Акт приема‑передачи личных дел и трудовых книжек – документ, фиксирующий факт передачи ответственности за хранение и выдачу кадровой документации от одного ответственного лица к другому (например, при смене кадровика, увольнении сотрудника, реорганизации предприятия и т.п.). Правильное оформление акта является обязательным требованием Трудового кодекса РФ и нормативных актов Росархива.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1, ст. 84.2) – порядок оформления и выдачи трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России № 354н от «Об утверждении формы акта приема‑передачи трудовых книжек».
- Приказ Росархива № 236 от «О перечне документов, подлежащих постоянному хранению в архиве организации» (ст. 44) – срок хранения акта — 15 лет.
- Федеральный закон «Об архивном деле» № 125‑ФЗ.
Когда требуется акт?
- Смена ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек (например, уход из должности кадровика).
- Передача личных дел (дело сотрудника) при переводе в другое подразделение, реорганизации или ликвидации организации.
- Увольнение сотрудника, когда трудовая книжка и личное дело передаются работнику.
- Передача дел в архив (по требованию Перечня‑19).
Состав и обязательные реквизиты акта
В акте необходимо указать:
- Дата и место составления.
- Наименование организации.
- Стороны передачи: передающий (ФИО, должность) и принимающий (ФИО, должность).
- Перечень передаваемых документов:
- Личные дела (номер дела, ФИО сотрудника, дата приема).
- Трудовые книжки (номер, ФИО владельца, количество вложений).
- Вкладыши, справки, приказы, связанные с трудовыми книжками.
- Подписи сторон и печать организации.
- Примечания: отметки о недостающих или повреждённых документах, отсутствие подписи у увольняющегося сотрудника и т.п.
Образец акта (2026 г.)
Акт приема‑передачи личных дел и трудовых книжек № ___ от «__» ___________ 2026 г. г. ____________ «__» ___________ 2026 г. Организация: ________________________________________________ Адрес: _________________________________________________ ИНН/КПП: _______________________________________________ Передающая сторона: ФИО: _______________________________ Должность: ______________________ Подпись: ___________________________ Принимающая сторона: ФИО: _______________________________ Должность: ______________________ Подпись: ___________________________ Перечень передаваемых документов: | № | ФИО сотрудника | № трудовой книжки | Кол-во вложений | № личного дела | Примечание | |---|----------------|-------------------|-----------------|----------------|------------| | 1 | Иванов И.И. | 1234567890 | 2 | 001/2020 | | | 2 | Петрова А.С. | 0987654321 | 1 | 002/2021 | | | … | … | … | … | … | … | Примечания: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Подписи: Передающая сторона ______________________ /____________________/ Принимающая сторона ______________________ /____________________/ Печать организации
Пошаговая инструкция оформления
- Подготовка списка документов. Сформировать реестр всех трудовых книжек и личных дел, указав ФИО работников, номера книг, количество вложений.
- Согласование с бухгалтерией/юридическим отделом. Убедиться, что все документы находятся в полном комплекте и нет недостач.
- Заполнение акта. Использовать шаблон (см. выше) либо электронную форму в системе «КонсультантПлюс», «Моё дело», «DataDoc». Важно перечислять каждый документ отдельно.
- Подписание. Оба ответственных лица (передающий и принимающий) подписывают акт. При необходимости подпись ставится у представителя работодателя.
- Печать организации. Проставьте печать в месте подписи.
- Хранение акта. Оригинал хранится в архиве кадровой службы 15 лет (согласно ст. 44 Перечня‑19). Копию можно разместить в личных делах сотрудников.
- Информирование работников. При передаче трудовых книжек работнику необходимо выдать ему копию акта и подписать расписку о получении книги.
Особенности при передаче в архив
Если личные дела передаются в архив, акт оформляется как «Акт приема‑передачи дел в архив». В этом случае дополнительно указывается:
- Номер архива и ячейки хранения.
- Дата передачи в архив;
- Ответственное лицо архива.
Согласно Перечню‑19, такие документы находятся на постоянном хранении, а срок действия акта — 15 лет.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие полного перечня. Не перечислять каждую книгу/дело, а указать только количество – приводит к спорам.
- Неподписанные книги. Если уволенный сотрудник не подписал трудовую книжку, в акте делается отметка «не подписана» и указывается причина.
- Отсутствие печати. В некоторых организациях печать обязательна – без неё акт может быть признан недействительным.
- Сроки хранения. Не хранить оригинал акта в архиве – нарушается требование ст. 44 Перечня‑19.
- Неучёт вложений. Вкладыши (приказы, справки) должны быть указаны в отдельном столбце.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как оформить акт, если трудовая книжка утеряна?
В акте указывается «трудовая книжка утеряна», прилагается заявление работника о выдаче дубликата и копия приказа о выдаче дубликата.
Можно ли использовать электронный документ вместо бумажного акта?
Да, при условии, что электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью обеих сторон и хранится в системе документооборота, соответствующей требованиям ФЗ «Об электронной подписи».
Кому передаются личные дела при реорганизации предприятия?
При реорганизации личные дела передаются новому юридическому лицу в порядке, установленном приказом Минтруда РФ о реорганизации. Оформляется отдельный акт «передачи дел в связи с реорганизацией».
Сколько времени должно пройти между подписанием акта и выдачей трудовых книжек сотруднику?
Трудовая книжка должна быть передана работнику в день увольнения (или в течение 1 рабочего дня), иначе работодатель нарушает ст. 84 ТК РФ.
Где хранить копию акта, если оригинал находится в архиве?
Копию акта размещают в личных делах сотрудников, а также в кадровой части (раздел «Документы по передаче»). Это упрощает поиск при проверках.
Оформление акта передачи личных дел и трудовых книжек – важный элемент кадровой дисциплины. Правильный документ защищает интересы как работодателя, так и работников, гарантирует соблюдение сроков хранения и позволяет избежать конфликтов при проверках государственных органов.
Для удобства многие организации используют готовые шаблоны из КонсультантПлюс, Моё дело или сервисов автоматизации документооборота (DataDoc). При этом всегда проверяйте актуальность формы в соответствии с последними нормативными актами.
Помните: чёткое перечисление каждого документа, подписи обеих сторон и соблюдение сроков хранения – залог надёжной кадровой практики.