Ведение кадровой документации требует от специалистов отдела персонала высокой внимательности и строгого соблюдения законодательных норм․ Одним из важных‚ но не всегда понятных документов является акт списания выданных трудовых книжек․ В этой статье мы подробно разберем‚ для чего он нужен‚ как правильно его составить и какие нюансы необходимо учитывать‚ особенно при отправке документов почтой․
Что такое акт списания трудовых книжек?
Акт списания — это внутренний локальный нормативный документ организации‚ который подтверждает факт выбытия бланков строгой отчетности (трудовых книжек и вкладышей в них) из пользования работодателем․ Списание происходит по факту выдачи документа на руки работнику или отправки его по почте․
Необходимость составления такого акта продиктована требованиями Постановления Правительства РФ от № 225 и Приказа Минтруда России от № 230н․ Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности‚ и работодатель обязан отчитываться за каждый полученный и использованный бланк․
Основания для списания бланка
Бланк трудовой книжки подлежит списанию в следующих случаях:
- Увольнение сотрудника — книжка выдается ему на руки в последний рабочий день под роспись․
- Отправка трудовой книжки по почте — если сотрудник в день увольнения бумажная трудовая книжка отправлена почтой (по заявлению работника или в связи с его неявкой)‚ бланк также подлежит списанию․
- Выдача дубликата — в случае утери‚ порчи оригинала или по иным законным основаниям․
- Смерть сотрудника — документ выдается на руки родственникам или направляется им по почте․
Особенности списания при отправке трудовой книжки почтой
Часто возникает вопрос: как списать бланк‚ если документ не был лично вручен сотруднику? Здесь действует четкое правило․
Если сотруднику в день увольнения бумажная трудовая книжка отправлена почтой‚ нужно внести запись об этом в книге движения трудовых книжек и составить акт списания․ Основанием для списания в данном случае служат:
- Заявление работника о пересылке документа почтой (если есть)․
- Опись вложения и квитанция об отправке ценного письма с уведомлением о вручении․
- Возвратное уведомление (если оно уже вернулось в организацию) или неврученное письмо (если работник не забрал его на почте)․
До момента возврата уведомления или самого письма от почты‚ трудовая книжка юридически все еще находиться в пути‚ однако для бухгалтерии и учета бланков строгой отчетности факт отправки почтой является достаточным основанием для списания бланка с приходно-расходной книги․
Как правильно составить акт списания?
Законодательством не установлено унифицированной формы акта списания‚ поэтому работодатель вправе разработать ее самостоятельно‚ закрепив в учетной политике или инструкции по кадровому делопроизводству․
Обязательные реквизиты акта:
- Наименование организации․
- Наименование документа (Акт о списании бланков трудовых книжек)․
- Дата и место составления акта․
- Основание для составления (ссылка на приказ об увольнении‚ заявление работника‚ квитанцию почты и т․д․)․
- Состав комиссии (ФИО и должности членов комиссии‚ обычно не менее 3 человек: специалист отдела кадров‚ бухгалтер‚ руководитель)․
- Содержание факта хозяйственной жизни (перечень списываемых бланков: серия‚ номер‚ ФИО владельца‚ причина списания)․
- Подписи членов комиссии с расшифровкой․
Структура документа
Акт традиционно состоит из трех частей:
Вводная часть
Указывается дата‚ номер документа‚ прописывается состав комиссии․ Например: «Комиссия в составе: председателя И․И․ Иванова‚ членов комиссии П․П․ Петрова и С․С․ Сидорова‚ на основании приказа об увольнении № 45-к от г․ и квитанции об отправке РПО № 12345‚ составила настоящий акт о нижеследующем․․․»
Описательная (мотивировочная) часть
Перечисляются списываемые документы․ Для удобства используется табличная форма‚ где указываются серия и номер бланка‚ ФИО работника и причина списания (например: «Выдана на руки при увольнении» или «Отправлена по почте в связи с неявкой работника»)․
Резолютивная часть
Формулируется решение комиссии: «Признать бланки трудовых книжек выбывшими из учета организации и списать с книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»․
Пошаговый алгоритм действий кадровика
- Внесение записей — внести все необходимые записи в саму трудовую книжку (об увольнении) и в личную карточку работника․
- Отражение в Книге учета — сделать отметку в книге движения трудовых книжек․ Если документ отправлен почтой‚ в графе «Расписка работника в получении» делается пометка: «Отправлена по почте‚ квитанция №․․․ от․․․»․
- Сбор документов-оснований — получить подпись увольняемого в книге учета (при личной выдаче) или прикрепить к личному делу квитанцию и опись почты (при отправке почтой)․
- Созыв комиссии — инициировать создание комиссии для составления акта (обычно комиссия действует на постоянной основе‚ и достаточно просто пригласить ее членов)․
- Составление и подписание акта — оформить документ и передать его в бухгалтерию для списания стоимости бланка (если бланки приобретались за плату)․
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: Списание бланка без подписи работника в книге учета при личной выдаче․
Решение: Если работник отказывается расписаться‚ об этом составляется отдельный акт‚ который прикладывается к книге учета․ - Ошибка: Списание трудовой книжки в день увольнения‚ если она отправлена почтой‚ но без сохранения почтовых квитанций․
Решение: Квитанция и опись — единственное доказательство отправки․ Они в обязательном порядке подшиваются к акту списания или в личное дело․ - Ошибка: Отсутствие комиссии при составлении акта․
Решение: Акт‚ составленный единолично кадровиком‚ может быть признан недействительным при проверке ГИТ или Росархивом;
Акт списания выданных трудовых книжек, это не просто формальность‚ а важный документ‚ обеспечивающий прозрачность учета бланков строгой отчетности․ Главное правило кадровика — каждое движение трудовой книжки (выдача‚ отправка почтой‚ порча) должно быть задокументировано․ Помните‚ что если бумажная трудовая книжка отправлена почтой‚ внесение записи в книгу движения и своевременное составление акта списания защитят работодателя от штрафов и претензий со стороны проверяющих органов․