Трудовая книжка (ТК) — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Для организаций, в т.ч. обществ с ограниченной ответственностью (ООО), правильное её заполнение критически важно. С 1 января 2023 года действуют новые правила, утверждённые Приказом Минтруда России № 320н (утратил силу старый Приказ № 69). Данная статья содержит актуальные образцы и пояснения для кадровиков ООО.
Основные изменения с 2023 года (Приказ № 320н)
- Введены новые бланки трудовых книжек (серия и номер — 10 разворотов).
- Установлен единый формат для всех записей.
- Чётко регламентированы графы, особенно графа 4 (основание записи).
- Разрешено ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) параллельно с бумажными.
Структура трудовой книжки и правила заполнения ьного листа
ТК состоит из ьного листа и 10 разворотов (20 страниц) для записей. Заполняется разборчиво, чернилами синего или чёрного цвета, без исправлений, помарок и сокращений.
ьный лист (первый разворот)
Заполняется при первой выдаче ТК. Для работника ООО указываются:
Фамилия, имя, отчество: Иванов Петр Сергеевич
Дата рождения:
Сведения о работнике: (проставляется галочка) — Работник
Сведения о работодателе:
- Наименование организации: ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ПРОМЫШЛЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»
- ОГРН: 1234567890123
- ИНН: 1234567890
- Дата выдачи ТК:
Подпись работника: _________________ / Иванов П.С. /
Подпись работодателя (директора ООО): _________________ / Петрова А.И. /
М.П. (печать ООО)
Записи об основном месте работы (развороты 2-3 и далее)
Каждая запись занимает две страницы (один разворот) и имеет 4 графы.
| Графа | Что указывать | Пример для ООО |
|---|---|---|
| N записи | Порядковый номер записи (начинается с 1). | 1 |
| Дата | Дата события в формате ДД.ММ.ГГГГ; | |
| Сведения о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д. | Краткое описание события с указанием должности, подразделения, условий труда. | Принят на работу в должность инженер-конструктор отдела разработки, с окладом 60 000 руб. в месяц. Трудовой договор от № 5-К. |
| Номер и дата документа, на основании которого внесена запись | Самая важная графа! Указываются номер и дата приказа (распоряжения) директора ООО или иного решения. Для срочного договора — его номер и дата. | Приказ ООО «Промышленные технологии» от № 3-К |
Пример записи о приеме на работу в ООО (разворот 2-3):
1 | | Принят на работу в должности инженера-конструктора отдела разработки. Трудовой договор от № 5-К. Оклад 60 000 руб. | Приказ ООО «ПромТех» от № 3-К
(На левой странице, запись, на правой — подписи: директора ООО и работника)
Образцы записей для типовых ситуаций в ООО
Перевод на другую постоянную работу
2 | | Переведен на постоянную работу в должности ведущего инженера того же отдела. Оклад изменён на 75 000 руб. | Приказ ООО «ПромТех» от № 45-К
Важно: В графе 3 указывается новая должность и условия. В графе 4 — номер приказа о переводе. Если перевод был сначала временным, а затем оформлен постоянным, нужны две отдельные записи с разными основаниями.
Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)
3 | | Уволен по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) с . | Приказ ООО «ПромТех» от № 120-К
Смена фамилии (в связи с заключением брака)
4 | | Фамилия изменена на «Сидорова» в связи с заключением брака. Свидетельство о браке № 123456 от . | Приказ ООО «ПромТех» от № 22-К
Запись о награждении (поощрении)
Согласно новым правилам, сведения о награждении вносятся только на основании локального нормативного акта ООО (например, Положения о поощрениях) и приказа.
5 | | Награжден Почетной грамотой ООО «ПромТех» за многолетнюю безупречную работу. | Приказ ООО «ПромТех» от № 305-К
Особые случаи для ООО
Запись для внешнего совместителя
Если сотрудник работает в ООО по совместительству, в графе 3 делается специальная отметка.
1 | | Принят на работу по совместительству в должности бухгалтера на 0.5 ставки. | Договор о совместительстве от № 1-С. Приказ от № 15-К
Временный перевод и его последующее оформление как постоянного
Как указано в исходных данных, при временном переводе делается одна запись, а когда перевод становится постоянным — вторая запись с новым основанием.
Ошибка: Нельзя в одной записи объединить временный и постоянный перевод. Это нарушение.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ООО вправе вести ЭТК. Записи в неё вносятся в том же формате. Работник может получить выписку из ЭТК в бумажном виде по запросу. При увольнении в ЭТК вносится соответствующая запись, а работнику выдаётся только выписка (оригинал ТК не выдается).
Что НЕ вносится в трудовую книжку (важно для ООО!)
- Сведения о прохождении испытательного срока (если испытание было пройдено успешно).
- Данные об обучении, повышении квалификации (если это не связано с изменением должности/разряда).
- Дисциплинарные взыскания, если они были сняты (снятые взыскания не зачёркиваются, а просто не вносятся).
- Подробности о командировках (вносится только факт командировки, если она связана с заменой работы).
Частые ошибки при заполнении ТК в ООО
- Неточность в графе 4. Указание только даты без номера приказа или наоборот. Нужно и то, и другое.
- Использование сокращений. Нельзя писать «прин.» вместо «принят», «увол.» вместо «уволен».
- Неправильный формат даты. Только ДД.ММ.ГГГГ (например, , а не или 5 января 2024).
- Зачёркивание и исправления. Любая ошибка — неверно. Нужно переписать весь разворот заново.
- Отсутствие подписей. Каждая запись должна быть подписана директором ООО и работником.
Полезные шаблоны документов для ООО
Для корректного заполнения ТК в ООО должны быть на руках:
- Подписанный трудовой договор с работником.
- Соответствующий приказ (распоряжение) директора с уникальным номером и датой.
- Копия приказа должна храниться в кадровом деле.