Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. При её порче (разрыв, заливка, стирание записей, утрата страниц) работодатель обязан оформить акт списания и выдать сотруднику дубликат. В статье рассмотрим, какие нормативные акты регулируют процесс, какие сведения должны быть отражены в акте и как правильно оформить документ.

Правовая база

Списание испорченной трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66, 67, 71.
• Постановление Правительства РФ от № 763 «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России от № 208н «Об утверждении формы акта списания трудовой книжки».
• Судебные и нормативные акты РФ (СудАкт) – практические примеры оформления.

Когда требуется акт списания?

Акт списания оформляется в следующих случаях:

1. Трудовая книжка полностью испорчена (разорвана, залита водой, сгорела и т.п.).
2. Повреждены отдельные листы, но запись о стаже утрачена или искажена.
3. Работник утратил книжку, а работодатель не может восстановить её в оригинальном виде.
4. При замене старой книжки на новую (дубликат) в связи с её износом.

Кто участвует в оформлении акта?

В состав комиссии, составляющей акт, могут входить:

• Представитель работодателя (начальник отдела кадров или руководитель подразделения).
• Сотрудник, чья книжка подлежит списанию.
• При необходимости – представитель профсоюза или независимый специалист.

Содержание акта списания

Акт должен содержать следующие обязательные реквизиты (см. Приказ Минтруда № 208н):

1. Шапка документа: наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес.
2. Номер и дата акта.
3. Сведения о работнике:
   • ФИО полностью;
   • Дата рождения;
   • Серия и номер паспорта;
   • Должность и подразделение.
4. Описание повреждения:
   • Тип повреждения (разрыв, заливка, сгорание и т.д.);
   • Дата обнаружения;
   • Обстоятельства (например, «книжка была случайно залита водой в офисе»).
5. Решение комиссии о списании книжки.
6. Подписи всех участников (работодатель, работник, при необходимости – представитель профсоюза).
7. Приложения (фотографии повреждённого документа, копии паспорта работника).

Пошаговая инструкция по оформлению акта

Ниже представлена последовательность действий, которую следует выполнить в организации.

1. Выявление повреждения. Работник или кадровик фиксирует факт порчи, делает фото.
2. Созыв комиссии. Назначается ответственный за оформление акта (обычно начальник отдела кадров).
3. Заполнение акта. Используется утверждённый образец (см. раздел 6).
4. Подписание акта. Все участники ставят подписи и печать организации.
5. Выдача дубликата. После подписания акта работнику выдаётся новая трудовая книжка (дубликат) с внесением всех записей о стаже.
6. Хранение оригинального акта. Оригинал акта хранится в кадровом деле организации в течение 5 лет.

Образец акта списания испорченной трудовой книжки

<h1 style="text-align:center;">АКТ СЛИШИВАНИЯ ИСПОРЧЕННОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ</h1>
<p>Город ____________ <span style="float:right;">«___» ___________ 2026 г.</span></p>

<h2>1. Сведения об организации</h2>
<ul>
 <li>Наименование организации: _________________________________________</li>
 <li>ИНН / ОГРН: _________________________________________</li>
 <li>Юридический адрес: _________________________________________</li>
</ul>

<h2>2. Сведения о работнике</h2>
<ul>
 <li>ФИО: _________________________________________</li>
 <li>Дата рождения: _________________________________________</li>
 <li>Паспорт (серия, номер): _________________________________________</li>
 <li>Должность, подразделение: _________________________________________</li>
</ul>

<h2>3. Описание повреждения трудовой книжки</h2>
<ul>
 <li>Тип повреждения: _________________________________________</li>
 <li>Дата обнаружения: _________________________________________</li>
 <li>Обстоятельства: _________________________________________</li>
</ul>

<h2>4. Решение комиссии</h2>
<p>Комиссия, составленная из указанных ниже лиц, пришла к выводу о необходимости списания испорченной трудовой книжки и выдаче дубликата.</p>

<h2>5. Подписи участников</h2>
<table style="width:100%;border-collapse:collapse;">
 <tr>
 <td style="border:1px solid #000;padding:5px;">Работодатель (должность, ФИО)<br>_____________________/_____________________/</td>
 <td style="border:1px solid #000;padding:5px;">Работник<br>_____________________/_____________________/</td>
 </tr>
 <tr>
 <td style="border:1px solid #000;padding:5px;" colspan="2">Представитель профсоюза (при наличии)<br>_____________________/_____________________/</td>
 </tr>
</table>

<h2>6. Приложения</h2>
<ul>
 <li>Фотографии поврежденной трудовой книжки;</li>
 <li>Копия паспорта работника;</li>
 <li>Копия приказа о выдаче дубликата;</li>
</ul>
 

Где взять готовый бланк?

Официальные бланки можно скачать с официального сайта Минтруда России или воспользоваться следующими ресурсами:

• Бланк акта списания (PDF)
• Шаблон в формате DOCX
• Сервисы онлайн‑создания актов (например, act-online.ru) позволяют сформировать документ за 2‑3 минуты.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли списать трудовую книжку без акта?

Нет. По статье 71 ТК РФ без официального акта списание считается незаконным и может привести к административной ответственности.

Сколько времени даётся работнику на получение дубликата?

Согласно Приказу Минтруда, дубликат должен быть выдан в течение 5 рабочих дней после подписания акта.

Нужен ли нотариус?

Нотариальное заверение не требуется, однако при спорных ситуациях стороны могут обратиться к нотариусу для подтверждения подлинности подписей.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку?

Электронный вариант (ЭТК) вводится постепенно. Пока в большинстве организаций используется бумажный документ, акт списания оформляется в традиционной форме.

Оформление акта списания испорченной трудовой книжки – обязательный процесс, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Соблюдение установленного порядка, правильное заполнение всех реквизитов и своевременная выдача дубликата позволяют избежать юридических конфликтов и сохранить достоверность сведений о трудовом стаже.

При возникновении вопросов рекомендуеться обращаться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.

Дата публикации: