В современном кадровом деле сохранность трудовой книжки и её вкладыша является важным элементом учета трудовой деятельности. Однако иногда бумажные носители могут быть испорчены (потеря, порез, смятие, повреждение от влаги и т.д.). В таком случае необходимо оформить акт уничтожения испорченного бланка и вкладыша. Ниже приведена подробная инструкция, примеры документов и рекомендации по соблюдению законодательства.
Когда требуется акт уничтожения
- Бланк трудовой книжки полностью испорчен и не подлежит восстановлению.
- Вкладыш в трудовой книжке повреждён до такой степени, что его нельзя использовать.
- При отсутствии возможности заменить бланк/вкладыш в рамках внутреннего учета.
В соответствии с Федеральным законом «О трудовых книжках» и приказами Минтруда РФ, уничтожение должно сопровождаться официальным актом, подтверждающим факт списания и способ уничтожения.
Составление акта уничтожения
Акт может быть составлен:
- Комиссионно (комиссия из руководителя и кадрового специалиста).
- Единолично (от лица руководителя или ответственного за кадры).
Ниже приведён образец акта (формат Word/PDF доступен в КонсультантПлюс и Моё дело).
Образец акта уничтожения испорченной трудовой книжки и вкладыша
Акт уничтожения испорченной трудовой книжки и вкладыша № ___________ от ___________ г. В соответствии с приказом № ________ от ___________ г. о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, комиссия (или ответственное лицо) составила настоящий акт. Список уничтожаемых документов: 2.1. Трудовая книжка серии ___________ № ___________ (испорчена). 2.2. Вкладыш серии ___________ № ___________ (испорчен). Способ уничтожения: 3.1. Бланк трудовой книжки и вкладыш уничтожены с помощью шредера (изменение в уничтожителе бумаг). 3.2. Уничтожение произведено в присутствии всех членов комиссии (если применимо). Дата и место уничтожения: ___________ г., ___________ (место). Ответственные лица: 5.1. Председатель комиссии: ___________________ (ФИО, должность). 5.2. Член комиссии: ___________________ (ФИО, должность). 5.3. Кадровый специалист: ___________________ (ФИО, должность). Приложения: 6.1. Фотография уничтоженного бланка и вкладыша. 6.2. Копия приказа о создании комиссии. Подписи: ___________________ (председатель) ___________________ (член) ___________________ (кадровый специалист)
После подписания акт хранится в кадровом отделе и копия передаётся в архив предприятия.
Порядок уничтожения
- Проверьте, что бланк/вкладыш действительно испорчен и восстановление невозможно.
- Составьте акт (см. образец).
- Определите способ уничтожения:
- Шредер (изменение в уничтожителе бумаг).
- Сжигание (если допускается в рамках внутреннего учета).
- Разрушение (разрезание, раздавливание).
- Уничтожьте документы в присутствии всех членов комиссии (если применимо).
- Сохраните копии актов и фотографий в архиве.
Учёт уничтоженных бланков
Для контроля количества уничтоженных документов необходимо вести приходно-расходную книгу и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей. Пример заполнения:
- Дата
- Номер акта
- Серия и номер бланка/вкладыша
- Причина уничтожения
- Способ уничтожения
- Ответственное лицо
Важные нюансы
- Уничтожение должно осуществляться в соответствии с внутренними регламентами и приказами Минтруда.
- Если бланк/вкладыш испорчен, но можно восстановить (например, с помощью печати), то сначала попытайтесь восстановить, а только после неудачи – уничтожать.
- При уничтожении важно не нарушать конфиденциальность персональных данных. Если в бланке содержатся персональные сведения, их необходимо обезвредить (например, сжечь).
- В случае, если работник отказывается от заверения записей в трудовой книжке, оформляется акт отказа (см. примеры в КонсультантПлюс).
Где скачать формы и образцы
- КонсультантПлюс – форма «Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них» (2026).
- Моё дело – образец акта (редакция 1 от ).
- Гарант – примерная форма акта (март 2026).
- Скачайте пустые шаблоны в формате Word/PDF и заполните по своему образцу.
Примерный чек‑лист
- Проверка испорченности бланка/вкладыша.
- Составление акта (комиссия/единолично).
- Выбор способа уничтожения.
- Уничтожение в присутствии всех участников.
- Фотографирование и копирование актов.
- Ведение учётных книг.
- Хранение актов в архиве.
Уничтожение испорченной трудовой книжки и вкладыша – это не просто удаление бумаги, а важный юридический процесс, требующий соблюдения формальностей. Правильно оформленный акт обеспечивает прозрачность и защиту интересов работодателя и работника. Следуйте приведённым рекомендациям, используйте готовые шаблоны и храните документы в соответствии с законодательством.
Если возникнут вопросы по конкретным ситуациям, обратитесь к специалисту по кадрам или в юридический отдел вашего предприятия.