В данной статье подробно рассматривается акт списания вкладышей трудовых книжек – документ, которым оформляется выбытие (списание) неиспользованных, испорченных или утраченных бланков вкладышей к трудовым книжкам. Мы расскажем о правовой основе, необходимых реквизитах, пошаговой инструкции заполнения, а также предоставим готовый шаблон бланка, который можно скачать и распечатать.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек и их вкладышей.
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н – устанавливает порядок учёта движения трудовых книжек и бланков вкладышей, а также требования к оформлению актов списания.
• Письмо Минтруда России от № 14‑2/10/2‑2022 – разъясняет возможность ведения книг учёта в электронном виде, но подтверждает, что акт списания оформляется на бумажном носителе.

Согласно указанным нормативным актам, акт списания вкладышей трудовых книжек является обязательным документом при выбытии бланков из организации.

Когда составляется акт списания?

Акт оформляется в следующих случаях:

1. Обнаружение дефектов (пятна, разрывы, illegible печать) в бланках вкладышей.
2. Утрата или хищение бланков.
3. Истечение срока годности бланков (если установлен внутренним нормативом организации).
4. Списание излишков после инвентаризации.

Важно: акт составляется не позднее трёх рабочих дней с момента выявления факта списания.

Состав комиссии и порядок оформления

Для подписания акта создаётся комиссия, обычно включающая:

• руководителя подразделения (или его заместителя);
• ответственного за ведение трудовых книжек (кадровик, специалист по кадровому делопроизводству);
• бухгалтера (для подтверждения факта отсутствия финансовых последствий);
• при необходимости – представителя службы безопасности или внутреннего аудита.

Комиссия проводит осмотр бланков, фиксирует их количество, характер дефектов и причину списания. После этого заполняется бланк акта.

Реквизиты акта списания вкладышей трудовых книжек

Бланк акта должен содержать следующие обязательные элементы:

• Наименование организации (полное, согласно уставу).
• Наименование документа: «Акт списания вкладышей трудовых книжек».
• Дата и место составления акта.
• Номер акта (по внутренней нумерации организации).
• Состав комиссии (ФИО, должности).
• Перечень списываемых бланков:
  • Наименование (вкладыш к трудовой книжке).
  • Серия и номер (если имеются).
  • Количество (шт.).
  • Причина списания (дефект, утрата, истечение срока и т.д.).
• Подписи членов комиссии с расшифровкой (ФИО).
• Примечание (при необходимости).

Все поля заполняются печатным текстом или разборчивым почерком. Исправления не допускаются; при ошибке составляется новый акт.

Образец заполнения акта

Ниже представлен пример заполненного акта (данные вымышленные).

ООО «Пример-Проект»
Акт списания вкладышей трудовых книжек
№ 2026/045г. Москва, 22 мая 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Иванов Иван Иванович – руководитель отдела кадров
Петрова Мария Сергеевна – специалист по кадрам
Сидоров Алексей Владимирович – главный бухгалтер

Составили настоящий акт о том, что в результате проверки наличия бланков вкладышей трудовых книжек
выявлены следующие недостатки:


№
Наименование
Серия/номер
Кол-во, шт.
Причина списания
1
Вкладыш к трудовой книжке
Серия АВ, № 00123‑00150
28
Механические повреждения (разрывы, пятна)
2
Вкладыш к трудовой книжке
Серия СД, № 00201‑00210
10
Утеря при перемещении в архив


Подписи:
_____________________ /Иванов И;И./
_____________________ /Петрова М.С./
_____________________ /Сидоров А.В./
Примечание: Акт составлен в трёх экземплярах: один – в отделе кадров, второй – в бухгалтерии, третий – в архиве организации.

Где взять бланк акта?

Бланк акта списания вкладышей трудовых книжек можно:

• Скачать готовый шаблон в формате .docx или .pdf с официальных сайтов Минтруда России или специализированных кадровых порталов (например, trudvsem.ru, garant.ru).
• Сформировать самостоятельно в текстовом редакторе (Word, Google Docs), используя реквизиты, указанные в пункте 4.
• Воспользоваться онлайн‑конструктором актов (например, сервис «Контур.Экстерн» или «1С:Документооборот»), где есть готовый шаблон «Акт списания бланков трудовых книжек».

При скачивании шаблона обратите внимание на год выпуска – актуальный шаблон должен соответствовать требованиям Приказа № 320н (2021 г.) и последующим разъяснениям.

Пошаговая инструкция заполнения бланка

1. Подготовьте список бланков, подлежащих списанию (серия, номер, количество, причина).
2. Соберите комиссию и проведите осмотр бланков.
3. Откройте бланк акта (распечатанный шаблон или электронный формуляр).
4. Заполните шапку: наименование организации, название документа, номер и дату.
5. Укажите состав комиссии (ФИО, должности).
6. Внесите таблицу со списком списываемых бланков.
7. Подсчитайте итоговое количество и запишите его в соответствующее поле.
8. Все члены комиссии ставят подписи с расшифровкой.
9. При необходимости добавьте примечание (например, указание на последующее уничтожение бланков).
10. Разместите акты в соответствии с внутренней номенклатурой дел (обычно – в отделе кадров, бухгалтерии и архиве).
11. Оформите акт о уничтожении (если требуется) и приложите к нему акт списания.

Хранение и сроки давности

Акт списания вкладышей трудовых книжек относится к документам кадрового учёта и хранится:

• В отделе кадров – 50 лет (по статье 22 Федерального закона «О архивном деле в Российской Федерации»).
• В бухгалтерии – 5 лет (срок хранения первичных учётных документов).
• В архиве организации – постоянно, если акт является основанием для списания основных средств или имущества.

После истечения срока хранения акт подлежит уничтожению в соответствии с внутренним положением организации о работе с документами.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить акт списания в электронном виде без печати?

Согласно Письму Минтруда от , ведение книг учёта допускается в электронном виде, но сам акт списания должен быть подписан уполномоченными лицами и иметь бумажный носитель (или электронную подпись, если организация использует ЭДО с квалифицированной подписью).

Нужно ли ставить печать организации на акте?

Печать не является обязательным реквизитом акта списания, однако многие организации ставят её для придачи документу официального характера.

Что делать, если обнаружены бланки с нечитаемыми сериями и номерами?

В таком случае в акте указывается «Серия/номер – не читается», а причина списания фиксируется как «нечитаемые реквизиты».

Можно ли объединить несколько актов списания в один документ?

Да, если списание происходит в один день и комиссия одна, можно оформить один акт с перечнем всех списанных бланков. При разных датах или разных комиссиях составляются отдельные акты.

Акт списания вкладышей трудовых книжек – важный кадровый документ, подтверждающий законное выбытие бланков из организации. Его правильное оформление защищает работодателя от претензий трудовой инспекции и обеспечивает прозрачность учёта трудовых книжек. Следуя представленной инструкции, используя актуальный бланк и соблюдая требования нормативных актов, вы сможете оформить акт быстро и без ошибок.

Скачайте готовый шаблон акта списания вкладышей трудовых книжек здесь (пример ссылки; замените на реальный источник).