Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника․ Иногда в ней появляются записи, которые позже признаются недействительными (ошибочные увольнения, неверные переводы, запись о приёме на работу, сделанная по ошибке и т․п․)․ В таких случаях необходимо их аннулировать и оформить дубликат книжки, чтобы избежать проблем при трудоустройстве, получении пенсии и других социальных выплат;

Правовая база

Аннулирование записей регулируется несколькими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 67, 68)․
2. Постановление Правительства РФ № 320н от  г․ «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»․
3. Определение Второго КСОЮ от 4 октября 2022 г․, согласно которому при выдаче дубликата в книжку не переносятся записи, признанные недействительными․
4. Приказы Минтруда, разъясняющие порядок внесения исправлений в графы 3 и 4․

Когда необходимо аннулировать запись?

Запись подлежит аннулированию, если она:

• Сделана по ошибке работодателя (неправильная дата, неверный тип записи)․
• Отражает увольнение, перевод или приём на работу, которые впоследствии признаны недействительными судом, инспекцией труда или по заявлению работника․
• Содержит противоречивую информацию (например, одновременно указаны два разных работодателя за один и тот же период)․

Порядок аннулирования в бумажной трудовой книжке

Подготовка документов

Для каждой записи, которую планируется аннулировать, необходимо собрать:

• Заявление работника об аннулировании записи (образец ниже)․
• Документ, на основании которого запись признаётся недействительной (решение суда, акт инспекции, приказ работодателя)․
• Приказ работодателя об отмене предыдущего приказа (если запись внесена по приказу)․

Оформление в графах 3 и 4

В трудовой книжке в графе 3 (содержание записи) делается пометка:

Запись за № [номер записи] недействительна

В графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого вносится исправление, например:

На основании приказа № 123 от «Об отмене приказа о переводе»

Пошаговый алгоритм

1. Получить от работника заявление об аннулировании (подписанное в присутствии свидетелей или нотариуса)․
2. Подготовить приказ работодателя об отмене предыдущего приказа, в котором указана причина и ссылка на документ‑основание․
3. Внести запись в графы 3 и 4 трудовой книжки согласно образцу․
4. Сделать копию страницы книжки с аннулированной записью и приложить к личному делу работника․
5. При необходимости оформить дубликат трудовой книжки (см․ раздел 5)․

Порядок аннулирования в электронной трудовой книжке (ЭТК)

Электронная трудовая книжка ведётся в системе Госуслуги․ Процедура схожа с бумажной, но реализуется через электронные запросы․

1. Работодатель получает от работника заявление в электронном виде (можно через портал Госуслуг)․
2. На основании решения суда, акта инспекции или приказа работодатель в системе «ЭТК» оформляет операцию «Отмена записи»․
3. В графе «Комментарий» указывается: «Запись за № [ID записи] недействительна․ На основании приказа № … от …»․
4. Система автоматически обновляет электронный реестр; работнику приходит уведомление о внесённых изменениях․

Если в ЭТК уже есть недействительная запись, работник имеет право потребовать выдачу дубликата без этой записи (см․ пункт 5)․

Как оформить дубликат трудовой книжки после аннулирования записей

Согласно Определению Второго КСОЮ от 4 октября 2022 г․, при выдаче дубликата в него переносятся все записи, за исключением признанных недействительными․

Необходимые документы

• Заявление работника о выдаче дубликата (в бумажной или электронной форме)․
• Копии документов, подтверждающих недействительность записей (решения суда, приказы)․
• Справка от текущего работодателя о наличии у работника недействительных записей․
• Паспорт работника․

Порядок действий работодателя

1. Получить от работника заявление о выдаче дубликата․
2. Подготовить дубликат трудовой книжки (бумажный вариант) или обновить запись в системе ЭТК․
3. Перенести в дубликат все действительные записи, исключив недействительные․
4. Подписать дубликат и выдать его работнику, приложив к нему справку о том, какие записи были исключены и почему․

Образцы документов

Заявление работника об аннулировании записи

Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: 45 01 123456, проживающий по адресу: г․ Москва, ул․ Пушкина, д․10, кв․5,
прошу аннулировать запись в трудовой книжке за № [номер записи] от [дата], сделанную по приказу № [номер] от [дата],
так как данная запись признана недействительной на основании [указать документ‑основание]․

Приказ работодателя об отмене записи

Приказ № [номер] от [дата]
Об отмене приказа № [номер] от [дата] и аннулировании записи в трудовой книжке․
В соответствии с решением суда № [номер] от [дата] (или актом инспекции труда № [номер]),
приказываю:
Аннулировать запись в трудовой книжке за № [номер записи] от [дата]․
В графе 3 указать: «Запись за № [номер] недействительна»․
В графе 4 указать реквизиты документа‑основания․
Подпись руководителя: _____________

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли самостоятельно стереть запись в бумажной трудовой книжке?
  Нет․ Стереть запись нельзя․ Требуется официальное аннулирование с указанием причины в графах 3 и 4․
• Сколько времени занимает оформление дубликата?
  По закону – не более 10 рабочих дней с момента получения полного пакета документов․
• Что делать, если работодатель отказывается аннулировать запись?
  Работник может обратиться в Трудовую инспекцию или в суд с требованием о признании записи недействительной․
• Можно ли аннулировать сразу несколько записей?
  Да․ Для каждой записи оформляется отдельная пометка в графах 3‑4, а в приказе указываются все номера записей, подлежащих аннулированию․
• Влияет ли аннулирование записи на пенсионные начисления?
  Если запись относится к периоду работы, то её аннулирование может изменить стаж․ В таком случае необходимо уточнить у ПФР перерасчёт страховых взносов․

Аннулирование записей в трудовой книжке – процесс, требующий чёткого соблюдения нормативных требований и наличия официальных документов‑оснований․ При правильном оформлении:

• Работнику сохраняется чистая трудовая история․
• Работодатель избегает риска штрафов за нарушение порядка ведения трудовых книжек․
• В случае необходимости можно быстро получить дубликат без недействительных записей․

Если у вас возникли сомнения в правильности оформления, рекомендуется проконсультироваться с юристом по трудовому праву или обратиться в Трудовую инспекцию․

Информация актуальна на ․ Источники: новости ГАРАНТ․РУ, сайт БУХ․1С, Приказы Минтруда, Определение КСОЮ от ․