Трудовая книжка — один из важнейших документов, подтверждающих стаж и трудовую деятельность работника. В последние годы процедура ведения, хранения и выдачи трудовых книжек претерпела значительные изменения, в первую очередь связанные с внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК). В связи с этим кадровым специалистам и работодателям приходится регулярно оформлять различные уведомления и получать от сотрудников заявления. В этой статье мы подробно разберем основные виды этих документов, правила их оформления и актуальные требования законодательства на 2024–2026 годы.
Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)
Переход на электронные трудовые книжки стал одним из самых масштабных изменений в трудовом законодательстве. Работодатели были обязаны до 30 июня 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в законе.
В данном уведомлении работнику предлагалось сделать выбор:
- Сохранить бумажную трудовую книжку (продолжить ведение одновременно бумажного и электронного формата);
- Перейти на электронную трудовую книжку (отказаться от бумажного формата, после чего работодатель выдает бумажный документ на руки работнику).
Как выглядит уведомление сейчас?
Хотя массовый переход завершился, обязанность уведомлять сотрудников сохраняется для новых работников, которые впервые устраиваются на работу, а также для тех, кто ранее не сделал выбор. В уведомлении обязательно указывается:
- Информация о праве работника сохранить бумажную трудовую книжку.
- Информация о праве перейти на ЭТК.
- Срок, в течение которого работник должен подать заявление о выборе (для новых сотрудников — при приеме на работу).
- Последствия непредоставления заявления (если сотрудник не подает заявление, работодатель продолжает вести его трудовую книжку на бумаге).
Программные решения, такие как 1С, позволяют автоматически формировать такие уведомления, а также сразу распечатывать бланки заявлений для сотрудника на выбор формата ведения.
Заявления о выборе способа ведения трудовой книжки
На основании полученного уведомления работник должен написать заявление. Именно заявление является юридическим основанием для действий работодателя.
Виды заявлений по ЭТК:
- Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель продолжает вносить записи и в бумажный, и в электронный форматы.
- Заявление о переходе на электронную трудовую книжку. В этом случае бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки, а сведения о стаже формируются только в электронном виде в ПФР (Социальный фонд России).
Важно: Если работник, уже подавший заявление о переходе на ЭТК, передумает, он имеет право до конца 2020 года (а в некоторых случаях и позже, по решению работодателя) подать новое заявление о возврате к бумажному формату. С 2021 года право выбора сохраняется за теми, кто впервые вступает в трудовые отношения.
Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой при увольнении
Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно (он отсутствует либо отказывается от ее получения), работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Что должно содержать уведомление?
- ФИО и должность работника.
- Информацию о том, что трудовой договор расторгнут.
- Просьбу явиться по адресу работодателя для получения документа.
- Предложение дать письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте.
- Уведомление о том, что со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Заявление на отправку трудовой книжки по почте
Если работник не может лично забрать документ, он направляет работодателю заявление о пересылке трудовой книжки по почте. К этому заявлению предъявляются строгие требования, чтобы избежать ответственности в случае утери документа.
Правила отправки трудовой книжки по почте:
- Отправка допускается только при наличии письменного согласия (заявления) работника.
- Отправлять документ необходимо закным письмом.
- Обязательно оформление описи вложения. В описи необходимо четко указать, что именно отправляется: «Трудовая книжка Иванова И.И.».
Только наличие описи вложения и квитанции с заказным отправлением защитит работодателя от претензий и штрафов, если документ потеряется в пути или если работник заявит, что в конверте была пустая бумага, а не его трудовая книжка.
Сроки хранения документов
Все уведомления, направленные работникам, и заявления, полученные от них (в т.ч. о выборе формата трудовой книжки и согласии на пересылку), подшиваются в личное дело сотрудника. Согласно актуальным правилам архивного хранения, срок хранения таких документов составляет 2024–2026 годы и далее (в зависимости от типа документа — от 5 до 50 лет). Невыполнение требований к хранению может привести к штрафам при проверке контролирующими органами.
Правильное оформление заявлений и уведомлений по трудовым книжкам — залог безопасности работодателя. Будь то переход на электронный формат (ЭТК) или пересылка документа при увольнении, каждое действие должно подкрепляться письменным волеизъявлением работника. Использование проверенных образцов из справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, ГАРАНТ) и автоматизация процессов в программах 1С помогает кадровикам минимизировать ошибки и соблюдать требования Трудового кодекса РФ.