Ведение учета трудовых книжек — это одна из ключевых обязанностей работодателя, требующая строгой документальной фиксации. Любое перемещение этих документов, будь то смена материально ответственного лица, реорганизация компании или передача архива, должно сопровождаться составлением специального документа. В данной статье мы подробно разберем, что такое акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей, когда он необходим, как его правильно оформить и предоставим актуальный образец для использования в 2026 году.
Когда необходим акт приема-передачи?
Законодательство РФ не устанавливает единую унифицированную форму этого документа, однако требует обеспечения сохранности трудовых книжек. Акт составляется в следующих ситуациях:
- Смена ответственного лица: Когда сотрудник, отвечавший за ведение и хранение трудовых книжек (например, инспектор по кадрам или бухгалтер), увольняется, уходит в длительный отпуск или переводится на другую должность.
- Реорганизация или ликвидация предприятия: При смене юридического лица или передаче документов в архив.
- Передача бланков: При поступлении новой партии пустых бланков трудовых книжек и вкладышей от поставщика или при передаче их со склада в отдел кадров.
- Выдача книжек работникам: В некоторых случаях акт составляют при первичной выдаче трудовой книжки работнику (хотя чаще используется запись в книге учета и личная подпись работника).
Важно помнить: отсутствие акта при смене ответственного лица может привести к тому, что новый сотрудник будет нести ответственность за недостачу документов, возникшую до его прихода.
Правила составления документа
Поскольку строгой формы нет, акт составляется в произвольной форме, но должен содержать обязательные реквизиты, чтобы считаться юридически значимым документом. Документ формируется в двух экземплярах: один остается у сдающей стороны, второй — у принимающей.
Обязательные элементы акта:
- Заголовок: Название документа, номер (если ведется нумерация) и дата составления.
- Основание: Ссылка на приказ или распоряжение руководителя, согласно которому происходит передача дел.
- Состав комиссии: Часто передача производится в присутствии комиссии (главный бухгалтер, юрист, руководитель отдела).
- Табличная часть: Подробный перечень передаваемых документов с указанием серий, номеров, фамилий владельцев (если книжки заполнены) или количества пустых бланков.
- Подписи: Документ должны подписать лицо, сдающее документы, лицо, принимающее их, а также члены комиссии.
Образец акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей (2026)
Ниже представлен универсальный шаблон, который можно адаптировать под нужды вашей организации; Вы можете скопировать этот текст и использовать его как основу для создания документа в Word.
АКТ № ___
приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них
г. _______________ «___» ________ 20__ г.
Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том, что в соответствии с Приказом генерального директора ООО «Название Организации» от «___» ________ 20__ г. № ___ «О передаче дел», произведена передача трудовых книжек работников и бланков строгой отчетности (вкладышей) от:
Сдающая сторона: ___________________________________ (должность, ФИО),
Принимающая сторона: _________________________________ (должность, ФИО).
Передача произведена в присутствии комиссии в составе:
__________________________ (должность, ФИО)
__________________________ (должность, ФИО)
Передача заполненных трудовых книжек работников:
| № п/п | ФИО владельца | Серия и номер трудовой книжки | Примечание |
|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | АБ 1234567 | |
| 2 | Петрова Анна Сергеевна | ВГ 9876543 |
Передача невостребованных трудовых книжек:
(Книжки уволенных сотрудников, не полученные ими своевременно)
| № п/п | ФИО владельца | Серия и номер | Дата увольнения |
|---|---|---|---|
| 1 | Сидоров Петр Ильич | ЕЖ 1122334 |
Передача бланков строгой отчетности (вкладышей и пустых книжек):
- Бланки трудовых книжек (серия ____): _____ шт.
- Вкладыши в трудовые книжки (серия ____): _____ шт.
Общее количество переданных бланков (трудовых + вкладыши): _____ шт.
Заключительная часть:
Претензий по количеству и состоянию передаваемых документов у принимающей стороны не имеется. Книги учета движения трудовых книжек и выдачи трудовых книжек переданы.
Сдал:
_________________ / __________________ /
(подпись) (расшифровка)
«___» ________ 20__ г.
Принял:
_________________ / __________________ /
(подпись) (расшифровка)
«___» ________ 20__ г.
Члены комиссии:
_________________ / __________________ /
_________________ / __________________ /
Важные нюансы оформления
При заполнении акта следует учитывать несколько критически важных моментов, которые часто упускают:
- Нумерация страниц: Если акт состоит из нескольких листов, они должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью организации (при наличии) и подписями сторон на обороте последнего листа.
- Точность данных: Серии и номера бланков должны быть переписаны без ошибок. Любая оплошность может создать проблемы при будущих проверках трудовой инспекции.
- Невостребованные книжки: Особое внимание уделите разделу с невостребованными трудовыми. Согласно закону, работодатель обязан хранить их 50 лет (для документов, созданных после 2003 года), поэтому четкая фиксация их наличия при передаче архива обязательна.
- Книга учета: В акте желательно упомянуть не только сами книжки, но и Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, так как она также передается новому ответственному лицу.
Грамотно составленный акт приема-передачи трудовых книжек — это гарант безопасности как для работодателя, так и для сотрудников. Он позволяет избежать конфликтов при обнаружении недостачи документов и четко разграничивает зоны ответственности между работниками. Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируя его под специфику вашей организации, и всегда храните подписанные экземпляры в архиве компании.
Дата актуализации информации: май 2026 года.