Трудовая книжка – один из самых надёжных документов, подтверждающих стаж работы гражданина России. Несмотря на активный переход к электронным формам, бумажные трудовые книжки продолжают храниться в архивах предприятий, государственных учреждений и у частных лиц. В статье рассмотрим:

• историю появления трудовой книжки;
• правовую базу, регулирующую её ведение и архивирование;
• требования к хранению бумажных трудовых книжек;
• переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК) и его влияние на архивную практику;
• рекомендации по работе с архивными трудовыми книжками.

Исторический аспект трудовой книжки

Первый нормативный акт, регламентирующий ведение трудовых книжек в СССР, был принят в 1930‑х годах. С тех пор документ претерпел несколько реформ, но его основная функция – фиксировать сведения о трудовой деятельности – оставалась неизменной.

Ключевые вехи:

1. 1974 г. – Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 года утверждена инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях. В ней прописаны требования к оформлению, заполнению и хранению.
2. 1991–2000‑е гг; – После распада СССР в России введены новые образцы трудовой книжки, утверждённые постановлением Правительства РФ.
3. 2020 г. – Начало массового перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в цифровом виде.

Правовая база, регулирующая архивирование трудовых книжек

Основные нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑71) – определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – регулирует хранение всех документов, в т.ч. трудовых книжек, в государственных и корпоративных архивах.
• Постановление Правительства РФ № 1085 от  «Об образцах трудовой книжки и вкладыша к ней» – актуализирует форму бумажного документа.
• Постановление Госкомтруда от  «Об инструкции о порядке ведения трудовых книжек» – исторический документ, который до сих пор используется как справочный материал.

Согласно этим актам, трудовые книжки, находящиеся в архиве, считаются деловыми документами и подлежат:

1. Соблюдению сроков хранения (не менее 50 лет после прекращения действия документа).
2. Обеспечению условий, исключающих физическое и химическое разрушение (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
3. Регистрации в реестре архивных документов.

Как правильно хранить бумажные трудовые книжки в архиве

Условия хранения

Для сохранения целостности бумажных трудовых книжек необходимо обеспечить:

• Контроль температуры и влажности (см. пункт 2 выше).
• Защиту от прямого солнечного света и ультрафиолетового излучения.
• Отсутствие пыли и загрязнений – использовать специальные архивные коробки из безкислотного картона.
• Регулярный осмотр (не реже одного раза в год) на предмет появления плесени, пятен, повреждений переплёта.

Оформление архивного дела

Каждая трудовая книжка фиксируется в журнале учёта архивных документов со следующими реквизитами:

Доступ к архивным трудовым книжкам

Запросы на просмотр или выдачу трудовой книжки могут подавать:

• Сам владелец (или его законный представитель).
• Органы государственной службы занятости.
• Судебные органы в рамках расследования.

Для выдачи требуется письменный запрос, копию паспорта и, при необходимости, доверенность.

Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)

Когда начался переход?

Переход на электронные трудовые книжки официально стартовал в 2020 году. По постановлению Правительства РФ работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в цифровой форме и передавать их в Службу занятости населения (СЗН) через единую информационную систему.

Кто обязан перейти?

К обязательному переходу относятся:

• Государственные организации и муниципальные учреждения.
• Крупные частные компании (с численностью сотрудников более 100 человек).
• Все организации, работающие в сфере государственных закупок и предоставляющие услуги в сфере образования, здравоохранения и социальной защиты.

Малые предприятия могут использовать как электронные, так и бумажные формы, однако с 2025 года планируется полное исключение бумажных трудовых книжек из официального оборота.

Как ЭТК влияет на архивную практику?

1. Сокращение объёма бумажных архивов. При полном переходе количество новых бумажных трудовых книжек резко уменьшится.
2. Создание цифровых архивов. Электронные записи хранятся в централизованных базах данных, защищённых шифрованием и резервным копированием.
3. Сохранение исторических бумажных экземпляров. Архивы продолжают хранить трудовые книжки, выданные до 2020 года, а также копии, сделанные в рамках миграции данных;
4. Упрощение доступа. Через портал Госуслуги граждане могут проверить, передал ли их работодатель сведения в СЗН, и при необходимости запросить выписку.

Практические рекомендации для архивистов и работодателей

Для архивных учреждений

• Вести регулярный аудит состояния бумажных трудовых книжек.
• Оцифровывать старые книжки в формате PDF/A‑2, сохранять оригиналы в архиве.
• Обеспечить контроль доступа к архивным помещениям (только уполномоченный персонал).
• Разработать план действий при чрезвычайных ситуациях (пожар, затопление) – резервные копии в другом месте.

Для работодателей

• Своевременно переводить сведения о сотрудниках в ЭТК и проверять их корректность в системе СЗН.
• При увольнении выдавать сотруднику выписку из ЭТК и, при необходимости, копию бумажной трудовой книжки.
• Сохранять копии всех бумажных трудовых книжек, выданных до 2020 года, в архиве в течение 50 лет.
• Обучать персонал отдела кадров правилам работы с электронными и бумажными документами.

Для граждан

• Регулярно проверять историю трудовой деятельности в личном кабинете на портале Госуслуг.
• Сохранять копии старых бумажных трудовых книжек в надёжном месте (домашний архив, банковская ячейка).
• При обнаружении ошибок в ЭТК незамедлительно обращаться в отдел кадров и в СЗН.

Трудовые книжки остаются важнейшим документом, подтверждающим профессиональный стаж гражданина. Несмотря на стремительный переход к электронным формам, архивное хранение бумажных экземпляров остаётся актуальным, поскольку они являются историческим источником и гарантией правовой защиты в случае сбоев цифровых систем.

Соблюдение нормативных требований, правильная организация архивного процесса и своевременная миграция данных в электронный формат позволяют обеспечить надёжную сохранность информации о трудовой деятельности поколений россиян.

Ключевые слова: трудовая книжка, архив, электронная трудовая книжка, ЭТК, хранение документов, Трудовой кодекс РФ, Госуслуги, Служба занятости населения.