Акт приема‑передачи трудовой книжки работника – это официальный документ, фиксирующий факт передачи трудовой книжки от одного лица (обычно от работодателя или уполномоченного представителя) к другому (сотруднику, его представителю или новому работодателю). Акт служит доказательством того, что трудовая книжка передана в надлежащем виде, без повреждений и с полным набором записей, а также подтверждает соблюдение требований трудового законодательства.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести и хранить трудовую книжку работника, а при увольнении выдавать её на руки.
• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» – регламентирует порядок оформления первичных учетных документов, к которым относится акт приема‑передачи.
• Постановление Правительства РФ от № 225 – утверждает форму трудовой книжки и порядок её ведения.

Когда составляется акт?

1. При уволенном работнике – выдача трудовой книжки сотруднику при расторжении трудового договора.
2. При переводе работника в другую организацию (например, при слиянии, поглощении или внутреннем переводе) – передача книжки новому работодателю.
3. При утере или порче трудовой книжки – оформление дубликата и передача его работнику.
4. При временном хранении книжки у уполномоченного лица (например, в кадровом отделе) и последующей выдаче сотруднику.

Структура акта

Акт приема‑передачи трудовой книжки обычно включает следующие реквизиты:

• Наименование документа – «Акт приема‑передачи трудовой книжки работника».
• Дата и место составления.
• Сведения о сторонах:
  • Передающая сторона (наименование организации, ФИО уполномоченного лица, должность).
  • Принимающая сторона (ФИО работника, его должность, либо наименование принимающей организации и ФИО её представителя).
• Описание передаваемого объекта – трудовая книжка работника, её серия и номер, дата выдачи, количество листов, наличие записей о работе, наградах, отпусках и т.д.
• Состояние трудовой книжки – указание, что документ передан без повреждений, подшивок, пятен и т.п.; при наличии замечаний – их детальное описание.
• Подписи сторон – передающей и принимающей стороны, а также, при необходимости, подписи свидетелей или членов комиссии.
• Расшифровка подписей (ФИО, должность).

Пример заполнения акта (упрощённый шаблон)

Акт приема‑передачи трудовой книжки работника
г. Москва, «___» __________ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
_____________________________ / _____________________________
 (ФИО передающей стороны) (должность)
 представляющий организацию ________________________________
_____________________________ / _____________________________
 (ФИО принимающей стороны) (должность)
 представляющий организацию ________________________________

составили настоящий акт о том, что:
- трудовая книжка работника _____________________________ (ФИО)
 серия № ____________, номер ____________, выдана «___» __________ 20__ г.,
 содержит ____ листов, записи о работе с «___» __________ 20__ г. по «___» __________ 20__ г.,
 находится в надлежащем состоянии (без повреждений, подшивок, пятен).
Претензий к состоянию трудовой книжки не имеем.

Передающая сторона: ___________________ / ___________________
Принимающая сторона: ___________________ / ___________________
Свидетели (при наличии):
_____________________________ / _____________________________
_____________________________ / _____________________________

Порядок оформления акта

1. Подготовка – проверить трудовую книжку на completeness и физическое состояние; при необходимости сделать копию или оформить акт о недостатках.
2. Сбор сведений – заполнить реквизиты сторон, указать серию и номер книжки, дату выдачи, количество листов.
3. Составление документа – использовать типовой бланк или оформить в свободной форме, соблюдая обязательные реквизиты.
4. Подписание – обе стороны ставят подписи в присутствии друг друга (или свидетелей). При электронном документообороте допускается использование квалифицированной электронной подписи (КЭП).
5. Регистрация – акт регистрируется в журнале учета первичных документов организации (или в электронной системе документооборота).
6. Хранение – оригинал акта хранится в личном деле работника (или в деле организации) не менее 50 лет после увольнения, копия – у принимающей стороны.

Особенности электронного документооборота

С 2025 года в России активно внедряется электронный кадровый документооборот. В этом случае:

• Трудовая книжка может вестись в электронном виде (ЭТК) в рамках единой государственной информационной системы.
• Акт приема‑передачи оформляется как электронный документ с обязательным использованием КЭП обеих сторон.
• После подписания акт направляется в личный кабинет работника на портале «Госуслуги» или в корпоративную ЭДС.
• Хранение электронного акта осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» и внутренними нормативными актами организации.

Частые ошибки при оформлении акта

• Отсутствие указания серии и номера трудовой книжки.
• Неполное описание состояния документа (например, не отмечены подшивки или пятна).
• Подpisание только одной стороны или отсутствие расшифровки подписей.
• Несоблюдение требований к дате составления (акты, подписанные задним числом, могут быть признаны недействительными).
• Нарушение сроков хранения акта (например, premature destruction).

Полезные рекомендации

1. Всегда сверяйте данные в трудовой книжке с данными в личной карточке сотрудника перед составлением акта.
2. При обнаружении недостатков (например, missing entries) оформите отдельный акт о недостатках и приложите его к основному акту.
3. Используйте единый шаблон организации, утвержденный локальным нормативным актом, чтобы избежать разнообразия форм.
4. При переходе на электронный документооборот проводите обучение сотрудников работе с КЭП и проверку подлинности подписей.
5. Храните акты в отдельной папке «Кадровые документы – прием‑передача трудовой книжки» для быстрого доступа при проверках трудовой инспекции.

Акт приема‑передачи трудовой книжки работника – важный элемент кадрового документооборота, который защищает интересы как работника, так и работодателя. Правильное оформление акта обеспечивает законность передачи документа, минимизирует риски споров и облегчает последующее ведение трудовой стажи. Соблюдение установленной формы, указание всех обязательных реквизитов и внимание к состоянию трудовой книжки являются залогом эффективного и прозрачного кадрового учета.