Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официально признанный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. Иногда возникают ситуации, когда внесённая запись оказывается недействительной (ошибка работодателя, отменённый приём, неправильно оформленное увольнение и т.п.). В таких случаях запись необходимо аннулировать или исправить.
Правовая база
- Приказ Минтруда России от № 713н (введён в действие с 1 января 2023 г.) – устанавливает форму сведений о трудовой деятельности и вводит графу 10 «Признак отмены записи», в которой ставится символ «Х» при аннулировании записи.
- Федеральный закон «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (частично регулирует порядок внесения и изменения записей в ЭТК).
- Трудовой кодекс РФ (ст. 78, ст. 80) – определяет порядок внесения, исправления и аннулирования записей в трудовой книжке (в т.ч. электронной).
- Судебная практика (решения ПФР, КСОЮ) подтверждает законность использования графы 10 для отметки отмены записи.
Когда требуется аннулирование записи
Запись в ЭТК подлежит аннулированию, если она признана недействительной:
- Работодатель ошибочно внес запись о приёме, переводе, увольнении, награждении и т.д.
- Запись была отменена судом, инспекцией труда или другим контролирующим органом.
- Работник оспаривает запись в суде, и суд выносит решение об её отмене.
- Трудовой договор был признан недействительным (например, из‑за нарушения законодательства о минимальном возрасте).
Кто имеет право аннулировать запись
- Работодатель – в случае своей ошибки или по требованию суда/инспекции.
- Суд – выносит решение об отмене записи и направляет его в Пенсионный фонд РФ (ПФР) для внесения изменений.
- Контрольно‑надзорный орган (инспекция труда) – в случае выявления нарушений.
- Работник сам не может напрямую изменить запись, но может инициировать процесс через работодателя или суд.
Пошаговая инструкция по аннулированию записи
Шаг 1. Подготовка документов
Для подачи заявления в ПФР (или в электронный сервис «Госуслуги») понадобятся:
- Заявление работодателя (шаблон ниже).
- Копия приказа, в котором была сделана недействительная запись (приём, перевод, увольнение и т.п.).
- Решение суда, постановление инспекции труда или иной документ, подтверждающий недействительность записи.
- Копия паспорта работника и ИНН (для идентификации).
- Согласие работника (если требуется).
Шаг 2. Оформление приказа об аннулировании
Работодатель издаёт приказ в следующей форме:
ПРИКАЗ № ___ от «__» _______ 20__ г. Об аннулировании записи в электронной трудовой книжке В связи с (указать причину: ошибка в записи о приёме на работу, отмена увольнения и т.д.) приказываю: Аннулировать запись № ___ в разделе «Сведения о трудовой деятельности» в электронной трудовой книжке (ЭТК) работника (ФИО, СНИЛС ___). Установить в графе 10 «Признак отмены записи» символ «Х». Сообщить в Пенсионный фонд РФ о необходимости внесения изменений в ЭТК. Генеральный директор ______________________ (подпись) / ______________________ (ФИО)
Шаг 3. Подача заявления в ПФР
Заявление подаётся в региональное отделение ПФР через:
- Личный кабинет «Госуслуги» (раздел «Электронная трудовая книжка»);
- Личное обращение в отделение ПФР с оригиналами документов.
В заявлении указываються:
- Сведения о работнике (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- Номер и дата записи, подлежащей аннулированию;
- Основание (приказ работодателя, решение суда и т.д.);
- Контактные данные лица, ответственного за подачу.
Шаг 4. Рассмотрение заявления ПФР
ПФР в течение 10 рабочих дней проверяет предоставленные документы. При отсутствии нарушений:
- Вносит в ЭТК отметку «Х» в графу 10;
- Отправляет уведомление работодателю и работнику о завершении процедуры.
Шаг 5. Получение подтверждения
Работник может проверить статус записи в личном кабинете «Госуслуги» или запросить выписку из ЭТК у работодателя.
Пример заявления работодателя
Заявление в Пенсионный фонд Российской Федерации от ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, адрес: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д.10 «__» _______ 20__ г. Я, (ФИО, должность), действуя на основании приказа № ___ от «__» _______ 20__ г., прошу аннулировать запись в электронной трудовой книжке (ЭТК) работника (ФИО, СНИЛС ___, дата рождения ___), сделанную (указать тип записи: приём, перевод, увольнение) от «__» _______ 20__ г. Основание: (ошибка в дате, недействительность увольнения по решению суда № ___ от «__» _______ 20__ г.). Приложения: Копия приказа работодателя. Копия решения суда (при наличии). Копия паспорта работника. Согласие работника (при необходимости). Подпись ______________________ (ФИО, должность)
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли просто «зачеркнуть» запись?
Нет. По действующему законодательству запись в ЭТК нельзя просто зачёркивать. Для её отмены необходимо установить символ «Х» в графе 10 и оформить соответствующий приказ.
Что делать, если работодатель отказывается аннулировать запись?
Работнику следует:
- Обратиться к работодателю с письменным требованием и приложить копию судебного решения (если есть).
- В случае отказа – подать иск в суд о принудительном внесении изменений в ЭТК.
- После получения судебного решения направить его в ПФР.
Можно ли аннулировать запись самостоятельно через «Госуслуги»?
Нет. Самостоятельное изменение ЭТК недоступно физическим лицам. Все изменения вносятся только уполномоченными органами (работодателем, ПФР, судом).
Сколько времени занимает процесс аннулирования?
В среднем – от 5 до 15 рабочих дней, в зависимости от загруженности ПФР и полноты предоставленных документов.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие приказа работодателя. Без официального приказа ПФР не вносит изменения.
- Неправильный номер записи. Убедитесь, что указали точный номер и дату записи в ЭТК.
- Не приложены копии судебных решений. При наличии решения суда обязательно приложите его оригинал и копию.
- Отсутствие подписи ответственного лица. Все документы должны быть подписаны уполномоченным представителем работодателя.
Аннулирование записи в электронной трудовой книжке – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных актов и правильного оформления документов. Ключевые моменты:
- Определить законное основание (ошибка работодателя, решение суда, постановление инспекции).
- Подготовить приказ работодателя и собрать пакет документов.
- Подать заявление в ПФР через «Госуслуги» или лично.
- Ожидать внесения отметки «Х» в графу 10 ЭТК.
Соблюдая указанные шаги, вы сможете быстро и без лишних проблем исправить недействительные сведения в своей электронной трудовой книжке.
Дата актуальности информации: г. 16:49:59.