Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В процессе кадрового документооборота часто возникает необходимость официально зафиксировать состояние трудовой книжки (наличие записей, их полноту, физическое состояние документа, наличие/отсутствие вкладыша и т.д.). Для этого используется Акт состояния трудовой книжки.

Когда требуется составлять акт состояния трудовой книжки?

• При приёме‑передаче трудовых книжек между подразделениями организации или при смене ответственного за ведение трудовых книжек.
• При передаче трудовой книжки сотруднику при увольнении, чтобы зафиксировать, что документ передан в надлежащем виде.
• При внутренней проверке (инвентаризации) кадровых документов.
• При оформлении копии трудовой книжки для внешних организаций (банк, посольство и т.п.), когда нужно подтвердить, что оригинал находится в хорошем состоянии и содержит все необходимые записи.
• При списании утраченных или пришедших в негодность трудовых книжек (в сочетании с актом списания).

Нормативная база

Оформление акта состояния трудовой книжки регламентируется:

1. Трудовым кодексом РФ (ст. 66 – ведение трудовых книжек).
2. Постановлением Минтруда России от № 69 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
3. Локальными нормативными актами организации (положение о кадровом документообороте, инструкция по работе с трудовыми книжками).

Структура акта состояния трудовой книжки

Акт представляет собой таблицу, в которой фиксируются сведения о каждой трудовой книжке (или вкладыше к ней). Основные колонки:

Как правильно заполнить акт состояния трудовой книжки?

1. Подготовка – собрать все трудовые книжки, которые подлежат проверке, и подготовить бланк акта (можно использовать шаблон в Word или Excel).
2. Заполнение шапки – указать название организации, дату составления акта, номер акта (по внутренней нумерации), ФИО и должность лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
3. Построчное заполнение – для каждой трудовой книжки заполнить все колонки таблицы:
   • Серия и номер – берутся с обложки трудовой книжки (и вкладыша, если он есть).
   • Состояние документа – оценивается визуально: «хорошее», «удовлетворительное», «требует ремонта», «непригодно к использованию».
   • Наличие записей о работе – указывается период, за который есть записи, либо факт отсутствия записей.
   • Примечания – любые дополнительные сведения: необходимость внесения записи о текущей работе, обнаруженные повреждения, необходимость изготовления дубликата и т.п.
4. Подведение итогов – в конце акта указывается общее количество проверенных трудовых книжек, количество книжек в хорошем состоянии, количество требующих внимания и т.д.
5. Подписание – акт подписывает лицо, проводившее проверку (кадровик, ответственный за ведение трудовых книжек), а также руководитель подразделения или уполномоченное лицо, принимающее документы. Подписи расшифровываются, ставится дата.
6. Хранение – акт состояния трудовой книжки хранится в личном деле сотрудника (или в отделе кадров) вместе с трудовыми книжками, к которым он относится, в течение всего срока хранения трудовых книжек (50 лет после увольнения).

Образец акта состояния трудовой книжки (бланк)

Ниже представлен пример бланка, который можно скопировать в Word и заполнить согласно инструкции выше.

Организация: _______________________________________________
Дата составления: "__" __________ 20__ г.
Номер акта: _______________________________________________

АКТ СОСТОЯНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК


 

 

 
№ п/п
 
ФИО работника
 
Серия и номер трудовой книжки
 
Серия и номер вкладыша
 
Состояние документа
 
Наличие записей о работе
 
Примечания
 
 
 



Из них в хорошем состоянии: __________
Требуют внимания: __________
Составил: _____________________ /_____________________/ 
(ФИО, должность) (подпись)

Принял: _____________________ /_____________________/ 
(ФИО, должность) (подпись)

Особенности оформления при переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года в России ведётся постепенный переход на электронные трудовые книжки. Несмотря на это, бумажные трудовые книжки всё ещё имеют юридическую силу, и акт состояния остаётся актуальным:

• При наличии как бумажной, так и электронной трудовой книжки в акте указывается оба документа (серия/номер бумажной книжки и номер записи в ЭТК).
• В колонке «Состояние документа» для электронной книжки можно указать «Электронный формат, доступен в системе СЗВ‑ТД».
• Если организация полностью перешла на ЭТК, акт состояния может составляться только для архивных бумажных книжек, которые подлежат хранению или списанию.

Что делать, если выявлены недостатки?

1. Повреждения обложки или страниц – оформить акт о необходимости ремонта или изготовления дубликата (по форме, утверждённой локальным актом).
2. Отсутствие записей о работе – запросить у работника справки о периодах работы, внести недостающие записи согласно трудовому договору и приказу о приёме/увольнении.
3. Отсутствие вкладыша при наличии записи о нём – уточнить, был ли вкладыш выдан ранее, при необходимости выдать дубликат вкладыша.
4. Несоответствие данных в бумажной и электронной книжках – провести сверку, внести исправления в ту версию, где обнаружена ошибка, и оформить акт о внесении исправлений.

Акт состояния трудовой книжки – простой, но важный инструмент кадрового документооборота, позволяющий официально зафиксировать текущее состояние трудовых книжек, обеспечить их сохранность и своевременное выявление недостатков. Правильное оформление акта помогает избежать споров при приёме‑передаче документов, упрощает процесс выдачи заверенных копий и способствует соблюдению требований трудового законодательства.

Соблюдая представленные рекомендации и используя приведённый образец, кадровик сможет быстро и корректно составить акт состояния трудовой книжки в любой ситуации.