающей организации. Номера в книге учета присваиваются заново — начиная с первого по порядку. Номера самих трудовых книжек не меняются!

Личные дела

Личные дела регистрируються в новом журнале учета личных дел принимающей организации. Номера личных дел в новом журнале начинаются с 1, независимо от номеров в старой организации. Дата открытия личного дела остается неизменной — дата первоначального приказа о приеме на работу.

Важно: в новом журнале учета в графе «Дата постановки на учет» указывается дата подписания акта приема-передачи.

Частые ошибки и как их избежать

1. Ошибка: Указание новой даты открытия личного дела. Исправление: Сохраняется первоначальная дата приказа о приеме на работу.
2. Ошибка: Передача только количества, без перечня ФИО и номеров. Исправление: Обязательно перечислить каждого работника с реквизитами документов.
3. Ошибка: Отсутствие подписей или печатей. Исправление: Без подписей акт не имеет юридической силы.
4. Ошибка: Не внесение трудовых книжек в новую книгу учета. Исправление: Внести в течение 3 рабочих дней после передачи.
5. Ошибка: Передача документов без сопроводительного письма. Исправление: Приложите к акту письмо-уведомление с перечнем переданных документов и датой передачи;

Образец акта приема-передачи (сокращенный)

Ниже приведен шаблон акта, который можно адаптировать под вашу организацию:

АКТ
приема-передачи личных дел и трудовых книжек

г. Москва
«___» ___________ 2026 г.

№ __________

Передающая сторона:
ООО «Альфа»
ИНН 7701234567, ОГРН 1027700000000
Адрес: г. Москва, ул. Центральная, д. 10

Принимающая сторона:
ООО «Бета»
ИНН 7701234568, ОГРН 1027700000001
Адрес: г. Москва, ул. Центральная, д. 12

В связи с реорганизацией ООО «Альфа» в форме выделения, осуществляемой на основании решения учредителей от № 3, передающая сторона передает, а принимающая сторона принимает личные дела и трудовые книжки работников, продолжающих трудовые отношения с новой организацией.

Переданы следующие документы:

1. Иванов Иван Иванович, трудовая книжка № 123456, вкладыш № 789; личное дело № 45, открыто .
2. Петрова Мария Сергеевна — трудовая книжка № 123457, вкладыш отсутствует; личное дело № 46, открыто .
3. Сидоров Алексей Владимирович — трудовая книжка № 123458, вкладыш № 790; личное дело № 47, открыто .

Документы переданы в полном объеме, в надлежащем состоянии, без повреждений, с полным комплектом приложений. Претензий по содержанию и состоянию документов со стороны принимающей стороны не имеется.

Стороны:

Подписи проставлены в присутствии друг друга.

Акт передачи личных дел и трудовых книжек при реорганизации — это не формальность, а критически важный юридический документ, обеспечивающий непрерывность трудовых прав работников и соблюдение требований трудового законодательства. Его правильное оформление предотвращает риски претензий со стороны трудовой инспекции, снижает вероятность судебных споров и обеспечивает прозрачность кадрового учета.

Рекомендация: Всегда сохраняйте копии актов и приложений к ним не менее 75 лет — в соответствии с требованиями к срокам хранения кадровых документов. При реорганизации — особенно важно сохранять полную документальную цепочку.

При сомнениях — всегда консультируйтесь с юристом по трудовому праву или с региональным отделом Роструда. Лучше перестраховаться, чем потом исправлять ошибки в суде.