Акт приема‑передачи трудовых книжек (и вкладышей к ним) – это внутренний кадровый документ, фиксирующий факт передачи трудовых книжек от одного ответственного лица другому. Он необходим для обеспечения прозрачности кадрового учёта, подтверждения законности смены ответственных лиц и защиты прав работника.

Когда составляется акт

• При приёме на работу нового сотрудника (получение трудовой книжки от предыдущего работодателя).
• При переводе сотрудника внутри организации в другое структурное подразделение, где ведение трудовой книжки передаётся другому кадровику.
• При смене лица, ответственного за хранение и ведение трудовых книжек (например, переход функции от бухгалтера к специалисту по кадрам).
• При увольнении сотрудника и выдаче ему трудовой книжки на руки.
• При утрате или порче трудовой книжки и оформлении дубликата.

Правовое основание

Оформление акта регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 66 – ведение трудовых книжек).
• Постановлением Минтруда России от № 69 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
• Внутренними нормативными актами организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по работе с трудовыми книжками).

Структура бланка акта

Бланк может быть оформлен в произвольной форме, но обязательно должен содержать следующие реквизиты:

1. Наименование документа – «Акт приема‑передачи трудовых книжек и вкладышей к ним».
2. Дата и место составления (город, номер подразделения);
3. Информация о комиссии (ФИО, должности членов комиссии, которые участвуют в приёме‑передаче).
4. Таблица с перечнем передаваемых бланков:
• № п/п;
• ФИО владельца трудовой книжки;
• Серия и номер трудовой книжки;
• Серия и номер вкладыша (если имеется);
• Примечания (состояние, наличие повреждений и т.д.).
5. Подписи лиц, сдавших и принявших документы, с расшифровкой (ФИО, должность) и датой.
6. Расшифровка подписей членов комиссии (главный бухгалтер, юрисконсульт, секретарь и др.).

Пример заполнения акта (текстовый вид)

Акт приема‑передачи трудовых книжек и вкладышей к ним
г. Москва, отдел кадров № 2
«___» __________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся, constituting комиссию:
Иванов Иван Иванович – главный бухгалтер
Петрова Мария Сергеевна – юрисконсульт
Сидорова Анна Владимировна – специалист по кадрах

составили настоящий акт о том, что:

№ п/п | ФИО владельца | Серия и номер трудовой книжки | Серия и номер вкладыша | Примечания
------|---------------|------------------------------|------------------------|-----------1 | Афанасьев Алексей Петрович | ТК 45 № 123456 | ВК 45 № 654321 | Книжка в хорошем состоянии, записи актуальны
2 | Смирнова Ольга Ивановна | ТК 45 № 234567 | ВК 45 № 765432 | Вкладыш отсутствует (выдан ранее)

Сдала: _____________________ / Бухгалтер / __________ 20__ г.
Приняла: _____________________ / Специалист по кадрам / __________ 20__ г.

Члены комиссии:
Главный бухгалтер _____________________ / Иванов И.И;
Юрисконсульт _______________________ / Петрова М.С.
Секретарь ___________________________ / Сидорова А.В.

Рекомендации по оформлению

• Используйте печатную форму бланка (Word, Excel) или готовый шаблон в PDF – это обеспечит единообразие и удобство заполнения.
• Все поля должны быть заполнены разборчивым почерком или печатным текстом; исправления не допускаются – при ошибке составляется новый акт.
• После подписания акт подшивается в личное дело сотрудника (или в отдельную папку «Трудовые книжки») и хранится не менее 50 лет в соответствии с требованиями архивного законодательства.
• При переходе на электронный документооборот допускается сканирование подписанного акта и хранение его в электронном архиве с обязательной электронной подписью уполномоченных лиц.

Где получить готовый бланк

На сегодняшний день множество сайтов предлагают бесплатные шаблоны акта приема‑передачи трудовых книжек:

• Официальные порталы кадровых служб (например, trudbook.ru – раздел «Образцы и бланки»).
• Системы документооборота (КонсультантПлюс, Гарант) – в разделе «Кадровое делопроизводство».
• Облачные сервисы (DataDoc, Моё дело) – возможность онлайн‑заполнения и скачивания готового документа в формате .docx или .pdf.

Бланк акта приема‑передачи трудовых книжек – простой, но важный инструмент кадрового учёта. Правильное его составление гарантирует законность передачи документов, защищает интересы работника и организации, а также упрощает последующую проверку трудовой деятельности сотрудника. Следуя представленным рекомендациям и используя актуальные шаблоны, вы сможете оформить акт быстро и без ошибок.