Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовом стаже работника, его должностях, заработной плате, премиях и других условиях труда․ С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Тем не менее, вопрос о том, как и за чей счёт оформляется трудовая книжка, остаётся актуальным как для работодателей, так и для работников․

Правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 61, 62, 63) и Федеральному закону «Об электронной трудовой книжке» от  N 404‑ФЗ, трудовая книжка (бумажная или электронная) является документом, который обязан выдавать работодатель․ При этом:

1. Работодатель обязан оформить трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора․
2. Стоимость оформления (покупка бумажной книжки, её печать, ввод данных в ЭТК) полностью лежит на работодателе․
3. Работник обязан хранить книжку и возвращать её работодателю при увольнении․

Если работник уже имеет электронную трудовую книжку, то переход к новому формату происходит без дополнительных расходов со стороны работника․

Трудовая книжка за счёт предприятия: какие расходы покрывает работодатель?

• Покупка бумажной трудовой книжки․ Стоимость типовой книжки в 2024 году составляет от 300 до 600 рублей в зависимости от производителя и наличия защитных элементов․
• Регистрация и ввод данных․ В случае бумажного формата – запись данных в журнале, подпись руководителя, печать организации․ В случае ЭТК – затраты на программное обеспечение и услуги провайдера (обычно включены в пакет HR‑системы)․
• Обновление и корректировка записей․ При изменении условий труда (перевод, повышение, премия) работодатель вносит изменения без дополнительной оплаты работнику․
• Замена утерянной или повреждённой книжки․ По закону работодатель обязан выдать замену, если книжка была утеряна по вине работодателя или в результате служебных обстоятельств․

Порядок оформления трудовой книжки за счёт предприятия

Бумажный вариант

1. Работодатель заказывает книжку у официального поставщика․
2. В течение 5 рабочих дней после заключения трудового договора в книжку вносяться:
   • Дата приёма на работу;
   • Наименование организации, её ИНН, ОКПО;
   • Должность, разряд, тарифная ставка;
   • Размер заработной платы, надбавки, премии;
   • Сведения о периодах отпуска․
3. Работник подписывает страницу с записью, получая оригинал книжки․
4. При увольнении работодатель вносит запись о дате увольнения, причинах и подписывает её․

Электронный вариант (ЭТК)

1. Работодатель регистрирует сотрудника в системе ЭТК (через портал Госуслуги или через интегрированную HR‑систему)․
2. Все данные вносятся в электронный реестр автоматически, без необходимости печатных форм․
3. Работнику высылается уведомление о создании ЭТК и ссылка для доступа к документу․
4. При изменении условий труда система автоматически обновляет запись․

Электронный формат исключает риск потери сведений о стаже и упрощает процесс контроля со стороны Пенсионного фонда․

Почему работодатели предпочитают электронные трудовые книжки?

• Снижение расходов․ Нет необходимости закупать бумажные книжки и тратить время на их заполнение․
• Автоматизация․ Интеграция с HR‑системами позволяет автоматически передавать данные о начислениях, отпусках и переводах․
• Безопасность․ Данные защищены цифровой подписью и шифрованием, что уменьшает вероятность ошибок и фальсификаций․
• Удобство для сотрудников․ Доступ к ЭТК можно получить в любой момент через личный кабинет на Госуслугах․

Ответственность работодателя за трудовую книжку

Если работодатель нарушит сроки или порядок оформления, он может быть привлечён к ответственности:

• Административная ответственность․ Штраф за несоблюдение требований Трудового кодекса – до 5 000 рублей для юридических лиц․
• Гражданско‑правовая ответственность․ Работник имеет право требовать компенсацию за ущерб, возникший из‑за неправильного оформления (например, неверный расчёт пенсии)․
• Уголовная ответственность․ В редких случаях, если действия работодателя привели к тяжким последствиям (например, утрата права на пенсионные выплаты), может быть возбуждено уголовное дело․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кто платит за замену утерянной трудовой книжки?

Если книжка была утеряна по вине работника, он обязан возместить стоимость новой книжки․ Если же утрата произошла по вине работодателя (например, при увольнении), замена производится за счёт предприятия․

Можно ли отказаться от бумажной книжки и перейти сразу на электронную?

Да․ Если у работника уже есть электронная трудовая книжка, он может потребовать её использования․ Работодатель обязан обеспечить перевод всех записей из бумажного формата в ЭТК․

Как быстро работодатель обязан выдать трудовую книжку новому сотруднику?

В течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора (ст․ 62 ТК РФ)․

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Работник должен обратиться к работодателю с заявлением о исправлении․ Работодатель вносит исправления в течение 5 рабочих дней․ При ошибке, влияющей на пенсионные начисления, работник может обратиться в суд․

Трудовая книжка – обязательный документ, который оформляется и оплачивается работодателем․ С 2026 года в России полностью реализован переход к электронным трудовым книжкам, что упрощает процесс ведения учёта и снижает риски потери данных․ Тем не менее, многие организации продолжают использовать бумажные книжки, особенно если они были оформлены до введения ЭТК․ В любом случае, ответственность за своевременное и корректное ведение трудовой книжки лежит на предприятии, а нарушения могут привести к штрафам, компенсациям и даже уголовной ответственности․

Если вы работодатель, убедитесь, что ваша HR‑система совместима с порталом ЭТК и что все сотрудники информированы о порядке получения и использования трудовых книжек․ Если вы работник, проверяйте записи в своей книжке (бумажной или электронной) регулярно, чтобы избежать проблем с пенсионными начислениями․

Дата публикации: