Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь работника в Российской Федерации. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный документооборот сохраняет свою актуальность для миллионов граждан. В данной статье мы подробно разберем актуальные правила ведения, оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, опираясь на действующее законодательство, включая Порядок № 320н и нормы Трудового кодекса РФ.

Правовое регулирование и переходный период

Основными нормативными актами, регулирующими вопросы трудовых книжек, являются:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
• Постановление Правительства РФ от № 1250 (утвердило новые бланки);
• Приказ Минтруда России от № 320н (Порядок ведения и хранения трудовых книжек);
• Федеральный закон о введении электронных трудовых книжек (действует с 1 января 2020 года).

Важное напоминание: С 1 января 2023 года в обороте находятся бланки трудовых книжек нового образца. Однако документы старого образца (выданные до этой даты) продолжают действовать. Принудительно обменивать их на новые не требуется. Они действительны до полного заполнения.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу

Порядок действий работодателя зависит от того, впервые ли сотрудник трудоустраивается или уже имеет трудовой стаж.

Для работников, принимаемых впервые

Согласно действующим правилам, работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку работнику, принимаемому на работу впервые, в присутствии работника. Это должно быть сделано не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Стоит отметить, что с 1 января 2020 года для тех, кто впервые поступает на работу, сведения о трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде. Бумажная книжка им не заводится, если они не подадут соответствующее заявление (хотя законодательство предусматривает возможность ведения бумажной версии по желанию, основная масса данных уходит в СФР/ПФР).

Для работников со стажем

Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, работодатель вносит в нее запись о приеме на работу. Запись вносится:

1. Чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
2. Без каких-либо сокращений.
3. С указанием точной даты приема.
4. На основании приказа (распоряжения) работодателя.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности каждого работника в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР) в электронном виде.

Что делать, если в день увольнения сотрудник выбрал переход на ЭТК?

• Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную форму, работодатель обязан передать сведения в СФР.
• В бумажную трудовую книжку вносится запись о подаче работником заявления о переходе на электронную форму.
• После внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки и больше не ведется работодателем.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Выдача трудовой книжки — критически важный этап завершения трудовых отношений. Работодатель обязан выдать документ в день увольнения.

Алгоритм действий:

1. Внести запись об увольнении со ссылкой на статью ТК РФ.
2. Заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).
3. Выдать книжку работнику под роспись в личной карточке или в книге учета движения трудовых книжек.

Если работник не забрал трудовую книжку

Бывают ситуации, когда сотрудник не является за документом. В этом случае работодатель должен:

• Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте.
• Составить акт об отказе (или невозможности) получения трудовой книжки, если работник не реагирует.
• Хранить невостребованную трудовую книжку в архиве организации до момента обращения работника или его наследников.

Образец уведомления: «Уважаемый [ФИО], уведомляем Вас о необходимости получить трудовую книжку в отделе кадров по адресу [Адрес] в течение 3 рабочих дней…»

Особые случаи: смерть работника и вкладыши

Выдача книжки родственникам умершего работника

В случае смерти работника трудовая книжка выдается его близким родственникам на основании их письменного заявления и документов, подтверждающих родство (свидетельство о рождении, о браке и т.д.).

Родственник пишет заявление: «Прошу выдать трудовую книжку моего умершего [степень родства] [ФИО умершего], скончавшегося [дата].» Факт выдачи фиксируется в книге учета с указанием данных получившего.

Вкладыш в трудовую книжку

Если разделы трудовой книжки (например, «Сведения о работе») закончились, работодатель обязан выдать работнику вкладыш. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Он вшивается в трудовую книжку, и на ьном листе основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Учет и хранение

Работодатель обязан обеспечить сохранность трудовых книжек. Для этого ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней фиксируются:

• Дата приема книжки на хранение.
• ФИО владельца.
• Дата выдачи при увольнении.
• Подпись работника о получении.

Бланки трудовых книжек и вкладышей являются документами строгой отчетности и должны храниться в сейфах или металлических шкафах, исключающих доступ посторонних лиц.

Правильное оформление трудовых книжек — это не только требование закона, но и гарантия защиты прав работников при подсчете стажа для пенсии. Работодателям необходимо строго следить за обновлениями законодательства, своевременно переходить на новые бланки при необходимости и корректно взаимодействовать с системой электронных трудовых книжек. Помните: любая ошибка в датах или формулировках может создать проблемы сотруднику в будущем, поэтому внимательность при заполнении, главный принцип кадровой службы.