В 2026 году вопросы архивирования кадровых документов остаются критически важными для любого работодателя. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек, бумажный документооборот по-прежнему требует строгого соблюдения законодательства. Правильное оформление передачи трудовых книжек в архив, ведение учетных журналов и знание сроков хранения — это залог защиты интересов как организации, так и сотрудников.
В данной статье мы подробно разберем нормативную базу, порядок подготовки документов к передаче, особенности работы с невостребованными книжками и алгоритм действий при восстановлении стажа через архив.
Нормативно-правовая база
Деятельность по ведению, хранению и архивированию трудовых книжек регулируется несколькими ключевыми документами, актуальными на текущий момент (май 2026 года):
- Постановление Правительства РФ № 225 — основной документ, раскрывающий правила производства бланков трудовых книжек, их выдачи работодателям, ведения, хранения и уничтожения.
- Приказ Минтруда России № 320н — устанавливает современный порядок ведения и хранения трудовых книжек, включая требования к учетным формам.
- Приказ Министерства культуры РФ № 558 — содержит перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Именно этот документ диктует, сколько лет необходимо хранить трудовые книжки и связанные с ними журналы.
Подготовка документов кадровой службы к передаче в архив
Передача документов в архив организации (или в государственный архив при ликвидации), это регламентированный процесс. Он начинается задолго до физического перемещения коробок.
Учетные формы
Работодатель обязан вести два основных вида книг учета, которые также подлежат последующему архивированию:
- Книга учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — фиксирует приход и расход чистых бланков.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, регистрирует выдачу книжек сотрудникам при приеме на работу и их возврат при увольнении.
Оформление невостребованных трудовых книжек
Особое внимание следует уделить трудовым книжкам, не полученным работниками в день увольнения. Согласно правилам, работодатель обязан хранить такие документы до момента их выдачи или передачи в архив.
При подготовке к передаче в архив составляется заверительный документ, в котором указываются:
- Общее количество конвертов (папок);
- Общее число страниц невостребованных трудовых книжек;
- Список владельцев книжек.
Любое дополнение, изъятие или замена документов в архиве оформляется отдельным актом. На основании этого акта в заверителе делается соответствующая надпись с указанием должности, фамилии и инициалов лица, внесшего изменения, и даты.
Сопроводительная документация
Архивная служба может запросить дополнительные документы для подтверждения легитимности передаваемого массива, особенно если речь идет о ликвидации предприятия или передаче в государственный архив. К таким документам относятся:
- Свидетельство о государственной регистрации (или лист записи ЕГРЮЛ);
- Устав организации;
- Учредительный договор;
- Лицевые счета по заработной плате или расчетно-платежные ведомости (часто хранятся вместе с личными делами).
Сроки хранения
Согласно Приказу Минкультуры № 558 и актуальным изменениям, сроки хранения кадровых документов различаются:
- Трудовые книжки невостребованные — хранятся до выдачи владельцу или до передачи в архивное учреждение (при ликвидации работодателя). После передачи в госархив сроки становятся постоянными или длительными (75 лет для документов, созданных до 2003 года, и 50 лет для более поздних, в зависимости от периода работы).
- Книги учета движения трудовых книжек — 50 лет (или 75 лет в зависимости от даты создания).
- Лицевые счета и ведомости по зарплате — 50 лет (для документов, созданных после 2003 года), ранее срок составлял 75 лет. Эти документы критически важны для подтверждения стажа и заработка при назначении пенсии.
Электронный архив и сканирование
Современные требования 2026 года допускают и даже приветствуют создание электронных копий документов. Кадровые службы часто формируют скан-копии трудовых книжек, хранящихся в отделе кадров.
Цель сканирования:
— Экономия времени кадровика на оформление копий по запросам сотрудников;
— Создание резервной копии на случай утери оригинала;
— Ускорение процесса передачи сведений в архивные учреждения.
Однако важно помнить: скан-копия не заменяет оригинал бумажной трудовой книжки при подсчете стажа, если не произведена процедура верификации данных в Социальном фонде России (СФР).
Восстановление трудовой книжки через архив
Что делать, если трудовая книжка утеряна, а работодатель ликвидирован? В этом случае единственным законным способом восстановления данных о стаже является обращение в государственный архив.
Алгоритм действий для гражданина:
- Выяснить, в какой архив были переданы документы ликвидированного предприятия (информацию можно найти в администрации города или на портале «Мои финансы»/Госуслуги).
- Подать запрос на получение архивной справки. Это можно сделать лично, по почте или через портал Госуслуг (например, в Санкт-Петербурге и других регионах доступна онлайн-подача).
- Получить справку о трудовом стаже и заработной плате.
Полученная из архива справка является законным основанием для внесения записей в новую трудовую книжку или для подтверждения стажа при назначении пенсии. В справке будут указаны периоды работы, должности и, при наличии данных в фонде архива, размеры заработной платы.
Оформление трудовых книжек в архив — это не просто бюрократическая процедура, а гарантия сохранности истории трудовой деятельности граждан. Соблюдение правил, установленных Постановлением № 225 и Приказом № 320н, правильное ведение книг учета и своевременная передача невостребованных документов в архив позволяют избежать юридических рисков для бизнеса и проблем с пенсией для работников.
Информация актуальна на 21 мая 2026 года. Рекомендуется периодически проверять обновления в законодательстве РФ.