В России трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. С переходом на электронные версии и изменением требований к хранению кадровой документации, многие организации вынуждены списывать старые, испорченные или устаревшие бланки трудовых книжек. В этом случае необходим акт списания, который фиксирует факт уничтожения документа и обеспечивает юридическую чистоту процесса.

Что такое акт списания трудовых книжек?

Акт списания – это официальный документ, в котором фиксируется факт уничтожения (или списания) трудовых книжек и вкладышей к ним. Он оформляется в двух экземплярах, подписывается руководителем организации и, при необходимости, уполномоченным представителем комиссии по списанию.

Зачем нужен акт списания?

• Обеспечивает юридическую защиту от претензий со стороны сотрудников.
• Соблюдает требования законодательства о хранении кадровой документации.
• Позволяет вести учет уничтоженных бланков в приходно-расходной книге.
• Снижает риск утечки персональных данных.

Юридические основания

Списание трудовых книжек регулируется несколькими нормативными актами:

• Федеральный закон «О труде» (частично) – определяет требования к хранению трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ № 1203 «Об утверждении правил учета и списания бланков трудовых книжек».
• Приказы Минтруда РФ о порядке уничтожения испорченных бланков.

В соответствии с этими актами, при списании необходимо:

1. Составить акт списания.
2. Указать причины списания (испорченный, устаревший, потерянный).
3. Ввести данные о количестве, сериях и номерах списанных книжек.
4. Подписать акт руководителем и уполномоченным лицом.
5. Отобразить факт списания в приходно-расходной книге.

Как оформить акт списания трудовых книжек?

Ниже приведён подробный образец акта списания, который можно адаптировать под нужды вашей организации. Важно помнить, что формат может варьироваться в зависимости от внутренней политики предприятия.

Шаблон акта списания (Word/PDF)

Скачать готовый шаблон можно из следующих источников:

• Акт о списании испорченных бланков трудовых книжек (Word)
• Акт о списании испорченных бланков трудовых книжек (PDF)

Структура акта

1. – «Акт списания трудовых книжек старого образца».
2. Дата и место составления.
3. Номер акта (указывается в соответствии с внутренним регламентом).
4. Список списанных документов – таблица с колонками: №, Серия, Номер, Причина списания, Количество.
5. Подписи – руководитель, уполномоченный представитель комиссии.
6. Сведения о месте уничтожения (например, «выполнено в помещении №12, дата уничтожения»).

Пример заполнения

Ниже приведён пример заполнения акта (сокращённый вариант):

Акт списания трудовых книжек старого образца
№ 12/2026
Место: ООО «Ресурс»

Список списанных документов:
| № | Серия | Номер | Причина списания | Кол-во |
|---|-------|-------|-----------------|--------|
| 1 | 01 | 12345 | Испорчена | 1 |
| 2 | 02 | 67890 | Устарела | 2 |

Подписи:
____________________ Руководитель
____________________ Уполномоченный представитель комиссии

Практические рекомендации

• Проверка документов – перед списанием обязательно проверьте, что бланки действительно испорчены или устарели.
• Учет в приходно-расходной книге – внесите данные о списанных бланках в книгу учета движений.
• Уничтожение – используйте безопасные методы уничтожения (сжигание, измельчение, раздавливание).
• Сохранение копии акта – храните копии актов в архиве кадровой документации.
• Обучение персонала – проводите инструктаж по процедуре списания для ответственных сотрудников.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли списывать трудовые книжки без акта?

Нет. Согласно законодательству, акт списания является обязательным документом, подтверждающим факт уничтожения.

Что делать, если сотрудник требует вернуть свою трудовую книжку?

Если книжка была списана по законному основанию, акт списания является доказательством. При возникновении споров можно предоставить копию акта.

Как хранить акт списания?

Акт списания должен храниться в архиве кадровой документации не менее 10 лет, как и остальные кадровые документы.

Списание старых, испорченных или устаревших трудовых книжек – важный этап в управлении кадровой документацией. Правильное оформление акта списания обеспечивает юридическую чистоту, защищает компанию от возможных претензий и соответствует требованиям законодательства. Используйте готовые шаблоны, следуйте рекомендациям и не забывайте вести учёт уничтоженных бланков в приходно-расходной книге.

Если у вас возникли вопросы по конкретным нюансам оформления акта, обратитесь к юристу или в отдел кадров вашей организации.