С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам — электронным трудовым книжкам (ЭТК). Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , каждый работник имеет право выбрать формат ведения своей трудовой деятельности: сохранить бумажную книжку или перейти на электронный формат. В 2025 году этот процесс уже стал стандартной практикой, и работодатели обязаны чётко соблюдать процедуры, связанные с подачей заявлений от сотрудников.

Что происходит, когда сотрудник подаёт заявление на ЭТК?

Когда сотрудник подаёт письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку, это запускает целый алгоритм действий со стороны работодателя. Ниже — подробный пошаговый алгоритм, который необходимо соблюдать.

Шаг 1: Получение и проверка заявления

Заявление может быть подано в любой момент — как при приёме на работу, так и в течение трудового стажа. Закон не требует строгой формы, поэтому заявление можно:

• написать от руки на обычном листе бумаги;
• напечатать на компьютере и распечатать;
• подать в электронном виде через корпоративную систему (если есть согласие на электронный документооборот).

Важно! Заявление должно содержать следующие обязательные элементы:

• ФИО сотрудника полностью;
• дата подачи заявления;
• четкое указание на желание перейти на электронную трудовую книжку в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ;
• подпись сотрудника;
• расшифровка подписи (ФИО).

Пример формулировки заявления:

«Я, Иванов Иван Иванович, прошу работодателя предоставлять мне сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Прошу внести запись в мою бумажную трудовую книжку о подаче данного заявления».

Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Даже если сотрудник выбрал электронный формат, работодатель обязан внести соответствующую запись в его бумажную трудовую книжку. Это требование закреплено в части 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ.

Где и как делать запись?

1. Откройте бумажную трудовую книжку сотрудника на последней странице, где есть графы для записей о приёме и увольнении.
2. В графе 1 (номер записи) проставьте следующий по порядку номер.
3. В графе 2 укажите дату выдачи бумажной трудовой книжки сотруднику (если она была выдана ранее).
4. В графе 3 внесите запись по следующей формуле:

Формулировка записи:

«Подано письменное заявление Иванова Ивана Ивановича о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Важно! Запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления. Запись заверяется печатью организации (если она используется) и подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя).

Шаг 3: Передача данных в Пенсионный фонд РФ

После внесения записи в бумажную книжку работодатель обязан:

• внести сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронную базу Пенсионного фонда РФ (ПФР);
• передать информацию в рамках системы Электронная трудовая книжка (ЭТК).

Это делается через:

• сервис «Электронная трудовая книжка» на сайте ПФР;
• систему СБИС, Контур, 1С и другие аккредитованные платформы;
• электронный документооборот с ПФР (если организация подключена).

Передача данных происходит автоматически при формировании отчётности по форме СЗВ-ТД. Убедитесь, что в этой форме в графе «Основание внесения сведений» указано: «Переход на электронную трудовую книжку».

Шаг 4: Выдача бумажной трудовой книжки сотруднику

После внесения записи в бумажную книжку, работодатель обязан выдать её сотруднику на руки. Это не просто формальность — это право сотрудника на получение документа, подтверждающего его трудовой стаж до перехода на ЭТК.

Выдача оформляется в журнале учёта движения трудовых книжек. Сотрудник расписывается в получении, указывая дату и ФИО.

Что делать, если сотрудник уже имеет ЭТК?

Если сотрудник пришёл на работу с уже действующей электронной трудовой книжкой (например, ранее работал в другой организации и подал заявление там), то:

• он не обязан подавать новое заявление;
• работодатель должен запросить сведения о его трудовой деятельности через ПФР;
• в бумажную трудовую книжку запись о переходе не вносится, так как она не выдавалась;
• все сведения о новом трудоустройстве вносятся напрямую в ЭТК.

Для проверки наличия ЭТК у кандидата можно:

• попросить его войти на портал Госуслуги и показать выписку из ЭТК;
• запросить выписку через сайт Социального фонда России;
• воспользоваться сервисом «Выписка из электронной трудовой книжки» на Госуслугах — результат приходит в течение часа.

Что делать, если сотрудник передумал?

Согласно закону, переход на ЭТК — это одностороннее и необратимое решение. То есть:

• если сотрудник подал заявление на ЭТК, он не может вернуться к бумажной книжке;
• если он не подавал заявление — работодатель продолжает вести бумажную книжку;
• но если сотрудник не подавал заявление, он может подать его в любой момент — даже через 10 лет.

Однако, если сотрудник уже перешёл на ЭТК, он не может требовать возврата бумажной книжки. Её он получает только как документ с историей трудовой деятельности до перехода.

Как работать с ЭТК после перехода?

После перехода на электронный формат:

• все новые записи о приёме, переводе, увольнении вносятся в ЭТК автоматически;
• бумажная книжка больше не заполняется (кроме записи о переходе);
• сотрудник может в любое время получить выписку из ЭТК через Госуслуги или сайт ПФР;
• при увольнении работодатель формирует и передаёт в ПФР сведения об увольнении — они автоматически попадают в ЭТК.

Важно! Что делать, если в ЭТК обнаружены ошибки?

Если сотрудник обнаружил, что в его электронной трудовой книжке отсутствуют или неверно указаны сведения (например, не учтён период работы), он имеет право подать работодателю письменное заявление об исправлении. Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней:

• проверить документы;
• внести исправления в ЭТК;
• уведомить сотрудника о выполнении.

Что будет, если не соблюсти процедуру?

Нарушение правил ведения ЭТК, это нарушение трудового законодательства. Штрафы могут составить:

• до 50 000 рублей для организации;
• до 5 000 рублей для должностного лица (кадровика, руководителя).

Кроме того, сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию или суд, если его права на получение полной и достоверной информации о трудовом стаже были нарушены.

Если сотрудник подал заявление на электронную трудовую книжку, работодатель должен:

1. Принять заявление в письменной форме (без строгой формы, но с ФИО, датой и подписью).
2. Внести запись в бумажную трудовую книжку в течение 5 рабочих дней.
3. Передать сведения в ПФР через систему ЭТК (через СЗВ-ТД или другие каналы).
4. Выдать бумажную книжку сотруднику на руки с отметкой о переходе.
5. Не вносить новые записи в бумажную книжку — все последующие сведения вносятся только в ЭТК.
6. Сохранить заявление в личном деле сотрудника как важный документ.

Электронная трудовая книжка — это не просто цифровая замена бумажной. Это современный, прозрачный и защищённый инструмент учёта трудового стажа. Правильное оформление перехода на ЭТК — залог соблюдения прав сотрудника и избежания штрафов для работодателя.

Совет: Внедрите в кадровую практику чек-лист по переходу на ЭТК. Это сэкономит время, снизит риски ошибок и повысит доверие сотрудников к вашей организации.