Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Работодатель несет строгую ответственность за ее сохранность и правильное ведение․ В процессе кадрового документооборота нередко возникает необходимость составлять различные акты, касающиеся трудовых книжек․ Чаще всего речь идет о двух разных ситуациях: акт приема-передачи дел при смене ответственного сотрудника и акт о невыдаче трудовой книжки при увольнении․ В этой статье мы подробно разберем обе ситуации и приведем актуальные образцы документов на 2026 год․
Акт приема-передачи трудовых книжек при смене ответственного лица
Согласно законодательству, за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек отвечает конкретный сотрудник организации (обычно кадровик или бухгалтер), назначенный приказом руководителя; Когда этот сотрудник увольняется, уходит в отпуск или переводится на другую должность, он обязан передать дела своему преемнику․
При смене ответственного за работу с трудовыми книжками лица, передавать документы необходимо строго по акту приема-передачи․ Это важнейший документ, который защищает обе стороны:
- Уходящему сотруднику акт гарантирует, что после подписания документа он больше не несет ответственности за сохранность и ведение бланков․
- Новому сотруднику акт позволяет избежать ответственности за ошибки или недостачи, допущенные его предшественником․
Главные правила составления акта передачи
- Детализация состава․ В акте нельзя просто указать количество книжек (например: «передано 25 штук»)․ Необходимо перечислить их фактический состав, фамилии и инициалы владельцев, а также реквизиты самих книжек и вкладышей (серии, номера)․
- Наличие чистых бланков․ В акте отдельно отражается количество неиспользованных (чистых) бланков трудовых книжек и вкладышей в них․
- Двойная подпись․ Акт обязательно заверяется двумя подписями: с одной стороны указывается должность и фамилия сдавшего документы, с другой — принявшего․
- Утверждение руководителем․ Полноценную юридическую силу акту придает подпись руководителя организации․
Образец акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей
Ниже представлен примерный образец заполнения акта, актуальный на 2026 год:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Пример»
_________ / А․А․ Иванов /
«23» мая 2026 г․
АКТ
приема-передачи трудовых книжек работников и вкладышей в них
г․ Москва, 23 мая 2026 г․
Мы, нижеподписавшиеся, специалист отдела кадров Петрова Мария Ивановна (передающая сторона) и инспектор отдела кадров Сидорова Анна Владимировна (принимающая сторона), составили настоящий акт о том, что в связи со сменой ответственного лица за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек, первая передала, а вторая приняла:
Заполненные трудовые книжки и вкладыши в них:
- Александров П․С․, ТК № 4561234;
- Васильев И․И․, ТК № 7895612, вкладыш № 3210001;
- Григорьев А․В․, ТК № 1122334;
- Дмитриева Е․О․, ТК № 9988776․
Чистые бланки строгой отчетности:
- Бланки трудовых книжек (образец 2003 г․), 10 (десять) шт․, серии ТК № 0000001-0000010;
- Бланки вкладышей — 5 (пять) шт․, серии ВТ № 1111101-1111105․
Одновременно передана Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (в наличии, пронумерована, прошнурована, скреплена сургучной печатью и подписью)․
Передала: Специалист отдела кадров __________ / М․И․ Петрова /
Приняла: Инспектор отдела кадров __________ / А․В․ Сидорова /
Акт о невыдаче трудовой книжки при увольнении
Вторая распространенная ситуация — это составление акта о том, что трудовая книжка не была выдана работнику в день его увольнения․
По закону (ст․ 84․1 ТК РФ) трудовая книжка выдается на руки бывшему сотруднику в последний рабочий день․ Если этого не произошло по вине работника (он отсутствовал на рабочем месте или отказался забирать документ), работодатель должен снять с себя ответственность, чтобы избежать штрафов и обязанности выплачивать компенсацию за задержку выдачи․
Для этого кадровику необходимо:
- Составить акт о том, что трудовая книжка не была выдана (в нем фиксируется факт отсутствия работника или его отказа от получения документа)․
- В тот же день направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте․
Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․
Выдача трудовой книжки или ее копии по заявлению работника
Иногда действующий или бывший сотрудник просит выдать ему оригинал трудовой книжки (например, для оформления пенсии — ст․ 62 ТК РФ) или заверенную копию․ В этом случае работник обязательно должен написать заявление о выдаче․
Чтобы обезопасить себя, работодатель должен зафиксировать факт возврата документа․ Например, можно:
- Сделать соответствующую отметку в Книге учета движения трудовых книжек (о получении оригинала на руки)․
- Получить от работника расписку о получении оригинала трудовой книжки с обязательством вернуть ее в установленный законом срок (не более 3 рабочих дней после возвращения из органа, куда она предоставлялась)․
Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если работник свою трудовую книжку потеряет или забудет вернуть вовремя․
Правильное оформление актов на выдачу и передачу трудовых книжек — это не просто бюрократическая формальность, а надежный способ защитить работодателя и кадровых специалистов от юридических рисков․ Помните, что при смене кадровика важна максимальная детализация (серии, номера, ФИО), а при невыдаче документа увольняющемуся — своевременное составление акта и отправка уведомления․ Используйте актуальные образцы бланков 2026 года и следите за соблюдением требований трудового законодательства․